शुरुआती: Outlook 2013 में कैलेंडर्स कैसे बनाएं, प्रबंधित करें और साझा करें

2024 लेखक: Geoffrey Carr | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 11:00

जब तक आप ज़िंदगी ज़िम्मेदारियों से मुक्त नहीं रह रहे हैं, तो सूर्य शायद आपके दैनिक कैलेंडर पर उगता है और बस जाता है। यदि आप नहीं जानते कि दैनिक आधार पर क्या चल रहा है, तो आप जल्दी ही मिस्ड अपॉइंटमेंट्स की भूलभुलैया में खो सकते हैं और मीटिंग्स को आश्चर्यचकित कर सकते हैं।

चलिए आउटलुक के कैलेंडर के बारे में बात करते हैं क्योंकि ई-मेल के बाहर, (शायद कभी-कभी और भी अधिक), संगठित और उत्पादक होने के कारण घटनाओं का प्रबंधन करने और सामान पूरा करने की क्षमता पर निर्भर करता है। आउटलुक बड़ी चीजों के साथ करता है, जो शायद अन्य अनुप्रयोगों की तुलना में बेहतर है, कैलेंडिंग है। ईवेंट बनाने, संशोधित करने और साझा करने की बात आती है जब Outlook का कैलेंडर फ़ंक्शन दूसरा-से-कोई नहीं होता है।

यह आलेख मुख्य रूप से साधारण सामान पर केंद्रित होगा। हम आपको दिखाएंगे कि आपके कैलेंडर कैसे बनाएं और प्रबंधित करें, अपॉइंटमेंट्स, मीटिंग्स जोड़ें और आसानी से सहयोग के लिए उन्हें अपनी एड्रेस बुक में दूसरों के साथ साझा करें। जब तक हम पूरा कर लेंगे, हम दिखाएंगे कि ई-मेल या संपर्क और पता पुस्तिका जैसी मूलभूत बातें के लिए Outlook का उपयोग करने से परे, आप कैलेंडर को अपने व्यस्त जीवन में शामिल कर सकते हैं और अपने घर या छोटे कार्यालय को बेहतर बना सकते हैं।

कैलेंडर मूल बातें

जब भी आप Outlook का उपयोग करते हैं, तो आपके पास कैलेंडिंग क्षमताओं को आपके निपटारे में रखा जाएगा। भले ही आपके पास ईमेल खाता सेट अप न हो, फिर भी आप बाकी की सुविधाओं के लिए Outlook का उपयोग कर सकते हैं। कैलेंडर सबसे अच्छा काम करता है, हालांकि, यदि आप अपनी सहयोगी क्षमताओं का लाभ उठा सकते हैं, तो एक ईमेल खाते का उपयोग करके आश्वासन मिलता है कि आप मीटिंग आमंत्रण भेज सकते हैं और सहभागी नोटिफिकेशन प्राप्त कर सकते हैं।

भले ही, आपका मूल, दैनिक कैलेंडर, यानी आपकी डिफ़ॉल्ट Outlook प्रोफ़ाइल से जुड़ा डिफ़ॉल्ट कैलेंडर है। यह मासिक दृश्य है, लेकिन आप दृश्य को बदलने के लिए व्यवस्था टैब पर फ़ंक्शंस का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, नीचे कार्य सप्ताह दृश्य (पूरे सप्ताह दृश्य बनाम) है। मौसम के साथ यह बहुत आसान है (आप इसे अपने शहर में सेट कर सकते हैं), और एक खोज बॉक्स। यदि आपके पास कोई मीटिंग या अपॉइंटमेंट है, तो आप उन्हें यहां देखेंगे, और आप कैलेंडर किनारों के साथ क्रमशः "पिछली नियुक्ति" या "अगली नियुक्ति" बटन पर क्लिक करके पिछले या अगले सप्ताह छोड़ सकते हैं।

आइए थोड़ा आगे बढ़ें और अपनी विशिष्ट या विशेष आवश्यकताओं के अनुरूप बेहतर तरीके से अपने कैलेंडर की व्यवस्था को कैसे बदलें।

अपने कैलेंडर के मांसपेशियों को फ्लेक्स करना

आप अपने कैलेंडर की व्यवस्था और उपस्थिति को बदलने के लिए काफी कुछ कर सकते हैं। यदि आप नीचे दिए गए व्यू टैब को देखते हैं, तो आप उन शैलियों का पूरा वर्गीकरण देखते हैं जिन्हें आप अपने संगठनात्मक आवश्यकताओं के अनुकूल कैलेंडर के लिए नियोजित कर सकते हैं।

निम्नलिखित कैलेंडर देखें। हमने अपनी उपस्थिति में कुछ मामूली बदलाव किए हैं। एक के लिए, आप रंग बदल सकते हैं, जो एक सूक्ष्म लेकिन अच्छा स्पर्श है।

व्यू टैब आपको उस मोड को बढ़ाने के लिए कई अन्य दृश्य जोड़ने देता है, उदाहरण के लिए, टू-डू बार है, जो आपको कैलेंडर्स, लोगों और कार्यों को दाएं हाथ के कॉलम में जोड़ देता है (ऊपर देखें)। यह टू-डू बार आपके द्वारा मोड में अनुकूलन योग्य है, इसलिए यदि आपके पास कार्य और कैलेंडर सक्षम है, जैसा कि उपर्युक्त स्क्रीनशॉट में है, यदि आप अपने इनबॉक्स में स्विच करते हैं, तो आपको टू को फिर से सक्षम करना होगा -दो बार

प्रत्येक मोड में व्यू टैब के साथ खेलने के लिए एक अच्छा विचार है क्योंकि वे बिल्कुल ठीक नहीं होंगे। उदाहरण के लिए, कैलेंडर व्यू में रीडिंग पेन का अधिक उपयोग नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से आपके इनबॉक्स में एक बढ़िया जोड़ा है।

इसी तरह, दैनिक कार्य दृश्य सक्षम के साथ दैनिक कैलेंडर दृश्य देखें। आप यहां अपने नियत कार्यों के साथ दैनिक कैलेंडर देख सकते हैं।

हम आगामी लेख में कार्यों के बारे में बहुत कुछ बोलेंगे, लेकिन अब नियुक्तियों और बैठकों के बारे में आप जो कुछ जानना चाहते हैं उस पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

नियुक्तियों और मीटिंग्स जोड़ना

आइए अपॉइंटमेंट्स और मीटिंग्स सेट अप करना देखें। निम्नलिखित उदाहरण में, हम एक पिज्जा पार्टी का आयोजन कर रहे हैं। पाठ्यक्रम का विषय, नियुक्ति की प्रकृति है, और जबकि एक पिज्जा पार्टी जरूरी नहीं है कि "नियुक्ति" हो, आपको विचार मिल जाएगा। फिर आप अन्य विशिष्टताओं को जोड़ सकते हैं जैसे कि पिज्जा पार्टी कहां हो रही है, और इसकी शुरुआत और अंत समय।

ईवेंट में नोट्स, निर्देश या दिशानिर्देश जोड़ने के लिए बहुत सी जगह (तकनीकी रूप से असीमित) है। बेशक, यदि आपके पास अन्य लोग नहीं हैं तो यह पार्टी का अधिकतर नहीं है। तो हमें कुछ उपस्थित लोगों को आमंत्रित करने की आवश्यकता होगी। एक बार जब आप लोगों को आमंत्रित करते हैं, तो अब इसे नियुक्ति नहीं माना जाता है। इसके बजाय, आउटलुक इसे एक मीटिंग में बदल देता है। निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, हम हमारी नई नियुक्ति की बैठक को देखते हुए देखते हैं।

आप हाथों से नाम टाइप कर सकते हैं, या अपनी पता पुस्तिका से उपस्थित लोगों को जोड़ने के लिए "टू" बटन पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आपने अभी तक कोई पता पुस्तिका सेट नहीं की है, तो हम आपको बता सकते हैं कि संपर्कों को जोड़ने और प्रबंधित करने के साथ-साथ Gmail जैसे अन्य स्रोतों से संपर्क आयात करना।

यदि आप प्रतिक्रिया का अनुरोध करते हैं (केवल शब्दों को बाहर रखने और उसे छोड़ने के बजाय), तो आमंत्रित लोगों को आरएसवीपी का मौका मिलेगा। नोट, यह एक Microsoft उत्पाद जैसे Outlook.com ई-मेल खाते के साथ आश्चर्यजनक रूप से काम करता है, जहां आपको सीधे संदेश में प्रतिक्रिया विकल्प दिए जाते हैं।

जीमेल में, आप एक ही तरह से एक आमंत्रण पर काम करने में सक्षम होंगे। हालांकि आप जवाब देते हैं, इसे ईवेंट आयोजक को भेजा जाएगा और स्वचालित रूप से उनके Outlook में जोड़ा जाएगा।

अब जब हम नियुक्तियों और बैठकों पर स्पष्ट हैं, हम उन्हें संशोधित और रद्द करने के लिए आगे बढ़ेंगे क्योंकि परिवर्तन अपरिहार्य है, और कभी-कभी हमारी सर्वोत्तम योजनाओं के माध्यम से गिरते हैं।

मीटिंग्स और ट्रैकिंग प्रतिक्रियाओं को संशोधित या रद्द करना

कुछ आ गया है, और हमें अपनी पिज्जा पार्टी को शनिवार की रात में स्थानांतरित करने की जरूरत है। यह हमारे लिए कोई समस्या नहीं है लेकिन हमारे उपस्थित लोगों के बारे में क्या? खैर, उनकी योजनाएं पूरी तरह से उनके ऊपर हैं, लेकिन कम से कम आउटलुक उन्हें परिवर्तनों के बारे में सतर्क करना आसान बनाता है।

मीटिंग को संशोधित करने और अपने उपस्थित लोगों को सतर्क करने के लिए, पहले ईवेंट को अपने Outlook कैलेंडर से खोलें और आपको आवश्यक परिवर्तन करें। इस मामले में, हम सिर्फ एक दिन बैठक को वापस ले जा रहे हैं। ध्यान दें, कि आप "अपडेट भेजें" पर क्लिक कर सकते हैं और आपके आमंत्रित परिवर्तन पर अपडेट किए जाएंगे।

इस बिंदु पर, यदि किसी भी उपस्थिति ने पहले आपका निमंत्रण स्वीकार कर लिया था, तो उन्हें इसे फिर से स्वीकार करने की आवश्यकता होगी।

अब आपकी बैठक की प्रगति को ट्रैक करने का तरीका दिखाने का एक अच्छा समय हो सकता है। "ट्रैकिंग" बटन पर क्लिक करें और यहां से आप अपनी मीटिंग की प्रगति देख सकते हैं। अभी, केवल एक आमंत्रित ने स्वीकार कर लिया है, इसलिए शायद यह शनिवार इतना अच्छा समय नहीं है।

ओह ओह, फिर कुछ अभी आया है और हमें बैठक रद्द करने की जरूरत है। बस "मीटिंग रद्द करें" बटन पर क्लिक करें। आपका निमंत्रण अब बदल जाएगा और आपको बुरी खबरों को क्लिक करने और भेजने के लिए "रद्द करें भेजें" बटन मिलेगा।

यह उतना आसान है जितना कि आपके पिछले आमंत्रितों को एक अपडेट किया गया ईमेल प्राप्त होगा और ईवेंट आपके Outlook कैलेंडर से हटा दिया जाएगा।

आयोजन

आपकी अपॉइंटमेंट-से-मीटिंग्स में प्रवेश और सहेजे गए, आप इसे अपने कैलेंडर पर देखेंगे। जब आप इसके ऊपर होवर करते हैं, तो आप प्रासंगिक विवरण देखेंगे। इस बिंदु पर, अगर सब कुछ अच्छा है, तो आप इसे छोड़ सकते हैं और अन्य चीजों पर जा सकते हैं।

यदि, हालांकि, आप इसे बदलना या हटाना चाहते हैं, तो आप इसे डबल-क्लिक करके या रिबन पर उचित कार्रवाई का उपयोग करके खोल सकते हैं, जो यहां "ओपन" बटन है।

आप राइट-क्लिक संदर्भ मेनू से कई रिबन नियंत्रणों तक भी पहुंच सकते हैं।

आपकी मीटिंग या अपॉइंटमेंट खोलने के साथ, विकल्प टैब पर ध्यान दें, जो आपको कुछ बदलावों को प्रभावित करेगा जैसे आपकी स्थिति बदलना (व्यस्त, टेंटेटिव, ऑफिस ऑफ आउट, इत्यादि), अनुस्मारक सेट करें, समय क्षेत्र बदलें, और आखिरकार सेट करें आवर्ती एक घटना के रूप में।

आवर्ती घटनाएं आम हैं, जैसे कि साप्ताहिक मीटिंग या त्रैमासिक कमाई की घटना, या सिर्फ एक दोस्त के साथ दोपहर का खाना, इसलिए यह जानना अच्छा होता है कि उन्हें कैसे सेट किया जाए। जैसा कि आप स्क्रीनशॉट से देख सकते हैं, यह काम करना बहुत आसान होना चाहिए। आप नियुक्ति का समय, पैटर्न, और निश्चित रूप से सीमा या कितनी देर तक पुनरावृत्ति होगी।

आप निम्न छवि में देखते हैं, हमने प्रत्येक सोमवार को 1:00 बजे एक पुनरावर्ती कार्यक्रम स्थापित किया है, जो अनिश्चित काल तक जारी रहेगा।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि बैठकों और नियुक्तियों में कई महत्वपूर्ण अंतर होते हैं, फिर भी वे देखते हैं और उसी तरह संशोधित किए जा सकते हैं, इसलिए नियुक्तियों के लिए आपके द्वारा देखे जाने वाले सभी विकल्प मीटिंग के लिए समान होंगे।

किसी कैलेंडर आइटम में फ़ाइल या दस्तावेज़ संलग्न करना

आइए कल्पना करें कि आपने अपॉइंटमेंट किया है, जैसे कि अपने पालतू जानवर को पशु चिकित्सक के पास ले जाना, या अपना तेल बदलना, और किसी भी मामले में, आपके पास एक दस्तावेज़ या छवि है जिसे आप उससे जोड़ना चाहते हैं ताकि आप न भूलें।

निम्नलिखित उदाहरण में, हम अंत में अपना तेल बदल रहे हैं, और इसके लिए हमारे पास एक कूपन है। आप कूपन प्रिंट कर सकते हैं और इसे पहले याद रखने की कोशिश कर सकते हैं, या आप इसे अपॉइंटमेंट से जोड़ सकते हैं ताकि जब Outlook आपको याद दिलाता है, तो कूपन ठीक है, इसलिए आप इसके बारे में सोचते समय इसे प्रिंट कर सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, आप "फ़ाइल संलग्न करें" पर क्लिक करना चाहते हैं और फिर उस स्थान पर ब्राउज़ करें जहां इसे सहेजा गया है। आप या तो फ़ाइल को सम्मिलित कर सकते हैं, इसे टेक्स्ट के रूप में इनलाइन पेस्ट करें, या हाइपरलिंक के रूप में फ़ाइल का स्थान डालें। इस उदाहरण में, हम सिर्फ पीडीएफ को संलग्न करने जा रहे हैं।

बेशक, यह एक बहुत ही उपयोगी सुविधा होगी यदि आपको किसी व्यापार मीटिंग के लिए दस्तावेज़ साझा करने, छात्रों को अध्ययन सामग्री भेजने की आवश्यकता है, या जब भी स्थिति पूरक जानकारी के लिए कॉल कर सकती है।

कैलेंडर प्रबंधित करना और साझा करना

कैलेंडर प्रबंधित करना आपको दो चीजें पूरा करने देगा। आप विभिन्न स्रोतों से कैलेंडर खोल सकते हैं, और आप कैलेंडर समूह बना और सहेज सकते हैं।

यदि आप "कैलेंडर खोलें" बटन पर क्लिक करते हैं, तो आप इंटरनेट से कई स्रोतों से कैलेंडर बना सकते हैं, या आप एक खाली कैलेंडर बना सकते हैं। एक खाली कैलेंडर बनाने का एक फायदा यह है कि आप अपना काम और घर का जीवन अलग रखने में सक्षम हैं।

निम्नलिखित स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि कई कैलेंडर बनाए गए हैं, और हमने काम के लिए एक विशेष समूह भी बनाया है। आप वास्तव में एक कैलेंडर से दूसरे कैलेंडर में ईवेंट खींच सकते हैं; आप देखते हैं कि हमारे द्वारा दिखाए गए दो कैलेंडर में साप्ताहिक मीटिंग के लिए हमारे पास एक प्रविष्टि है।

कैलेंडरों में घटनाओं को खींचने में सक्षम होने का अर्थ है कि यदि आपने नियुक्ति या मीटिंग जोड़ने में समय बिताया है, यदि आप बाद में निर्णय लेते हैं कि इसे किसी भिन्न कैलेंडर पर होना आवश्यक है, तो आपको ईवेंट को फिर से बनाने की आवश्यकता नहीं है।

अंत में, आप कैलेंडर्स साझा कर सकते हैं, जो कि नोट को सुंदर आत्म-स्पष्टीकरणपूर्ण होना चाहिए, हालांकि कैलेंडर को ई-मेल करने की क्षमता है। हमने इसे पिछले लेख में संक्षेप में कवर किया है, यह इसे पूरा करने का एक और तरीका है। यहां निम्न स्क्रीनशॉट में, आप देखते हैं कि जब आप इस विकल्प का उपयोग करते हैं तो क्या होता है।

आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप कौन सा कैलेंडर साझा करते हैं, दिनांक सीमा (एक दिन से पूरे कैलेंडर तक), साझा करने के लिए विवरण का स्तर (सरल उपलब्धता, सीमित, और पूर्ण विवरण), और फिर कुछ उन्नत विकल्प हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं।

इस तरह से साझा करने का अर्थ है कि आप अन्य कैलेंडर उपयोगकर्ताओं के साथ अपनी कैलेंडर जानकारी को तेज़ी से, आसानी से और सहजता से प्रसारित कर सकते हैं, साथ ही आपको भेजे गए कैलेंडर को एकीकृत भी कर सकते हैं।

कैलेंडर विकल्प

सॉर्ट करने के लिए कुछ कैलेंडर विकल्प हैं (हालांकि ई-मेल के साथ उतने ही नहीं)। इनमें से अधिकतर विकल्प कैलेंडर को आपके पेशेवर और व्यक्तिगत आवश्यकताओं के साथ अधिक प्रभावी ढंग से काम करने के लिए कॉन्फ़िगर करने के लिए हैं।

उदाहरण के लिए, आप अपने काम के घंटे और कार्य सप्ताह बदल सकते हैं, छुट्टियां जोड़ सकते हैं, समय क्षेत्र बदल सकते हैं, डिफ़ॉल्ट रंग सेट कर सकते हैं, और फ़ारेनहाइट और सेल्सियस के बीच भी चयन कर सकते हैं। अपने अवकाश पर उनके माध्यम से अपना रास्ता काम करें और यह सुनिश्चित करें कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है।

Outlook में कैलेंडर सुविधाएं शीर्ष-पायदान हैं और यदि आप किसी केंद्रीय एक्सचेंज सर्वर के साथ किसी संगठन में काम करते हैं, तो आप संभावित रूप से परिचित हैं कि आप साझा कैलेंडर पर कैसे सहयोग कर सकते हैं, ईवेंट देख सकते हैं और और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। यह सब अतिरिक्त शक्ति और सुविधा के लिए आपके स्थानीय आउटलुक स्थापना के भीतर निर्बाध रूप से काम करता है।

घर पर, एक ही कार्यक्रम में इतनी सारी सुविधाओं वाला कैलेंडर होना अच्छा लगता है। किसी ई-मेल ऐप से अपने कैलेंडर ऐप में स्विच करने की कोई आवश्यकता नहीं है, आप ईवेंट शेड्यूल कर सकते हैं और प्रतिभागियों को तुरंत माउस बटन के कुछ क्लिक के साथ आमंत्रित कर सकते हैं, और भी बहुत कुछ।

लेकिन, यह हमसे बात कर रहा है। हम अब आपसे क्यों नहीं सुनते? आइए अपने विचारों को जानें या अपनी चर्चा मंच पर अपनी टिप्पणियां दें।