शुरुआती: Outlook 2013 में कार्य कैसे बनाएं और प्रबंधित करें
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2024 लेखक: Geoffrey Carr | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 11:00
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यदि आप उन लोगों में से एक हैं जिनके पास एक सतत-टू-डू सूची के साथ एक व्हाइटबोर्ड या नोटपैड है, या आपका डेस्क और मॉनीटर पोस्ट-इसके साथ सजाए गए हैं ® आपको महत्वपूर्ण घटनाओं की याद दिलाना, फिर यह आपके लिए लेख है।
आउटलुक आपको कार्य करने वाली सूचियों की सूची देगा, जो आप सभी प्रकार की चीजें कर सकते हैं, जैसे देय दिनांक, अनुस्मारक, श्रेणियां आदि। संपूर्ण बिंदु एक अधिक सक्रिय प्रकार की कार्य सूची बनाना है जिसे आप बातचीत कर सकते हैं और आपको ईमानदार बनाए रखेंगे।
कार्य दृश्य में काम करना
हम हाल ही में आउटलुक 2013 की विभिन्न जटिलताओं पर चर्चा कर रहे हैं, इसलिए यदि आप इसके लिए नए हैं, तो हम आपको हमारे परिचय को पढ़ने की सलाह देते हैं।
अन्यथा, कार्य दृश्य पर Outlook खोलें और चारों ओर एक नज़र डालें। पहली नज़र में, आप देखेंगे कि यह बहुत खाली और बंजर है। ऐसा इसलिए है क्योंकि हमने अभी तक उन सामानों की भरपाई नहीं की है जिन्हें हमें करने की ज़रूरत है और चलाने के लिए काम करते हैं।
चलो चलते हैं और आपको दिखाते हैं कि समर्थक जैसे कार्यों का उपयोग कैसे करें और आगे अपने जीवन को Outlook के साथ व्यवस्थित करें। थोड़े समय और काम के साथ, आपके पास कार्यों का एक विस्तृत समूह होगा, जो आप देय होने पर आपको याद दिलाने के लिए सेट अप कर सकते हैं, या आप उन्हें किसी अन्य व्यक्ति को भी असाइन कर सकते हैं!
कार्य जोड़ना
शुरू करने के लिए, आप कार्यों को जोड़ना चाहते हैं। आप देखेंगे कि बाएं हाथ के साथ परिचित फ़ोल्डर फलक है। आप इस दृश्य में नए फ़ोल्डर्स जोड़ सकते हैं, प्रभावी ढंग से अपने कार्यों को श्रेणियों में व्यवस्थित कर सकते हैं। आप एक नया फ़ोल्डर समूह भी बना सकते हैं ताकि यदि आवश्यक हो तो आप अपने कार्यों को अपने पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन के बीच फिर से अलग कर सकते हैं।
शुरू करने के लिए, आप देखेंगे कि एक कार्य फ़ोल्डर समूह मेरा कार्य और दो उप कार्य फ़ोल्डर्स कॉल करता है: टू-डू सूची और कार्य। यदि हम शीर्ष-फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करते हैं, तो हम एक "नया फ़ोल्डर समूह" बना सकते हैं जिसे हम कार्य कार्य का नाम देंगे।
आप "नया कार्य जोड़ने के लिए यहां क्लिक करें" पर क्लिक करके एक त्वरित कार्य जोड़ सकते हैं या आप होम रिबन पर "नया कार्य" पर क्लिक कर सकते हैं। निम्नलिखित शीर्षक रहित कार्य देखें, जिसमें आप कई विकल्पों को लागू कर सकते हैं, कार्य, उसका विवरण दिखाएं, साथ ही इसका प्रबंधन भी कर सकते हैं।
आइए कुछ बुनियादी विवरणों के साथ अपना कार्य थोड़ा सा भरें और फिर "सहेजें और बंद करें" पर क्लिक करें। आप अपनी प्रारंभ तिथि, समाप्ति तिथि (यदि लागू हो), स्थिति, प्राथमिकता और समापन प्रतिशत चुन सकते हैं। आप "अनुस्मारक" बॉक्स भी देख सकते हैं और जब आपका कार्य दे रहा है तो Outlook आपको बताएगा।
कार्य देखना, संशोधित करना और अद्यतन करना
कुछ कार्य करने के बाद, हम उन्हें अपने कार्य दृश्य में सूचीबद्ध देख सकते हैं। आप यहां कुछ बुनियादी टिंकरिंग कर सकते हैं जैसे देय तिथि बदलना या श्रेणी निर्दिष्ट करना, लेकिन यदि आप वास्तव में देखना और संपादित करना चाहते हैं, तो आपको इसे खोलने के लिए डबल-क्लिक करना होगा।
यहां एक बार फिर से हमारा काम है। हम स्थिति या प्राथमिकता जैसे परिवर्तन कर सकते हैं, या हम "विवरण" बटन पर क्लिक कर सकते हैं।यदि कार्य से जुड़े अन्य विवरण हैं, तो आप उन्हें यहां भर सकते हैं। हालांकि यह ज्यादातर लोगों के लिए प्रासंगिक नहीं हो सकता है, यदि आप स्वतंत्र ठेकेदारों या सलाहकारों से निपटते हैं, तो यह ट्रैक करने के लिए यह एक शानदार जगह है कि वे आपको कितना खर्च कर रहे हैं।पुनरावृत्ति पर जाने से पहले कुछ अन्य चीजें हम उल्लेख कर सकते हैं। जब आप कार्य इंटरफ़ेस में खो रहे हैं, तो ध्यान दें कि आप कार्य को हटा या अग्रेषित कर सकते हैं यदि आप तय करते हैं कि यह पीछा करने योग्य नहीं है, या आपको क्रमशः किसी और से इनपुट की आवश्यकता है।
आप कार्य को भी प्रबंधित कर सकते हैं, जैसे इसे पूर्ण करना, इसे असाइन करना और स्थिति रिपोर्ट भेजना। हम जल्द ही इसके बारे में और बात करेंगे। अभी के लिए, संक्षेप में जांच करें कि पुनरावर्ती कार्यों को कैसे सेट अप करें।
पुनरावर्ती कार्य के साथ काम करना
आवर्ती कार्य बनाना एक आवर्ती नियुक्ति या आवर्ती मीटिंग बनाने जैसा ही है। जब आप "पुनरावृत्ति" बटन पर क्लिक करते हैं तो आप संवाद को बहुत परिचित लगेंगे।
तो यहां हमारी "कार्य सामग्री के बारे में बात करें" कार्य है, जो हर सप्ताह बुधवार को आवर्ती होता है, बिना किसी दृष्टि में। ध्यान दें, भले ही कार्य कार्य के समय तक कार्य पूरा न करें, फिर भी कोई दूसरा उत्पन्न होगा।आप "पुन: उत्पन्न नया कार्य" विकल्प चुनकर इसे ओवरराइड कर सकते हैं, जो स्वचालित रूप से x दिन पर पुनरावर्ती होने की बजाय, कार्य को फिर से उत्पन्न नहीं करेगा जब तक कि वर्तमान को पूर्ण चिह्नित नहीं किया जाता है।
किसी और को एक कार्य सौंपना
हमारे पास "कार्य सामग्री के बारे में बात करें!" कार्य सब कुछ स्थापित है, अब हमें इसे किसी और पर फेंकने की जरूरत है! रिबन के कार्य खंड अनुभाग में "कार्य असाइन करें" बटन पर क्लिक करें।
यह कार्य को ई-मेल के रूप में खोल देगा, जिसे आप दूसरों को संबोधित कर सकते हैं। इस मामले में हम किसी और को कार्य सामग्री के बारे में बात करने के लिए कार्य सौंपने जा रहे हैं, इसलिए हम उन्हें ईमेल करेंगे।
यदि आप पते को "टू" फ़ील्ड में टाइप करना चाहते हैं, या आप अपनी पता पुस्तिका से भाग्यशाली नाम निकाल सकते हैं। पता पुस्तिका स्थापित नहीं है? संपर्कों को बनाने और प्रबंधित करने के तरीके के बारे में पढ़ें, जिसमें जीमेल से सीधे अपने संपर्कों को Outlook में आयात करना है।
उस प्राप्तकर्ता को "स्वीकार करें" या "अस्वीकार" करने के विकल्प के साथ एक ई-मेल प्राप्त होगा। हम बॉस को परेशान नहीं करना चाहते हैं, इसलिए हम आगे बढ़ेंगे और कार्य स्वीकार करेंगे। इसके अलावा, काम की चीजों के बारे में बात करना कभी बुरा विचार नहीं है!अंत में, यदि शक्तियां वर्तमान में असाइन किए गए कार्य पर प्रगति (या इसकी कमी) जानना चाहती हैं। आप उन्हें एक स्टेटस रिपोर्ट भेज सकते हैं।कुल मिलाकर, औसत घर आउटलुक उपयोगकर्ता घर पर काम करने या काम करने के साधनों के रूप में कार्यों का उपयोग करने की अधिक संभावना है, लेकिन यह आपके कार्य-निर्माण क्षमताओं की पूरी श्रृंखला को जानना उपयोगी है। आइए अब बाकी घर रिबन पर जाएं और इस बारे में बात करें कि आप वहां से कार्य को प्रबंधित करने के लिए क्या कर सकते हैं।
कार्य प्रबंधित करना और दृश्य द्वारा छंटनी
आपके सप्ताह के दौरान, कुछ कार्य किए जाएंगे, और कुछ नहीं करेंगे। जो आप पूरा करते हैं, आप पूर्ण रूप से चिह्नित कर सकते हैं और भूल सकते हैं। लेकिन जिन लोगों को आप प्राप्त नहीं करते हैं उन्हें किसी भी तरह से प्रबंधित करने की आवश्यकता होगी या आपके पास उड़ाए गए कार्यों की लगातार बढ़ती सूची होगी।
उन्हें प्रबंधित करने के कुछ तरीके हैं। आइए रिबन के उस क्षेत्र को देखें और फिर आपको दिखाएं कि इन उपकरणों में से अधिकांश को कैसे बनाया जाए।
"सूची से निकालें" बटन पर क्लिक करने से इसे पूर्ण रूप से चिह्नित किया जाएगा और इसे सूची से हटा दिया जाएगा। यदि Outlook किसी समस्या का सामना करता है, जैसे कि कार्य आवर्ती हो रहा है, या यह अपूर्ण है, तो यह आपको पूछेगा कि आप इसके बारे में क्या करना चाहते हैं।आप अपनी कार्य सूची में देखे गए कार्यों के साथ सीधे काम भी कर सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए निम्नलिखित स्क्रीनशॉट देखें। आप देखते हैं कि आप इसे पूर्ण रूप से चिह्नित करने के लिए ध्वज आइकन पर क्लिक कर सकते हैं, या आप अपने अनुवर्ती विकल्पों को देखने के लिए राइट-क्लिक कर सकते हैं।आप यहां अगले स्क्रीनशॉट में देखते हैं, कि हमारा काम "हमारे पैरों के साथ फुटबॉल देखने के आसपास बैठे" कल के कारण है, लेकिन हमने इसे अगले हफ्ते फॉलो-अप के लिए भी चिह्नित किया है। फॉलो-अप कार्य बनाना मूल रूप से उस समय के लिए डुप्लिकेट करता है जो संभवतः इसे पूरा करने के लिए उपयुक्त है। इस मामले में, हम कल के कार्य को पूरा या हटा सकते हैं, लेकिन यह डुप्लिकेट कार्य अभी भी अगले सप्ताह के कारण होगा।नोट, आप पांच प्रीसेट अंतराल में से एक से फ़ॉलो-अप कार्य कर सकते हैं, या आप कस्टम फॉलो-अप बना सकते हैं।अंत में, अपना विचार बदलना कार्यों के एक बड़े शरीर के माध्यम से टुकड़ा मदद कर सकता है। यदि यह रिबन पर नहीं दिखाया गया है, तो आप "दृश्य बदलें" बटन पर क्लिक कर सकते हैं और आप इन विकल्पों को देखेंगे।यहां एक साधारण सूची दिखाई दे सकती है। दृश्य पूरा होने या श्रेणियों, या कुछ और के बीच भेदभाव नहीं करता है। यह सिर्फ आपके सभी अतीत, वर्तमान और भविष्य के कार्यों को एक साधारण दृश्य में प्रस्तुत करता है।दूसरी ओर, यदि हम सक्रिय कार्यों से हमारे विचार को क्रमबद्ध करते हैं, तो हम देखते हैं कि चीजें हमारे लिए एक बड़ा सौदा कम कर दी गई हैं।हमेशा अपना कार्य दृश्य बदलने के लिए याद रखें ताकि आप उन्हें अधिकतम उत्पादकता क्षमता के लिए त्वरित रूप से सॉर्ट या छुपा सकें!
कार्य विकल्प
अंत में, चलो कार्य विकल्पों के साथ खुद को परिचित या पुनः प्राप्त करें। कार्य विकल्प आपको सेटिंग्स बदलने और उनके व्यवहार और उपस्थिति को बदलने देगा। आप "विकल्प -> कार्य" पर क्लिक करके फ़ाइल मेनू से उन तक पहुंच सकते हैं।
आप देय तिथियों, अतिदेय और पूरा कार्य रंग, कार्य घंटे, और अन्य सरल tweaks के साथ कार्यों पर अनुस्मारक के लिए विकल्प सेट कर सकते हैं। तो अब, यदि आप अतिदेय कार्यों को उज्ज्वल नीले रंग के लिए चाहते हैं या आप शुरुआत के बजाय दिन के अंत में डिफ़ॉल्ट अनुस्मारक चाहते हैं, तो आप यहां परिवर्तन कर सकते हैं।
जैसा कि आप बता सकते हैं, आउटलुक खुद को एक बहुत अच्छी तरह से गोल आवेदन के रूप में प्रकट कर रहा है, और हमने अभी तक कैलेंडर और नोट्स के बारे में अभी तक बात नहीं की है! हमें आशा है कि आप अपने संगठन कौशल को दो गुना सुधारने के लिए कार्य का उपयोग करने में सक्षम हैं। वे सेट करना और असाइन करना वास्तव में आसान है, और यह अनुस्मारक रखना अच्छा लगता है और आपकी सूची में सभी चीजों को देखने के लिए धीरे-धीरे चेक आउट हो जाता है।
इस बीच, हम आपसे सुनने में रूचि रखते हैं। क्या कोई प्रश्न या टिप्पणी है जिसे आप हमारे साथ छोड़ना चाहते हैं? हमारे चर्चा मंच पर ड्रॉप और दूर आग।
आउटलुक 2013 आपको श्रेणियों को सामानों को निर्दिष्ट करने और अनुकूलित श्रेणियों को कस्टमाइज़ करने देता है। श्रेणियों के बारे में बात यह है कि वे Outlook में सार्वभौमिक हैं, और क्या आप प्रत्येक श्रेणी को कीबोर्ड संयोजन में असाइन कर सकते हैं। इसलिए, आप कुछ त्वरित कुंजी स्ट्रोक के साथ ईमेल, कैलेंडर ईवेंट और नोट्स को वर्गीकृत कर सकते हैं।
आज, हम "उबाऊ" आउटलुक सामग्री को कवर कर रहे हैं। रखरखाव और सुरक्षा, जैसा कि आपके Outlook 2013 डेटा फ़ाइल को बनाए रखना और सुरक्षित करना - आपके सभी महत्वपूर्ण डेटा से भरा हुआ है - इसका बैक अप लेना और संग्रह करना।
जब तक आप ज़िंदगी ज़िम्मेदारियों से मुक्त नहीं रह रहे हैं, तो सूर्य शायद आपके दैनिक कैलेंडर पर उगता है और बस जाता है। यदि आप नहीं जानते कि दैनिक आधार पर क्या चल रहा है, तो आप जल्दी ही मिस्ड अपॉइंटमेंट्स की भूलभुलैया में खो सकते हैं और मीटिंग्स को आश्चर्यचकित कर सकते हैं।
Outlook में कार्य सुविधा आपको ट्रैक करने के लिए एक शानदार तरीका है, जो आपको करने की आवश्यकता है, लेकिन यह दूसरों के साथ सहयोग करने और उन्हें कार्य सौंपने में भी मदद करने का एक अच्छा तरीका है। यहां अन्य लोगों को आसानी से कार्य सौंपने का तरीका बताया गया है।
पीसी टास्क ऑप्टिमाइज़र एक नि: शुल्क कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो विंडोज उपयोगकर्ताओं को एक बटन के क्लिक के साथ अपने मूल अनुसूचित कार्यों का प्रबंधन करने देता है,
