विंडोज 7 चीजों को व्यवस्थित करने का एक सुंदर तरीका है। जबकि विंडोज 7 में दस्तावेजों, संगीत, वीडियो और चित्रों के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डरों की परंपरा जारी है, यह आपको पुस्तकालय बनाने की भी अनुमति देता है ताकि आप वास्तव में उन्हें स्थानांतरित किए बिना अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित कर सकें।
फाइल प्रबंधन युक्तियाँ
यह आलेख विंडोज 7 में फ़ाइल प्रबंधन के लिए कुछ उपयोगी टिप्स प्रदान करता है - जिसमें विंडोज एक्सप्लोरर खोलने के बिना उपफोल्डर और सामग्री तक पहुंचना शामिल है।
1: फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर का उपयोग करना
जब आप विंडोज 7 स्थापित करते हैं, तो यह आपको डिफ़ॉल्ट रूप से चार फ़ोल्डर्स देता है:
- दस्तावेज़
- चित्रों
- संगीत और
- वीडियो
इन्हें पुस्तकालय भी कहा जाता है, क्योंकि आप फ़ाइलों को उनके मूल स्थान से स्थानांतरित किए बिना इन फ़ोल्डर्स में फ़ाइलों को टैग और जोड़ सकते हैं। इस खंड के लिए, हम वास्तव में इन फ़ोल्डर्स में फ़ाइलों को सहेजने पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
चूंकि फ़ोल्डरों का पहले से ही इस तरह से नाम बदल दिया गया है कि उपयोगकर्ता इन फ़ोल्डरों की सामग्री को पहचान सकते हैं, यह सलाह दी जाती है कि आप अपनी फाइलें तदनुसार सहेज लें। यदि वे शब्द दस्तावेज़ हैं, तो आप उन्हें दस्तावेज़ फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं। यदि आप संगीत फ़ाइलों को सहेज रहे हैं, तो आप उन्हें संगीत फ़ोल्डर में डाल सकते हैं और इसी तरह।
विंडोज 7 में फ़ाइल प्रबंधन के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर का उपयोग करने का एकमात्र दोष यह है कि ये फ़ोल्डर्स सिस्टम के प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए विशेष हैं। इसका अर्थ यह है कि यदि उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल दूषित हो जाती है, तो आपको इन फ़ाइलों को खोने का खतरा होता है। इसका यह भी अर्थ है कि आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप Windows 7 को पुनर्स्थापित करने से पहले या एक संस्करण से दूसरे संस्करण में अपग्रेड करने से पहले इन फ़ोल्डरों का बैकअप लें।
Windows 7 में डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर का उपयोग करने वाली समस्याओं को दूर करने के लिए, आप निम्न युक्ति का प्रयास कर सकते हैं।
2: फ़ोल्डर्स के लिए एक अलग ड्राइव का उपयोग करें और "संगठित संरचना" बनाएं
व्यक्तिगत रूप से, मैं सिस्टम और अस्थायी फ़ाइलों के अलावा सिस्टम ड्राइव पर किसी भी प्रकार की डेटा फ़ाइलों को संग्रहीत करने की अनुशंसा नहीं करता हूं। आपके लिए जरूरी डेटा फ़ाइलों के लिए, एक अलग ड्राइव का उपयोग करें। यह सुनिश्चित करता है कि आपके पास फ़ाइलों का बैक अप लेने के बिना आपके उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल भ्रष्ट होने की स्थिति में अभी भी फाइलें बरकरार हैं। असल में, मैं Outlook PST फ़ाइलों को एक अलग ड्राइव पर भी संग्रहीत करता हूं ताकि जब मैं माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस को पुनर्स्थापित करूँ, मुझे पिछले ईमेल, संपर्क, अनुस्मारक और कार्यों को याद करने की ज़रूरत नहीं है। मैं सभी ईमेल, संपर्क, कार्य और कैलेंडर वापस पाने के लिए बस अपने आउटलुक में पीएसटी जोड़ सकता हूं।
विंडोज़ आपको फाइलों और फ़ोल्डर्स का नाम बदलने के लिए 255 अक्षरों (रिक्त स्थान और कुछ विशेष पात्रों सहित) का उपयोग करने की अनुमति देता है। आप इस सुविधा का उपयोग अपने फ़ोल्डर्स को स्पष्ट रूप से नाम देने के लिए कर सकते हैं - ताकि एक साधारण नज़र आपको इसकी सामग्री के बारे में बता सके। उदाहरण के लिए, यदि आप व्यवसाय लेखांकन में हैं, तो आप "लेखा" नामक एक मास्टर फ़ोल्डर बना सकते हैं। इस फ़ोल्डर के अंदर, आप वित्तीय वर्ष इंगित करने वाले फ़ोल्डर्स बनाते हैं - उदाहरण: "2001-2002", "2002-2003" और इसी तरह। इनमें से प्रत्येक के अंदर, आप महीनों का संकेत देने वाले फ़ोल्डर्स बना सकते हैं: "अप्रैल", "मई", "जून" और इसी तरह। यदि आपके पास एक से अधिक क्लाइंट हैं, तो आप उपफोल्डर बना सकते हैं जहां आप प्रत्येक क्लाइंट से संबंधित फाइलों को स्टोर करेंगे। इसका मतलब है कि सबफ़ोल्डर "2011-2012" में "मई" नामक सबफ़ोल्डर हो सकता है जिसमें उप-फ़ोल्डर्स आपके क्लाइंट को इंगित करते हैं: "क्लाइंट 1", "क्लाइंट 2" और बहुत कुछ। यहां संरचित फ़ोल्डर पदानुक्रम का एक उदाहरण दिया गया है।
पुनश्च: मैं इस संपूर्ण फ़ोल्डर संरचना की प्रतिलिपि को सावधानी के रूप में क्लाउड-आधारित स्टोरेज में भी संग्रहीत करूंगा। ऐसे मामले हो सकते हैं जब आप अपनी हार्ड ड्राइव तक नहीं पहुंच सकते हैं या आपको उन फ़ाइलों को कहीं और से एक्सेस करना पड़ सकता है। ऐसे मामले में, आप एक वेब ब्राउज़र का उपयोग कर अपने क्लाउड आधारित प्रति का उपयोग कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट स्काईडाइव आपके स्थानीय फाइलों के क्लाउड स्टोरेज के साथ सिंक्रनाइज़ेशन प्रदान करता है और इसके विपरीत। आप skydrive.live.com से फ़ाइलों को सिंक करने के लिए एक मुफ्त खाता बना सकते हैं और डेस्कटॉप क्लाइंट डाउनलोड कर सकते हैं। स्काईडाइव सिंक फ़ोल्डर को अपनी हार्ड डिस्क पर स्थापित करते समय, उस ड्राइव का चयन करें जो सिस्टम फाइलों से अलग है - इस आलेख के पहले खंड में उल्लिखित कारणों के लिए।
3: विंडोज 7 में कुशलता से फ़ाइल प्रबंधन के लिए पुस्तकालयों का उपयोग करना
पुस्तकालय आपको अपनी फाइलों को वर्गीकृत करने की अनुमति देते हैं। ऊपर वर्णित चार डिफ़ॉल्ट पुस्तकालयों के अतिरिक्त, आप जितनी चाहें उतनी पुस्तकालय बना सकते हैं। यदि आप शैली के अनुसार संगीत को सहेजना चाहते हैं, तो आप "पॉप", "रैप", "शास्त्रीय", "रेगे" नामक पुस्तकालयों को बना सकते हैं। इसी प्रकार, यदि आप अपने ग्राहकों के अनुसार दस्तावेज़ों को सहेजना चाहते हैं, तो आप "क्लाइंट 1", "क्लाइंट 2" और बहुत कुछ कहने वाले पुस्तकालय बना सकते हैं। जबकि फ़ोल्डर स्थानीय डिस्क पर कहीं भी हो सकते हैं, आप फ़ोल्डर आइकन पर राइट क्लिक कर सकते हैं और मौजूदा पुस्तकालयों में से एक का चयन कर सकते हैं या फ़ोल्डर को जोड़ने के लिए एक नई लाइब्रेरी बना सकते हैं। याद रखें कि पुस्तकालयों में मूल फ़ाइलों को केवल पॉइंटर्स होंगे, इसलिए इन पुस्तकालयों को हटाने की स्थिति में, आप अपनी फाइलें खो देंगे नहीं। यह छवि आपको विंडोज एक्सप्लोरर का उपयोग करके एक नई लाइब्रेरी बनाने के बारे में बताती है।
4: फ़ाइलों तक पहुंचने के लिए जंप मेनू का उपयोग करें
जंप मेनू में दो प्रकार की फाइलें होती हैं - जिन्हें आपने हाल ही में उपयोग किया था और जिन्हें आपने जंप मेनू पर पिन किया था ताकि आप इसे आसानी से एक्सेस कर सकें। किसी भी एप्लिकेशन से संबंधित एक जंप मेनू खोलने के लिए, टास्कबार पर होने पर एप्लिकेशन पर राइट क्लिक करें। इसका मतलब यह हो सकता है कि आपको जंप मेनू तक पहुंचने से पहले एप्लिकेशन खोलना होगा। जब जंप मेनू खुलता है, तो आप हाल ही में उपयोग की जाने वाली फ़ाइलों को देख सकते हैं। जंप मेनू में संबंधित फ़ाइल को पिन करने के लिए, विंडोज एक्सप्लोरर खोलें और फ़ाइल को एप्लिकेशन पर खींचें। जब टास्कबार में एप्लिकेशन आइकन पर फ़ाइल आइकन रखा जाता है, तो आपको निम्न प्रारूप में एक संदेश मिलेगा: पिन
5: विंडोज टास्कबार के लिए डॉक अभिभावक फ़ोल्डर
यदि आप नियमित रूप से किसी अन्य फ़ोल्डर में निहित कुछ फ़ोल्डर्स का उपयोग करते हैं, तो आप मूल फ़ोल्डर को विंडोज 7 टास्कबार में डॉक कर सकते हैं ताकि आपको विंडोज एक्सप्लोरर नहीं खोलने और अपनी फाइलों पर जाने के लिए नेविगेट करने की आवश्यकता हो। इस टिप के लिए, हम उपर्युक्त उदाहरण का उपयोग करें, जहां हमने वर्षों, महीनों और फिर ग्राहकों के आधार पर एक फाइल सिस्टम बनाया है।
विंडोज 7 टास्कबार पर किसी रिक्त स्थान पर राइट क्लिक करें। दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू में, टूलबार और फिर नया टूलबार क्लिक करें। आपको एक फ़ोल्डर फ़ोल्डर संवाद बॉक्स मिलेगा। मूल फ़ोल्डर में ब्राउज़ करें, जो इस मामले में व्यवसाय है। फ़ोल्डर का चयन करें और फ़ोल्डर चुनें पर क्लिक करें। मूल फ़ोल्डर को चुनना याद रखें और इसे खोलने के लिए आपको कोई त्रुटि नहीं मिलेगी। मूल फ़ोल्डर को विंडोज 7 टास्कबार में डॉक किया गया है। अब आप क्लिक कर सकते हैं “>>” विंडोज एक्सप्लोरर खोलने के बिना इसकी सामग्री (सभी सब-फ़ोल्डरों और फ़ाइलों) तक पहुंचने के लिए इस फ़ोल्डर नाम के बगल में साइन इन करें।
इस फ़ोल्डर पर क्लिक करने से आपको इसकी सामग्री कैस्केडिंग मेनू के रूप में दिखाएगी। आप इसे खोलने के लिए किसी उप-फ़ोल्डर पर ब्राउज़ कर सकते हैं और उस फ़ाइल पर क्लिक कर सकते हैं जिसे आप खोलना चाहते हैं। चूंकि मुख्य फ़ोल्डर हमेशा टास्कबार पर दिखाई देता है, इसलिए यह आपको बहुत समय बचाता है। और हां, यदि आप चाहें तो आप पूरे ड्राइव या अक्सर इस्तेमाल किए गए फ़ोल्डर्स को टास्कबार में डॉक कर सकते हैं।
