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ईमेल संचार को आसान बना सकता है, लेकिन यह आपके समय को भी हटा सकता है। आने वाले ईमेल को संसाधित करने और समय बचाने के लिए आउटगोइंग ईमेल लिखने का तरीका जानें।
2005 के एक सर्वेक्षण के मुताबिक, कर्मचारी साक्षात्कारों से पता चला कि ईमेल पर बर्बाद समय के कारण 10,000 कर्मचारियों के साथ एक उद्यम प्रति वर्ष मजदूरी में अनुमानित $ 152 मिलियन खो देता है।
ईमेल स्पष्ट रूप से इसके डाउनसाइड्स है। अस्पष्ट ईमेल कर्मचारियों को महत्वपूर्ण कार्य-संबंधी कार्यों, क्लाउड संचार चैनलों से विचलित करते हैं, और अक्सर अतिरिक्त कार्य करते हैं। नीचे दिए गए सुझावों का पालन करके ईमेल के नुकसान से बचें।
कैसे आने वाला ईमेल आपका समय बर्बाद कर सकता है
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कई प्रकार के ईमेल संदेश हैं जो आपका समय बर्बाद कर सकते हैं। वे वह:
- एकाधिक संदेशों से कटौती की जा सकती है और व्यापक रूप से संघनित हो सकती है
- सीधे आपसे संबंधित नहीं है
- आप से संबंधित है लेकिन सीधे तरीके से नहीं, जो आपको इस बात से अवश्य छोड़ देता है कि आपको कैसे जवाब देना चाहिए या (और समय खाता है)
- कुछ कार्रवाई करने के लिए आपको निर्देशित न करें (जो अनुत्पादक है)
- वेब पर समय बर्बाद करने के लिए विचलित और / या प्रोत्साहित करें
- ईमेल के लिए उपयुक्त नहीं हैं, और एक गतिशील संचार चैनल जैसे व्यवसाय मीटिंग या कुछ प्रारूप जो सामग्री के लिए अधिक उपयुक्त हैं (जैसे सूचना-समृद्ध स्टैंड अकेले दस्तावेज़) के माध्यम से अधिक समझ में आता है।
आने वाली ईमेल कुशलतापूर्वक कैसे संसाधित करें
ईमेल को कुशलता से पढ़ने और संसाधित करने के लिए, आपको दो चीजों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है - ईमेल (या की कमी) का संदेश और निर्णय लेने में क्या कार्रवाई की जानी चाहिए।
चरण 1: संदेश को चित्रित करें (या की कमी)
जब भी आप एक नया ईमेल पढ़ते हैं, तो पता लगाने के लिए जितना संभव हो उतना समय लें:
- चाहे स्पीकर आपको सीधे या परोक्ष रूप से संबोधित कर रहा हो
- क्या स्पीकर ने आपको बताया है कि वे आपके बारे में क्या उम्मीद करते हैं
- चाहे वह स्पष्ट तरीके से किया गया हो
- क्या समग्र संदेश आपके लिए प्रासंगिक है या नहीं
- प्रेषक को आपके रिश्ते के संदर्भ के संदर्भ में समग्र संदेश उचित लगता है (या, यदि वे उदाहरण के लिए व्यावसायिक संबंध शुरू करने की कोशिश कर रहे हैं)
यह आपको यह पता लगाने में मदद करेगा कि ईमेल का संदेश क्या है, और आप कैसे प्रतिक्रिया देना चाहते हैं। यही है, अगर आप पहली जगह में जवाब देना चाहते हैं।
यह विशेष रूप से ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि क्या स्पीकर एक या अधिक चीजें कर रहा है जो आपको बहुमूल्य समय बर्बाद करने में लुभाने में सक्षम हो सकता है, जैसे कि:
- वे जो कहने की कोशिश कर रहे हैं उसके बारे में अस्पष्ट होना
- कंक्रीट शब्दों में बोलने से बचने के लिए एक भ्रमित या उदारवादी तरीके से भाषा का उपयोग करना (उदाहरण के लिए "मुझे लगता है कि हमें किसी बिंदु पर दिल दिलाने की ज़रूरत है" बनाम "क्या आप मुझे इस सप्ताह फोन कर सकते हैं ताकि हम फोन पर कुछ महत्वपूर्ण बात कर सकें? ")
- रैंपलिंग या विषय से बाहर जा रहा है
- ऐसी जानकारी शामिल है जो आपके किसी भी व्यवसाय, अनुचित, आक्रामक या असंगत नहीं है
- सीसी या आपको उन संदेशों पर बीसीसी करना जो आपके लिए प्रासंगिक नहीं हैं
- विभिन्न ईमेल के माध्यम से एक ही संदेश दोहराएं, या ईमेल के अलावा पिछले संचार में जो पहले से कवर किया गया है उसे दोहराएं
- एक भूलभुलैयापूर्ण या लापरवाह तरीके से - जिस चीज पर आपने पहले ही चर्चा की है और हल किया है उसके बारे में लिखना
इन स्थितियों में, विशेष रूप से प्रभावी तरीके से प्रतिक्रिया देने के लिए सावधान रहें जो कम से कम संचार पर कितना समय व्यतीत करते हैं। क्योंकि उपरोक्त संदिग्ध ईमेल परिदृश्यों को अपना समय निकालना आसान है।
चरण 2: तय करें कि क्या कार्यवाही करना है
यह जानने के बाद कि संदेश क्या है, जवाब देने के लिए सबसे अधिक उत्पादक तरीका जानें। यहां कुछ सामान्य प्रतिक्रियाएं दी गई हैं:
- वार्तालाप को एक बेहतर संचार माध्यम जैसे टेलीफोन और सम्मेलन कॉल में स्थानांतरित करना
- कई लोगों द्वारा पूछे जाने वाले आवर्ती प्रश्न का उत्तर देना - ईमेल के माध्यम से नहीं - लेकिन अधिक जानकारी युक्त माध्यम के माध्यम से साझा किया जा सकता है, जैसे Google डॉक
- उन संदेशों का जवाब नहीं दे रहा है जो यह स्पष्ट नहीं करते हैं कि स्पीकर आपके द्वारा क्या अपेक्षा करता है (भले ही यह थोड़ा अप्रिय महसूस हो)
- प्रत्यक्ष और संक्षिप्त कंक्रीट सवालों के साथ अस्पष्ट संदेशों को संबोधित करते हुए, जैसे कि "जब आप रिपोर्ट पूरी कर लेना चाहते हैं?" या "आप इस परियोजना में मुझे कैसे योगदान देना चाहते हैं?"
- फोन उठाकर और व्यक्ति को किसी भी समय नाटक या संचार टूटने लगते हैं - ईमेल के माध्यम से इसे खींचना केवल अधिक समय लेगा और संघर्ष को तेज कर सकता है
चरण 3: कार्य पर वापस जाएं
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि, जब आप किसी ईमेल का जवाब देते हैं (जिसमें प्रतिक्रिया नहीं देनी चाहिए और संदेश को हटाने के बजाय), तो आपको कार्य पर वापस जाना होगा। अगले ईमेल पर अपने इनबॉक्स में प्रतीक्षा करें, या गियर स्विच करें और वास्तव में अन्य लोगों के अनुरोधों के जवाब देने के बजाय काम करने के लिए वापस आएं।
ईमेल भेजना आपका समय बर्बाद कर सकता है
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इसके अतिरिक्त, कई प्रकार के ईमेल संदेश हैं आप भेजो जो आपका समय बर्बाद कर सकता है। वे वह:
- अनावश्यक रूप से कई संदेशों में फंसे हुए हैं, जिनमें से प्रत्येक को एक व्यापक के बजाय समय लगता है और विचार करने के लिए सोचा जाता है
- प्राप्तकर्ता से सीधे संबंध न करें, जो आपके हिस्से पर प्रयास की बर्बादी है
- पर्याप्त स्पष्ट नहीं हैं, और लंबे ईमेल वार्तालापों और / या गलतफहमी, या कोई उत्पादक कार्रवाई में नहीं आते हैं (जिसका अर्थ है कि आपको बाद में वार्तालाप शुरू करने में समय बिताना होगा)
- प्राप्तकर्ता को कुछ कार्रवाई करने के लिए निर्देशित न करें, जो अनुत्पादक है
- प्राप्तकर्ता को वेब पर समय बर्बाद करने के लिए प्रोत्साहित करें और प्रोत्साहित करें - जिसका अर्थ यह है कि यह आपके लिए भी प्रोत्साहित करता है
- ईमेल प्रारूप के लिए उपयुक्त नहीं हैं, लेकिन रीयल-टाइम वार्तालाप के माध्यम से या एक निर्देशक या सूचना समृद्ध दस्तावेज़ जैसे मैनुअल, ब्लॉग आलेख, एफएक्यू पेज, कंपनी रिपोर्ट, या पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन के माध्यम से बेहतर संचारित है
कुशलता से ईमेल कैसे भेजें
उन ईमेल को लिखने के लिए जो लंबे समय तक अपना समय बर्बाद नहीं करते हैं (आपके प्राप्तकर्ता के समय का उल्लेख न करें), आपको पांच चीजों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है: एक स्पष्ट संदेश संचारित करना, अपने प्राप्तकर्ता से अनुरोध करना, अच्छी संरचना का उपयोग करना, संपादन करना भेजने से पहले, और प्रभावी ढंग से पालन करने से पहले।
चरण 1: अपने संदेश पर साफ़ हो जाओ
ईमेल लिखने से पहले, आपको संदेश पर क्रिस्टल स्पष्ट करने की आवश्यकता है। निर्धारित करें:
- आप क्या संवाद करना चाहते हैं
- आप इसे संवाद क्यों करना चाहते हैं
- आप अपने प्राप्तकर्ता को क्या कार्रवाई करना चाहते हैं
- आप इस तरह की कार्रवाई करने के लिए उन्हें सर्वश्रेष्ठ तरीके से कैसे राजी कर सकते हैं
ईमेल भेजने के कुछ सामान्य कारण यहां दिए गए हैं:
- किसी समय सीमा के किसी को याद दिलाने के लिए
- किसी कार्य पर किसी को लिखित निर्देश देने के लिए
- एक त्वरित प्रश्न पूछने के लिए जिसे लेखन के माध्यम से पर्याप्त रूप से उत्तर दिया जा सकता है
- त्वरित प्रश्न का उत्तर देने के लिए जिसे लेखन के माध्यम से पर्याप्त रूप से उत्तर दिया जा सकता है
- समय-संवेदनशील जानकारी के साथ पास करने के लिए
- मीटिंग शेड्यूल करने के लिए उपलब्ध तिथियां प्रदान करने के लिए
- एक बैठक के बाद पालन करने और प्रशंसा दिखाने के लिए
इन सभी उदाहरणों में, अंतिम के अलावा, आप चाहते हैं कि आपका प्राप्तकर्ता कुछ कार्रवाई करे (भले ही वह आपको जवाब दे रहा हो)।
कभी-कभी कार्रवाई एक क्रिया की तरह प्रतीत नहीं होती है। शायद आप चाहते हैं:
- अपने सहकर्मी के लिए एक टिप के साथ पास करें
- अपने दोस्तों को यह बताएं कि आप अपने यात्रा गंतव्य पर सुरक्षित रूप से उतरे हैं
- अपने नए गंतव्य पर आप कैसे कर रहे हैं और अगले कई हफ्तों में आप कैसे पहुंचे जा सकते हैं, इस बारे में एक संक्षिप्त अपडेट दें
इन स्थितियों में से प्रत्येक में, आप अपने प्राप्तकर्ता को एक निश्चित कार्रवाई करने के लिए नहीं कह रहे हैं। हालांकि, यह निहित है कि जब तक आप ईमेल को उचित बंद नहीं करते हैं, या कम से कम अपना नाम हस्ताक्षर करके, उन्हें कोई कार्रवाई करने की उम्मीद नहीं की जाती है। वे समझते हैं कि संचार आसानी से आपके ईमेल के साथ समाप्त हो सकता है; कि उन्हें जवाब देने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 2: अपने प्राप्तकर्ता से कार्यवाही करने का अनुरोध करें
प्रभावी ईमेल लिखने के लिए जो आपको समय बचाते हैं, आपको उन्हें क्रियाशील बनाना होगा। और आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आपका प्राप्तकर्ता स्पष्ट है कि उनसे किस कार्रवाई की अपेक्षा की जाती है।
यदि आप इसका लक्ष्य नहीं ले रहे हैं, लेकिन आप अपनी जिंदगी की कहानी का जादू करने की कोशिश कर रहे हैं या समझाते हैं कि आप नवीनतम आईफोन मॉडल के बजाय नवीनतम आईफोन मॉडल के लिए क्यों बाहर निकल रहे हैं, तो आप समय बचाने के बारे में भूल सकते हैं क्योंकि पेन पैल लेखन एक लेता है बहुत सारे विचार और समय।
ईमेल क्रियाशील बनाते समय निम्न पर फ़ोकस करें:
- समय सीमा तय करना
- आकस्मिक योजनाओं की रूपरेखा
- अगले कार्यवाही के लिए संभावित विकल्प प्रदान करना (उदाहरण के लिए आप एक व्यक्तिगत बैठक के लिए उपलब्ध हैं, जिन स्थानों पर आप मिलने के लिए उपलब्ध हैं)
- एक के लिए पूछे जाने पर एक राय प्रदान करना
- एक अनुरोध करना जो लिखने के लिए उपयुक्त है और वास्तव में संचार के दूसरे तरीके का उपयोग करके अधिक सुविधाजनक है
- एक कार्य के लिए दिशानिर्देशों का एक सेट प्रदान करना जो आपके प्राप्तकर्ता ने कार्य करने के लिए सहमति व्यक्त की है
क्रियाशील चरणों को रेखांकित करते समय सक्रिय और दृढ़ रहें। ओपन-एंडेड प्रश्न पूछने से बचें जब तक कि कोई अन्य विकल्प न हो। चूंकि ओपन-एंडेड प्रश्न क्रियाशील सामग्री के विपरीत हैं।
यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
- अपने प्राप्तकर्ता से आपको अपना शेड्यूल देने और प्रक्रिया में एक ईमेल बर्बाद करने के बजाय पूछने के बजाय - उन्हें उपलब्ध मीटिंग के समय भेजकर शुरू करें।
- अपने प्राप्तकर्ता से पूछने के बजाय कि वे एक निश्चित व्यावसायिक निर्णय के बारे में क्या सोचते हैं, संभावित निर्णय की रूपरेखा तैयार करते हैं और प्रतिक्रिया का अनुरोध करते हैं; इस तरह उन्हें खुद के साथ कुछ नहीं आना पड़ेगा और इसके बजाय काम करने के लिए कुछ होगा
आप पाठक को स्पष्ट निर्देश प्रदान करके और खुले अंत के बजाय सामग्री को क्रियान्वित रखने के द्वारा ईमेल क्रियाशील रखें।
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आपके पाठक से जो भी कार्रवाई आप उम्मीद करते हैं वह स्पष्ट रूप से संप्रेषित हो। मान लें कि वे जानते हैं कि आप इस सप्ताह एक बैठक स्थापित करना चाहते हैं बस आप अपने उपलब्ध समय की पेशकश करते हैं। मान लीजिए कि वे जानते हैं कि आपके काम के सेट पर कौन सा नौकरी कार्य लागू होता है। इसे स्पष्ट रूप से बताएं और कृपया उन्हें बताएं कि आप उन्हें क्या करना चाहते हैं।
चरण 3: अच्छी संरचना बनाएं
आपके पास आपका संदेश स्पष्ट रूप से परिभाषित है और आपने इसे क्रियान्वित कर दिया है, अब यह स्पष्टता और आपके क्रियाशील अनुरोधों को व्यक्त करने के लिए इसे व्यवस्थित करने का समय है।
अनुच्छेद: अनुसरण करने के लिए एक सामान्य नियम अनुच्छेद पांच वाक्यों के तहत रख रहा है। वेब पढ़ने के दौरान लंबे अनुच्छेदों पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल नहीं है, लेकिन गुंजाइश पैराग्राफ प्राप्तकर्ता को फोकस खोने का मौका देते हैं और शायद सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर छूट जाते हैं। इसके बाद यह मैला या अनावश्यक प्रतिक्रियाओं की ओर जाता है, जो संचार चैनल को बादल बनाता है।
वाक्य: वाक्य लिखते समय सक्रिय आवाज का प्रयोग करें। वाक्य को छोटा और बिंदु पर रखें। टैंगेंट पर जाने से बचें या अनावश्यक रूप से चीजों के बारे में अपनी तर्क या भावनाओं को समझाएं। इसके बजाए, तथ्यों से चिपके रहें और आपके प्राप्तकर्ता द्वारा आपके द्वारा किए जाने वाले अनुरोध की क्या कार्रवाई है।
शब्द: बड़े शब्दों या झुकाव का उपयोग न करने का प्रयास करें, जब तक कि आप नहीं जानते कि आपके दर्शक उन्हें समझेंगे। चुटकुले और सांस्कृतिक संदर्भों से बचें जिन्हें गलत समझा जा सकता है, क्योंकि जो कुछ भी आसानी से गलत व्याख्या किया जा सकता है वह प्रभावी संचार के लिए एक संभावित बाधा है।
अतिरिक्त शब्दों और योग्यता वाक्यांशों से बचें। "वर्तमान स्थिति में यह वर्तमान में हो रहा है, मुझे लगता है कि यह बुद्धिमान हो सकता है …" एक योग्यतापूर्ण बयान है जो न केवल शब्दों और समय को बर्बाद करता है, बल्कि वास्तविक संदेश से परेशान होता है।इसके बजाय, इसे योग्यता प्राप्त किए बिना बस अपनी सिफारिश बताएं।
एक और उदाहरण: "मैं सोच रहा था कि क्या मैं आपसे पूछ सकता हूं …" इस वाक्यांश को काट दें और सवाल पूछें। यह आपके आत्मविश्वास को भी बढ़ाएगा, क्योंकि आप अवचेतन रूप से सक्रिय रूप से संवाद करने की अनुमति नहीं ले पाएंगे।
विराम चिह्न: विराम चिह्न सरल रखें। योग्यता वाले शब्द और वाक्यांश केवल तभी कुशल होते हैं जब किसी ऐसे व्यक्ति के साथ संचार शुरू करने पर सौजन्य स्थापित करने के लिए उपयोग किया जाता है, जिसके साथ आप व्यवसाय या व्यक्तिगत संबंध रखना चाहते हैं। ऐसे मामलों में, आप जरूरी नहीं होना चाहते हैं, लेकिन अपने समय के प्रति सम्मान दिखाने के लिए कुछ विनम्र वाक्यांशों का उपयोग करें।
अल्पविराम का उपयोग कम करें - यह स्वाभाविक रूप से वाक्यों को कम रखने में आपकी सहायता करता है। डॉट-डॉट-डॉट और लगातार कॉमा के अत्यधिक उपयोग के साथ, आलसी पाठ-प्रेरित बोलने से बचें। इसके बजाए, अपने वाक्यों को उचित अंग्रेजी के साथ विरामित करें और जब यह समझ में आता है तो संकुचन का उपयोग करें, क्योंकि वे पढ़ने के प्रवाह को बेहतर बनाते हैं।
इसके अतिरिक्त, बुलेट-पॉइंट्स के साथ विराम चिह्नों की सूची पर विचार करें, और प्रमुख वर्गों को तोड़ने के लिए डैश की एक पंक्ति का उपयोग करना (जिसमें एक या अधिक पैराग्राफ शामिल हो सकते हैं)।
चरण 4: भेजने से पहले संपादित करें
ईमेल भेजने से पहले, इसे ज़ोर से पढ़ने के लिए 1-2 मिनट लगें। यह आपको गलतियों को पकड़ने में मदद करेगा या अजीब हिस्सों को नोटिस करेगा जो आप आम तौर पर व्यक्तिगत रूप से नहीं कहेंगे। उन अतिरिक्त शब्दों को दूर करें और विराम चिह्न को सरल बनाएं। सूचियों को बुलेट करें और अपने अनुच्छेदों पर कटौती करें।
जब आप "हां" के साथ निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं, तो आप "भेजें" हिट करने के लिए तैयार हैं:
- क्या संदेश स्पष्ट है?
- उम्मीदें क्रियाशील और स्पष्ट रूप से बताई गई हैं?
- क्या मेरा प्राप्तकर्ता सफलतापूर्वक मेरा संदेश प्राप्त कर पाएगा? सफलता का मतलब है कि वे जानते हैं कि उनके बारे में क्या प्रतिक्रिया की उम्मीद है।
- यदि भूमिकाएं उलट दी गईं, तो क्या मैं इस संदेश को सफलतापूर्वक प्राप्त कर पाऊंगा?
चरण 5: प्रभावी रूप से पालन करें
इसके अतिरिक्त, अपने ईमेल के साथ पालन करने में सक्रिय रहें। अगर कोई प्रत्यक्ष अनुरोध का जवाब नहीं देता है, तो क्या हुआ यह सोचने में समय बर्बाद न करें। इसके बजाए, उनके साथ जांच करने के लिए एक विनम्र लेकिन प्रत्यक्ष अनुवर्ती ईमेल भेजें। ऊपर सूचीबद्ध सिद्धांतों को लागू करें। और प्रतिक्रिया प्राप्त करने का प्रयास करने में बहुत अधिक समय बर्बाद न करें; अगर प्राप्तकर्ता आपके साथ संवाद नहीं कर रहा है, तो पता करें कि आगे बढ़ने के दौरान या उनसे संपर्क करने के लिए कब जाना है।
समय बचाने के लिए ईमेल का प्रयोग करें
यदि आप जानते हैं कि इसका कुशलतापूर्वक उपयोग कैसे किया जाए तो ईमेल आपको बहुत समय बचा सकता है। और यह संदेश भेजने और प्राप्त करने दोनों के लिए जाता है।
ईमेल का सबसे अच्छा उपयोग करने योग्य संदेशों को वितरित करने के लिए किया जाता है जिन्हें लिखित रूप से पर्याप्त रूप से संप्रेषित किया जाता है। यदि आप ईमेल के लाभों का लाभ उठाते हैं और कई समय बर्बाद करने से बचते हैं, तो यह शक्तिशाली उपकरण के रूप में कार्य करता है।
