Office दस्तावेज़ों को सार्वजनिक रूप से प्रकाशित करने या उन्हें किसी को भेजने से पहले, आप शायद यह जांचना चाहेंगे कि दस्तावेज़ में कौन सी छिपी हुई जानकारी है और संवेदनशील डेटा को हटा दें। यह मेटाडेटा आपकी गोपनीयता पर उल्लंघन कर सकता है या संभावित रूप से शर्मनाक हो सकता है।
छुपा डेटा देखें और निकालें
Office 2013 या Office 2010 पर, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें, जानकारी और इंस्पेक्ट दस्तावेज़ टूल पर क्लिक करें, जो आपको दस्तावेज़ की संभावित संवेदनशील जानकारी के बारे में सूचित करता है। यह जानकारी कार्यालय के पुराने संस्करणों की तुलना में अधिक स्पष्ट है, लेकिन अगर आपको पता नहीं है कि कार्यालय आपके संवेदनशील दस्तावेज़ों को आपके दस्तावेज़ों में जोड़ता है तो यह याद रखना अभी भी आसान है।
Office 2007 पर, रिबन पर Office Orb बटन पर क्लिक करें, तैयार करने के लिए इंगित करें, और दस्तावेज़ का निरीक्षण करें क्लिक करें।
मेटाडाटा किस प्रकार का कार्यालय बचाता है?
कार्यालय दस्तावेज़ गुणों को सहेजता है जिसमें लेखक, विषय, शीर्षक, जिस दिन आपने दस्तावेज़ बनाया था, जब आपने इसे अंतिम बार संशोधित किया था, और दस्तावेज़ पर काम करने में कितना समय लगाया था। इन गुणों में दस्तावेज़, ईमेल शीर्षलेख और अन्य संबंधित जानकारी बनाते समय आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले किसी भी टेम्पलेट का नाम भी शामिल होगा। यह संभावित रूप से शर्मनाक हो सकता है - उदाहरण के लिए, आप अपने मालिक को एक टीपीएस रिपोर्ट भेज सकते हैं और कह सकते हैं कि आप पूरे दिन अकेले काम कर रहे हैं। लेकिन मेटाडाटा यह बता सकता है कि आपने कुछ ही मिनटों के लिए टीपीएस रिपोर्ट पर काम किया था, अन्य लोगों के साथ सहयोग किया था, और आपने इसे बनाते समय "यूसेलस टीपीएस रिपोर्ट टेम्पलेट" नामक टेम्पलेट का इस्तेमाल किया था। इससे भी बदतर, यहां अन्य गोपनीयता निहितार्थ हैं - आप बिना किसी नाम के वेब पर एक दस्तावेज़ प्रकाशित करना चाहते हैं, लेकिन आपका नाम दस्तावेज़ के गुणों में डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देगा।
शीर्षलेख, पाद लेख, वॉटरमार्क, और छिपे हुए पाठ के रूप में स्वरूपित पाठ भी शामिल किया जा सकता है, लेकिन यदि आप दस्तावेज़ की एक सरसरी स्कीम करते हैं तो दिखाई नहीं देंगे। टूल आपको बताता है कि आपके दस्तावेज़ में यह जानकारी है या नहीं।
यदि आपने दस्तावेज़ लिखते समय अन्य लोगों के साथ सहयोग किया है, तो इसमें और भी डेटा होगा। मेटाडेटा दस्तावेज़ पर काम करने वाले सभी लोगों के नामों के साथ-साथ किसी भी टिप्पणी, संशोधन अंक, स्याही एनोटेशन और दस्तावेज़ के पिछले संस्करणों का नाम प्रदर्शित करेगा। यदि आप एक दस्तावेज़ प्रकाशित कर रहे हैं जिस पर आपने काम किया है, तो आप शायद इसे साझा करने के बजाय इस डेटा को हटाना चाहेंगे।
मेटाडेटा सहेजने से कार्यालय को कैसे रोकें
दुर्भाग्यवश, आपको प्रकाशित करने या इसे किसी के साथ साझा करने से पहले प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ से संवेदनशील डेटा को निकालने के लिए दस्तावेज़ इंस्पेक्टर टूल का उपयोग करना होगा। इस जानकारी को कई दस्तावेज़ों से एक साथ हटाने के लिए कोई अंतर्निहित तरीका नहीं है, न ही कार्यालय को इस डेटा को दस्तावेज़ों में लागू करने से रोकने के लिए Office-wide सेटिंग है।
हालांकि, जब भी आप फ़ाइल सहेजते हैं, तो Office स्वचालित रूप से मेटाडेटा को हटा सकता है। आपको इस सेटिंग को आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ पर लागू करना होगा - यह एक दस्तावेज़-विशिष्ट सेटिंग है, न कि सिस्टम-व्यापी सेटिंग।
कार्यालय को अपने दस्तावेज़ों के साथ मेटाडेटा सहेजने से रोकने के लिए, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें, विकल्प क्लिक करें, और ट्रस्ट सेंटर श्रेणी का चयन करें। ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें और गोपनीयता विकल्प का चयन करें। "सहेजें पर फ़ाइल गुणों से व्यक्तिगत जानकारी निकालें" विकल्प सक्षम करें। यदि यह भूरे रंग से दिखाई देता है, तो नीचे दस्तावेज़ दस्तावेज़ निरीक्षक बटन पर क्लिक करें, दस्तावेज़ निरीक्षक चलाएं, और सभी दस्तावेज़ की व्यक्तिगत जानकारी को हटा दें। फिर आपको चेकबॉक्स पर क्लिक करने में सक्षम होना चाहिए।
याद रखें, आपको प्रत्येक विकल्प को अलग से इस विकल्प को बदलना होगा।
यह जानकारी उपयोगी हो सकती है, और इसमें से कुछ सहयोग के लिए या निगमों के लिए दस्तावेज़ पर काम करने वाले लोगों का ट्रैक रखने के लिए भी महत्वपूर्ण है। लेकिन जब दस्तावेज़ प्रकाशित करने का समय हो, तो आप शायद इस मेटाडेटा को हटाना चाहेंगे।
