फ़ाइलों को आकार को छोटा रखने में मदद के लिए कार्यालय पहले से ही दृश्यों के पीछे काम करता है। नई DOCX फ़ाइल प्रकार अनिवार्य रूप से फ़ाइल की सामग्री को संपीड़ित, ज़िप फ़ाइल के रूप में कार्य करता है। दस्तावेज़ में एक से अधिक बार प्रकट होने वाली चित्र और पाठ केवल वास्तविक फ़ाइल में संग्रहीत होती है। इसलिए, कम से कम Office ऐप्स के हाल के संस्करणों में, आप पाएंगे कि बड़े फ़ाइल आकार आमतौर पर आपके दस्तावेज़ों में कई अलग-अलग चित्र होने का परिणाम होते हैं।
अच्छी खबर यह है कि कार्यालय ऐप्स उन छवि आकारों को चेक में रखने के लिए कुछ आसान टूल भी प्रदान करते हैं। इस लेख में, हम अपने उदाहरण के रूप में Office 2016 (अधिक विशेष रूप से, वर्ड 2016) का उपयोग कर रहे हैं। लेकिन आपको वही टूल मिलेंगे जो हम एक्सेल और पावरपॉइंट जैसे अन्य ऑफिस ऐप्स में चर्चा करते हैं, और ऑफिस के पिछले संस्करणों में कम से कम Office 2010 पर वापस जा रहे हैं।
अपने कार्यालय दस्तावेज़ में चित्रों को संपीड़ित करें
चित्रों के साथ दस्तावेज़ के फ़ाइल आकार को कम करने की कोशिश करने में आपको पहला कदम उठाना चाहिए उन चित्रों को संपीड़ित करना। प्रत्येक ऑफिस ऐप बस ऐसा करने के लिए एक आसान उपकरण प्रदान करता है। हम यहां शब्द का उपयोग कर रहे हैं (और यही वह है जिसे हम निम्नलिखित चरणों में देखेंगे), लेकिन आपको अन्य Office ऐप्स में एक ही स्थान पर सुविधाएं मिलेंगी।
अपने दस्तावेज़ में, इसे चुनने के लिए किसी भी चित्र पर क्लिक करें। जब आप कोई चित्र चुनते हैं तो Office टूलबार पर दिखाई देने वाले प्रारूप मेनू पर क्लिक करें।
चित्रों से संपादन जानकारी निकालें
ऑफिस ऐप सही तरीके से निर्मित सभी प्रकार के बेहतरीन चित्र संपादन टूल प्रदान करते हैं। जब आप उनका उपयोग करते हैं, तो शब्द मूल तस्वीर को बरकरार रखता है और आपके द्वारा किए गए संपादन का ट्रैक रखता है ताकि आप उन्हें पूर्ववत कर सकें या मूल तस्वीर पर वापस आएं । अगर आप अपनी छवियों को स्वरूपित करने के तरीके से खुश हैं, तो सहेजी गई संपादन जानकारी से आपकी सभी फाइलों का आकार बढ़ जाता है। यदि आपके दस्तावेज़ में चित्रों को संपीड़ित करने से आपकी फ़ाइल का आकार बहुत कम नहीं हुआ है, तो आप Word को सहेजी गई स्वरूपण जानकारी को भी हटा सकते हैं। फिर से, आप शुरू करने से पहले दस्तावेज़ को एक नई फाइल के रूप में सहेजना चाहेंगे ताकि यदि आवश्यक हो तो आप मूल पर वापस जा सकते हैं।
अपने दस्तावेज़ को खोलने के साथ, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।
हमारे उदाहरण में, हमने एक वर्ड फ़ाइल ("छवि 1.docx" को निम्न छवि में लिया है) जिसमें लगभग 20 अच्छी गुणवत्ता वाली छवियां हैं और वजन में लगभग 48 एमबी वजन है। उनमें से कई छवियों को फसल कर दिया गया था, कुछ का आकार बदल गया था, और कई अन्य तरीकों से संपादित किए गए थे। छवियों को संपीड़ित करने और सहेजी गई स्वरूपण जानकारी को हटाने के बाद, नई छवि ("छवि 2 (संपीड़ित).docx" निम्न छवि में) अब 35 एमबी से कम है, जो फ़ाइल आकार में लगभग 27% कमी है। और DOCX प्रारूप में संपीड़न में निर्मित चित्रित करने के लिए, हमने उस फ़ाइल को भी ज़िपित किया। जैसा कि आप देख सकते हैं, ज़िप्ड और अनजिप फाइलों के बीच आकार में अंतर नगण्य है।
