जेन और कला और फ़ाइल संगठन की कला

2024 लेखक: Geoffrey Carr | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 11:00

क्या आपका डेस्कटॉप स्वच्छता का एक पैरागोन है, या यह इतने सारे आइकनों से बह रहा है कि आप इसे देखने के लिए डरते हैं? यदि आप संगठित हो रहे हैं क्योंकि यह कार्य बहुत बड़ा या चुनौतीपूर्ण है, या आपको नहीं पता कि कहां से शुरू करना है, तो आपको अपने डिजिटल फाइलिंग सिस्टम के जेन निपुणता के रास्ते पर जाने के लिए 40 युक्तियां मिल गई हैं।

उन सभी पाठकों के लिए जो अपनी फाइलें और फ़ोल्डर्स व्यवस्थित करना चाहते हैं, या, यदि वे पहले ही व्यवस्थित हैं, बेहतर संगठित - हमने संगठित और संगठित रहने के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका संकलित की है, एक व्यापक लेख है जो उम्मीद कर सकता है कि आप संभवतः हर संभव युक्ति को कवर कर सकें।

संकेत है कि आपका कंप्यूटर खराब रूप से व्यवस्थित है

यदि आपका कंप्यूटर गड़बड़ है, तो आप शायद इसके बारे में पहले ही जानते हैं। लेकिन अगर आप नहीं हैं, तो यहां कुछ बताने वाले संकेत दिए गए हैं:

• आपके डेस्कटॉप पर 40 से अधिक आइकन हैं
• "मेरे दस्तावेज़" में 300 से अधिक फ़ाइलें और 60 फ़ोल्डर्स शामिल हैं, जिनमें एमपी 3 और डिजिटल फोटो शामिल हैं
• जब भी आपको फ़ाइल ढूंढने की आवश्यकता होती है तो आप Windows की अंतर्निहित खोज सुविधा का उपयोग करते हैं
• आप अपने स्टार्ट मेनू में प्रोग्राम की आउट-ऑफ-कंट्रोल सूची में प्रोग्राम नहीं ढूंढ सकते हैं
• आप अपने सभी वर्ड दस्तावेज़ों को एक फ़ोल्डर में सहेजते हैं, आपकी सभी स्प्रैडशीट्स को दूसरे फ़ोल्डर में इत्यादि
• कोई भी फ़ाइल जो आप खोज रहे हैं वो फ़ोल्डर के चार अलग-अलग सेटों में से किसी एक में हो सकती है

लेकिन शुरू करने से पहले, यहां कुछ त्वरित नोट्स दिए गए हैं:

• हम आपको यह समझने जा रहे हैं कि कौन सी फाइलें और फ़ोल्डर्स हैं, और कैसे बनाएं, सहेजें, नाम बदलें, कॉपी करें और उन्हें हटाएं
• इस आलेख में वर्णित संगठन सिद्धांत समान रूप से लागू होते हैं सब संगनक् सिस्टम। हालांकि, यहां स्क्रीनशॉट दर्शाएंगे कि चीजें विंडोज़ (आमतौर पर विंडोज 7) पर कैसे दिखती हैं। हम विंडोज़ की कुछ उपयोगी विशेषताओं का भी उल्लेख करेंगे जो आपको व्यवस्थित करने में मदद कर सकते हैं।
• प्रत्येक व्यक्ति के पास आयोजन और दाखिल करने का अपना पसंदीदा तरीका है, और "माई वे आपके रास्ते से बेहतर है" तर्क प्राप्त करना बहुत आसान है। वास्तविकता यह है कि वहां है चीजें व्यवस्थित करने का कोई सही तरीका नहीं है। जब मैंने इस लेख को लिखा, तो मैंने एक सामान्यवादी और उद्देश्य दृष्टिकोण को रखने की कोशिश की। मैं खुद को असामान्य रूप से अच्छी तरह व्यवस्थित मानता हूं (जुनून के बिंदु पर, सत्य कहा जाता है), और कंप्यूटर पर फ़ाइलों को एकत्रित करने और व्यवस्थित करने में मुझे 25 साल का अनुभव है। तो मुझे इस विषय पर बहुत कुछ कहना है। लेकिन यहां वर्णित युक्तियाँ केवल हैं एक रास्ता ऐसा करने का उम्मीद है कि इनमें से कुछ सुझाव भी आपके लिए काम करेंगे, लेकिन कृपया इसे करने के लिए किसी भी प्रकार के "सही" तरीके के रूप में इसे न पढ़ें।

लेख के अंत में हम आपको अपने स्वयं के संगठन सुझावों के लिए पाठक से पूछेंगे।

सभी को व्यवस्थित क्यों परेशान करते हैं?

कुछ के लिए, इस सवाल का जवाब स्वयं स्पष्ट है। और फिर भी, शक्तिशाली डेस्कटॉप सर्च सॉफ़्टवेयर के इस युग में (विंडोज़ विस्टा और विंडोज 7 स्टार्ट मेन्यू में निर्मित खोज क्षमताओं और Google डेस्कटॉप सर्च जैसे थर्ड-पार्टी प्रोग्राम्स) में, सवाल पूछने की आवश्यकता है, और उत्तर दिया।

मेरे पास एक दोस्त है जो हर फाइल को वह बनाता है जिसे वह कभी बनाता है, प्राप्त करता है या डाउनलोड करता है मेरे दस्तावेज फ़ोल्डर और सबफॉल्डर में उन्हें दर्ज करने से परेशान नहीं करता है। वह अपने विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम में निर्मित खोज कार्यक्षमता पर निर्भर करता है ताकि वह जो कुछ भी ढूंढ रहा है उसे ढूंढने में मदद कर सके। और वह हमेशा इसे पाता है। वह एक खोज समुराई है। उनके लिए, दाखिल करना मूल्यवान समय का अपशिष्ट है जिसे जीवन का आनंद लेने में खर्च किया जा सकता है!

यह सूट का पालन करने के लिए मोहक है। इसके चेहरे पर, जब कोई उत्कृष्ट खोज सॉफ्टवेयर उपलब्ध होता है तो कोई भी अपनी हार्ड डिस्क को व्यवस्थित करने के लिए समय क्यों नहीं लेगा? खैर, अगर आप कभी भी अपनी फाइलों के साथ करना चाहते हैं तो उन्हें अलग-अलग ढूंढना और उन्हें खोलना (सुनने, संपादन आदि) के लिए करना है, फिर संगठन के एक स्क्रैप को परेशान करने का कोई कारण नहीं है। लेकिन इन सामान्य कार्यों पर विचार करें जो डेस्कटॉप खोज सॉफ़्टवेयर के साथ प्राप्त नहीं हैं:

• फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से खोजें । अक्सर आप जो चाहते हैं उसे ढूंढने के लिए अपने डेस्कटॉप सर्च सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए सुविधाजनक, तेज़ या संभव नहीं है। यह 100% समय पर काम नहीं करता है, या आप इसे भी स्थापित नहीं कर सकते हैं। कभी-कभी आप सीधे उस फ़ाइल पर जाने के लिए तेज़ी से तेज़ी से जाते हैं, यदि आप जानते हैं कि यह एक विशेष उप-फ़ोल्डर में है, तो सैकड़ों खोज परिणामों के माध्यम से घूमने के बजाए।
• समान फाइलों के समूह खोजें (उदाहरण के लिए आपकी सभी "काम" फ़ाइलें, 2008 में आपके यूरोप की छुट्टियों की सभी तस्वीरें, आपके सभी संगीत वीडियो, सभी एमपी 3 चंद्रमा के अंधेरे पक्ष, आपके सभी पत्र जो आपने अपनी पत्नी को लिखा था, आपके सभी कर रिटर्न)। फाइलों का चालाक नामकरण आपको अभी तक प्राप्त करेगा। कभी-कभी यह फ़ाइल बनाई गई थी, यह महत्वपूर्ण है, दूसरी बार यह फ़ाइल प्रारूप है, और दूसरी बार यह फ़ाइल का उद्देश्य है। आप फ़ाइलों का संग्रह कैसे नाम करते हैं ताकि वे अलग-अलग हो सकें कोई भी उपरोक्त मानदंडों में से? संक्षिप्त उत्तर, आप नहीं कर सकते।
• फ़ाइलों को एक नए कंप्यूटर पर ले जाएं । अब आपके कंप्यूटर को अपग्रेड करने का समय है। आप उन सभी फ़ाइलों को जल्दी से कैसे पकड़ते हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं? या आप तय करने का फैसला करते हैं दो कंप्यूटर अब - एक घर के लिए और एक काम के लिए। कार्य कंप्यूटर से उन्हें स्थानांतरित करने के लिए आप केवल कार्य-संबंधित फ़ाइलों को तुरंत कैसे अलग करते हैं?
• फ़ाइलों को अन्य कंप्यूटरों में सिंक्रनाइज़ करें । यदि आपके पास एक से अधिक कंप्यूटर हैं, और आपको अपनी कुछ फ़ाइलों को अन्य कंप्यूटर (जैसे आपका संगीत संग्रह) पर दर्पण करने की आवश्यकता है, तो आपको तुरंत यह निर्धारित करने का एक तरीका चाहिए कि कौन सी फाइलों को सिंक किया जाना है और जो नहीं हैं। निश्चित रूप से आप सिंक्रनाइज़ नहीं करना चाहते हैं सब कुछ?
• बैक अप लेने के लिए कौन सी फाइलें चुनें । यदि आपका बैकअप शासन एकाधिक बैकअप के लिए कॉल करता है, या तेज़ी से बैकअप की आवश्यकता होती है, तो आपको यह निर्दिष्ट करने में सक्षम होना होगा कि कौन सी फाइलों का बैक अप लेना है, और जो नहीं हैं। यह संभव नहीं है अगर वे सभी एक ही फ़ोल्डर में हैं।

आखिरकार, यदि आप केवल ऐसे व्यक्ति हैं जो संगठित, साफ और आदेश देने में आनंद लेते हैं (मुझे! मुझे!), तो आपको किसी कारण की भी आवश्यकता नहीं है। असंगठित होने के नाते बस असंभव है।

संगठित करने पर युक्तियाँ

यहां हम संगठित होने के तरीके पर हमारी 40 सर्वश्रेष्ठ युक्तियां प्रस्तुत करते हैं। या, यदि आप पहले से ही व्यवस्थित हैं, तो प्राप्त करने के लिए बेहतर का आयोजन किया।

युक्ति # 1। सावधानी से अपना संगठन सिस्टम चुनें

कारण है कि ज्यादातर लोग व्यवस्थित नहीं हैं कि यह लेता है पहर। और यह प्रथम जो समय लगता है वह संगठन की प्रणाली पर निर्णय ले रहा है। यह हमेशा व्यक्तिगत वरीयता का मामला है, और है नहीं ऐसा कुछ जो वेबसाइट पर एक गीक आपको बता सकता है। आपको हमेशा अपना खुद का तंत्र चुनना चाहिए, इस पर आधारित है कि आपका दिमाग कैसे व्यवस्थित होता है (जो यह मानता है कि आपका दिमाग वास्तव में व्यवस्थित है)।

हम आपको निर्देश नहीं दे सकते, लेकिन हम कर सकते हैं सुझाव दें:

• आप कंप्यूटर के उपयोगकर्ताओं के आधार पर एक प्रणाली के साथ शुरू करना चाह सकते हैं। यानी "माई फाइल्स", "माई वाइफ्स फाइल्स", माई सोन्स फाइल्स ", आदि।" माई फाइल्स "के अंदर, आप इसे" पर्सनल "और" बिजनेस "में तोड़ सकते हैं। तब आप महसूस कर सकते हैं कि ओवरलैप हैं। उदाहरण के लिए, हर कोई संगीत पुस्तकालय, या स्कूल के खेल से तस्वीरें साझा करना चाहता है। तो आप "सामान्य" फ़ाइलों के लिए "परिवार" नामक एक और फ़ोल्डर बना सकते हैं।

• आप तय कर सकते हैं कि आपकी फ़ाइलों का उच्चतम स्तर का टूटना प्रत्येक फ़ाइल के "स्रोत" पर आधारित है। दूसरे शब्दों में, जिन्होंने फाइलें बनाई हैं। आपके पास "एमई (व्यवसाय या व्यक्तिगत) द्वारा बनाई गई फ़ाइलें" हो सकती हैं, "जिन लोगों को मैं जानता हूं (परिवार, दोस्तों, आदि) द्वारा बनाई गई फ़ाइलें", और आखिरकार "बाकी दुनिया द्वारा बनाई गई फ़ाइलें (एमपी 3 संगीत फ़ाइलें, डाउनलोड या फट गईं फिल्में या टीवी शो, सॉफ़्टवेयर इंस्टॉलेशन फाइलें, भव्य डेस्कटॉप वॉलपेपर छवियां जिन्हें आपने एकत्र किया है, आदि)। "यह सिस्टम एक ऐसा होता है जिसे मैं स्वयं उपयोग करता हूं। निचे देखो:

  

  निशान मेरे द्वारा बनाई गई फाइलों के लिए है कुलपति मेरी कंपनी (वर्चुअल क्रिएशन) द्वारा बनाई गई फाइलों के लिए है अन्य लोग मेरे दोस्तों और परिवार द्वारा बनाई गई फाइलों के लिए है डेटा बाकी दुनिया है इसके अलावा, सेटिंग्स वह है जहां मैं अपने स्थापित सॉफ़्टवेयर के लिए कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइलों और अन्य प्रोग्राम डेटा फ़ाइलों को संग्रहीत करता हूं (इस पर अधिक टिप # 34 में, नीचे)।

• प्रत्येक फ़ोल्डर आगे के लिए अपनी विशेष आवश्यकताओं का सेट प्रस्तुत करेगा उपसंगठन। उदाहरण के लिए, आप अपने संगीत संग्रह को कलाकार के नाम के आधार पर उप-फ़ोल्डर में व्यवस्थित करने का निर्णय ले सकते हैं, जबकि आपका डिजिटल फोटो उन्हें ली गई तारीख के आधार पर व्यवस्थित किया जा सकता है। यह प्रत्येक उप-फ़ोल्डर के लिए अलग हो सकता है!
• एक और रणनीति "वर्तमानता" पर आधारित होगी। जिन फ़ाइलों को आपने अभी तक खोलना है और एक फ़ोल्डर में लाइव देखना है। जिन लोगों को देखा गया है लेकिन अभी तक किसी अन्य स्थान पर लाइव नहीं किया गया है। वर्तमान, सक्रिय परियोजनाएं अभी तक एक और जगह पर रहती हैं। अन्य सभी फाइलें (आपका "संग्रह", यदि आप चाहें) चौथे फ़ोल्डर में रहेंगे। (और निश्चित रूप से, उस अंतिम फ़ोल्डर के भीतर आपको पिछले बुलेट बिंदुओं में से एक के आधार पर एक और उप-प्रणाली बनाने की आवश्यकता होगी)।

इसमें कुछ विचार डालें - अपूर्ण साबित होने पर इसे बदलना एक बड़ी परेशानी हो सकती है! आपके द्वारा आने वाली किसी भी प्रणाली को लागू करने की परेशानी पर जाने से पहले, अपने स्वामित्व वाली फ़ाइलों के विस्तृत क्रॉस-सेक्शन की जांच करें और देखें कि क्या वे सभी आपके सिस्टम में बैठने के लिए एक अच्छी लॉजिकल जगह ढूंढ पाएंगे।

युक्ति # 2. जब आप अपने सिस्टम पर निर्णय लेते हैं, डटे रहो!

सिस्टम बनाने और अपनी सभी फाइलों को दर्ज करने की सभी परेशानी के मुकाबले और कुछ भी व्यर्थ नहीं है, और फिर जब भी आप बनाते हैं, प्राप्त करते हैं या डाउनलोड करते हैं नया फ़ाइल, आप बस इसे अपने डेस्कटॉप पर डंप करें। आपको अनुशासित होना चाहिए - हमेशा के लिए! आपको प्राप्त हर नई फाइल, उन अतिरिक्त कुछ सेकंड्स को फाइल करने के लिए खर्च करें जहां यह संबंधित है! अन्यथा, केवल एक या दो महीनों में, आप पहले से भी बदतर हो जाएंगे - आपकी फाइलों का आधा हिस्सा व्यवस्थित किया जाएगा और आधा असंगठित हो जाएगा - और आप नहीं जान पाएंगे कि कौन सा है!

युक्ति # 3. सावधानीपूर्वक अपने संरचना के रूट फ़ोल्डर का चयन करें

प्रत्येक डेटा फ़ाइल (दस्तावेज़, फोटो, संगीत फ़ाइल, इत्यादि) जो आप बनाते हैं, स्वयं के लिए या आपके लिए महत्वपूर्ण हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कहां से आया था, भीतर पाया जाना चाहिए एक एकल फ़ोल्डर, और वह एक एकल फ़ोल्डर आपके सी: ड्राइव (रूट के उप-फ़ोल्डर के रूप में) पर स्थित होना चाहिए सी:)। दूसरे शब्दों में, करो नहीं अपने फ़ोल्डर संरचना को मानक फ़ोल्डर में "मेरा दस्तावेज़" जैसे आधार दें। यदि आप करते हैं, तो आप यह तय करने के लिए ऑपरेटिंग सिस्टम इंजीनियरों तक जा रहे हैं कि फ़ोल्डर संरचना आपके लिए सबसे अच्छी है। और हर ऑपरेटिंग सिस्टम की एक अलग प्रणाली है! विंडोज 7 में आपकी फाइलें मिलती हैं C: Users YourName, जबकि विंडोज एक्सपी पर यह था सी: दस्तावेज़ और सेटिंग्स YourName मेरे दस्तावेज़ । यूनिक्स सिस्टम में यह अक्सर होता है / घर / YourName.

ये मानक डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स जंक फ़ाइलों और फ़ोल्डर्स से भरने लगते हैं जो आपके लिए बिल्कुल महत्वपूर्ण नहीं हैं। "मेरे दस्तावेज़" सबसे खराब अपराधी है। ऐसा लगता है कि आपके द्वारा इंस्टॉल किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर का हर दूसरा भाग "मेरे दस्तावेज़" फ़ोल्डर में अपना फ़ोल्डर बनाना पसंद करता है। ये फ़ोल्डर्स आमतौर पर आपके संगठनात्मक ढांचे के भीतर फिट नहीं होते हैं, इसलिए उनका उपयोग न करें! वास्तव में, "मेरे दस्तावेज़" फ़ोल्डर का भी उपयोग न करें। इसे जंक से भरने दें, और फिर इसे अनदेखा करें। यह विचित्र लगता है, लेकिन: कभी भी अपने "मेरे दस्तावेज़" फ़ोल्डर पर न जाएं! अपने आइकन / लिंक को "मेरे दस्तावेज़" में हटाएं और फ़ोल्डरों के लिंक के साथ उन्हें बदलें आप बनाया और आप देखभाल के बारे में!

खरोंच से अपनी खुद की फाइल सिस्टम बनाएँ! शायद इसे रखने के लिए सबसे अच्छी जगह आपके पर होगी डी: ड्राइव - यदि आपके पास एक है। इस तरह, सब कुछ तुंहारे फाइलें एक ड्राइव पर रहती हैं, जबकि सभी ऑपरेटिंग सिस्टम और सॉफ्टवेयर घटक फाइलें सी: ड्राइव पर रहते हैं - बस और सुंदर ढंग से अलग होती हैं। इसका लाभ गहरा है। न केवल स्पष्ट संगठनात्मक लाभ हैं (नीचे टिप # 10 देखें), लेकिन जब आपके डेटा को किसी नए कंप्यूटर पर माइग्रेट करने की बात आती है, तो आप (कभी-कभी) अपने डी: ड्राइव को अनप्लग कर सकते हैं और इसे डी के रूप में प्लग कर सकते हैं: ड्राइव आपका नया कंप्यूटर (इसका तात्पर्य है कि डी: ड्राइव वास्तव में एक अलग भौतिक डिस्क है, और सी के समान डिस्क पर विभाजन नहीं है:)। आपको थोड़ा सा गति सुधार भी मिलता है (फिर से, केवल तभी जब आपका सी: और डी: ड्राइव अलग-अलग भौतिक डिस्क पर हों)।

चेतावनी: नीचे टिप # 12 से, आप देखेंगे कि वास्तव में एक ही फ़ाइल सिस्टम संरचना होना वास्तव में एक अच्छा विचार है - जिस पर इसे दायर किया गया ड्राइव भी शामिल है सब आपके कंप्यूटर के हैं। तो यदि आप इसका उपयोग करने का फैसला करते हैं डी: अपनी फाइलों के लिए स्टोरेज सिस्टम के रूप में ड्राइव करें, सुनिश्चित करें कि आप डी: ड्राइव पर उपयोग करने में सक्षम हैं सब आपके पास कंप्यूटर है। यदि आप इसे सुनिश्चित नहीं कर सकते हैं, तो आप अभी भी अपनी फ़ाइलों को स्टोर करने के लिए एक चालाक geeky चाल का उपयोग कर सकते हैं डी: ड्राइव, लेकिन अभी भी उन सभी के माध्यम से उपयोग करें सी: ड्राइव (नीचे टिप # 17 देखें)।

यदि आपके पास केवल एक हार्ड डिस्क है (सी:), फिर एक समर्पित फ़ोल्डर बनाएँ जिसमें शामिल होगा सब आपकी फाइलें - कुछ पसंद है C: फ़ाइलें । फ़ोल्डर का नाम महत्वपूर्ण नहीं है, लेकिन इसे एक एकल, संक्षिप्त शब्द बनाएं।

इसके अनेक कारण हैं:

• बैकअप शासन बनाते समय, यह तय करना आसान होता है कि किन फ़ाइलों का बैक अप लेना चाहिए - वे सभी एक फ़ोल्डर में हैं!
• यदि आप कभी भी अपने कंप्यूटर में एक नए के लिए व्यापार करने का फैसला करते हैं, तो आप जानते हैं कि कौन सी फाइल माइग्रेट करने के लिए है
• आप हमेशा जानते होंगे कि किसी भी फाइल के लिए खोज कहां शुरू करें
• यदि आप अन्य कंप्यूटरों के साथ फ़ाइलों को सिंक्रनाइज़ करते हैं, तो यह आपके सिंक्रनाइज़ेशन दिनचर्या को बहुत सरल बनाता है। यह आपके सभी शॉर्टकट्स को अन्य मशीनों पर काम करना जारी रखता है (इसके बारे में अधिक जानकारी # 24, नीचे)।

एक बार जब आप तय कर लें कि आपकी फाइल कहां जाना चाहिए, तो डाल दें सब वहां आपकी फाइलें - सब कुछ! ऑपरेटिंग सिस्टम ("माई म्यूजिक", "माई पिक्चर्स" इत्यादि) द्वारा आपके लिए बनाए गए मानक, डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डरों को पूरी तरह से अवहेलना करें। असल में, आप वास्तव में उन फ़ोल्डरों में से कई को अपनी संरचना में स्थानांतरित कर सकते हैं (इसके बारे में अधिक जानकारी, टिप # 6 में)।

जितना अधिक आप पूरी तरह से अपनी सभी डेटा फाइलें प्राप्त करते हैं (दस्तावेज, फोटो, संगीत, आदि) तथा आपकी सभी कॉन्फ़िगरेशन सेटिंग्स उस फ़ोल्डर में, फिर उपरोक्त सभी कार्यों को निष्पादित करना आसान होगा।

एक बार यह हो गया है, और सब कुछ तुंहारे फाइलें रहते हैं एक फ़ोल्डर, सब अन्य सी में फ़ोल्डर्स: "ऑपरेटिंग सिस्टम" फ़ोल्डर्स के रूप में सोचा जा सकता है, और इसलिए हमारे लिए दिन-प्रति-दिन ब्याज का विचार किया जा सकता है।

यहां एक अच्छी तरह व्यवस्थित सी: ड्राइव का एक स्क्रीनशॉट है, जहां सभी उपयोगकर्ता फाइलें स्थित हैं फ़ाइलें फ़ोल्डर:

युक्ति # 4. उप-फ़ोल्डर का प्रयोग करें

यह हमारी सबसे सरल और सबसे स्पष्ट युक्ति होगी। यह लगभग कहने के बिना चला जाता है। आपके द्वारा तय की जाने वाली कोई संगठनात्मक प्रणाली (टिप # 1 देखें) की आवश्यकता होगी कि आप अपनी फ़ाइलों के लिए उप-फ़ोल्डर्स बनाएं। नियमित आधार पर फ़ोल्डरों को बनाने के लिए उपयोग करें।

युक्ति # 5. गहराई के बारे में शर्मिंदा मत बनो

आपको आवश्यकतानुसार उप-फ़ोल्डर के कई स्तर बनाएं। ऐसा करने के लिए डरो मत। प्रत्येक बार जब आप उप-फ़ोल्डर में संबंधित फाइलों के समूह को समूहित करने का अवसर देखते हैं, तो ऐसा करें। उदाहरणों में शामिल हो सकते हैं: एक संगीत सीडी से सभी एमपी 3, एक छुट्टी से सभी तस्वीरें, या एक ग्राहक से सभी दस्तावेज।

फाइलों को फ़ोल्डर में डालने के लिए बिल्कुल ठीक है सी: फ़ाइलें Me दूसरों से सेवाओं WestCo बैंक वक्तव्य 200 से । यह केवल सात स्तर गहरे है। दस स्तर असामान्य नहीं है। बेशक, यह बहुत दूर लेना संभव है। यदि आप स्वयं को केवल एक फ़ाइल रखने के लिए उप-फ़ोल्डर बनाते हैं, तो आप शायद थोड़ा अधिक उत्साही बन गए हैं। दूसरी तरफ, यदि आप केवल दो स्तरों के साथ संरचना बनाते हैं (उदाहरण के लिए C: Files कार्य) तो आपने वास्तव में किसी भी स्तर का संगठन हासिल नहीं किया है (जब तक कि आप केवल छह फाइलों के स्वामी न हों!)। आपका "वर्क" फ़ोल्डर एक डंपिंग ग्राउंड बन जाएगा, जैसे आपका डेस्कटॉप था, इसमें सैकड़ों फाइलें थीं।

युक्ति # 6. मानक उपयोगकर्ता फ़ोल्डरों को अपने स्वयं के फ़ोल्डर संरचना में ले जाएं

विंडोज़ सहित अधिकांश ऑपरेटिंग सिस्टम, अपने प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए मानक फ़ोल्डरों का एक सेट बनाते हैं। ये फ़ोल्डर तब दस्तावेज़ों, संगीत फ़ाइलों, डिजिटल फ़ोटो और डाउनलोड की गई इंटरनेट फ़ाइलों जैसे फ़ाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट स्थान बन जाते हैं। विंडोज 7 में, पूरी सूची नीचे दिखाया गया है:

इनमें से कुछ फ़ोल्डरों का आप कभी भी उपयोग नहीं कर सकते हैं और न ही देखभाल कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, पसंदीदा फ़ोल्डर, यदि आप अपने ब्राउज़र के रूप में इंटरनेट एक्सप्लोरर का उपयोग नहीं कर रहे हैं)। वे लोग जहां आप जा सकते हैं वे कहां हैं। लेकिन आप उन फ़ाइलों को स्टोर करने के लिए कुछ अन्य फ़ोल्डरों का उपयोग कर रहे हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं। भले ही आप हैं नहीं उनका उपयोग करते हुए, विंडोज़ अब भी कई प्रकार की फाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट भंडारण स्थान के रूप में उनका इलाज करेगा। जब आप एक मानक फ़ाइल प्रकार को सहेजने के लिए जाते हैं, तो यह उस फ़ोल्डर में सहेजने के लिए स्वचालित रूप से संकेत दिया जा सकता है जो आपकी स्वयं की फ़ाइल संरचना का हिस्सा नहीं है।

लेकिन एक आसान समाधान है: उन फ़ोल्डर को ले जाएं जिन्हें आप अपनी खुद की फ़ोल्डर संरचना में रखते हैं! यदि आप करते हैं, तो अगली बार जब आप इसी प्रकार की फ़ाइल को सहेजने के लिए जाते हैं, तो विंडोज आपको इसे नए, स्थानांतरित स्थान में सहेजने के लिए संकेत देगा।

फ़ोल्डरों को स्थानांतरित करना आसान है। बस उन्हें नए स्थान पर खींचें और छोड़ दें। यहां डिफ़ॉल्ट का एक स्क्रीनशॉट है मेरा संगीत फ़ोल्डर को मेरे कस्टम व्यक्तिगत फ़ोल्डर में ले जाया जा रहा है (निशान):

युक्ति # 7 । बुद्धिमानी से नाम फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स

यह एक और है जो लगभग बिना कहने के चला जाता है, लेकिन हम इसे वैसे भी कहेंगे: करो नहीं फ़ाइलों को बनाने की अनुमति दें जिनके अर्थहीन नाम हैं Document1.doc, या फ़ोल्डर्स कहा जाता है नया फ़ोल्डर (2) । उस अतिरिक्त 20 सेकंड को लें और फ़ाइल / फ़ोल्डर के लिए एक सार्थक नाम के साथ आना - जो कि नाम में पूरी सामग्री को दोहराए बिना अपनी सामग्री को सटीक रूप से प्रकट करता है।

युक्ति # 8 । लांग फाइलनाम के लिए देखें

यह बताने का एक और तरीका है कि आपने अभी तक अपने फ़ोल्डर पदानुक्रम में पर्याप्त गहराई नहीं बनाई है, यह है कि आपकी फ़ाइलों को अक्सर लंबे नामों की आवश्यकता होती है। अगर आपको फाइल को कॉल करने की ज़रूरत है जॉनसन बिक्री आंकड़े मार्च 200 9.xls (जो एक ही फ़ोल्डर में रहने के लिए हो सकता है एबरक्रंबी बजट रिपोर्ट 2008.xls), तो हो सकता है कि आप कुछ सब-फ़ोल्डर्स बनाना चाहें ताकि पहली फ़ाइल को आसानी से बुलाया जा सके March.xls, और में रह रहे हैं ग्राहक जॉनसन बिक्री आंकड़े 200 9 फ़ोल्डर।

एक अच्छी तरह से स्थापित फ़ाइल केवल एक संक्षिप्त फ़ाइल नाम की जरूरत है!

युक्ति # 9 । शॉर्टकट का प्रयोग करें! हर जगह!

यह संभवतः एकमात्र सबसे उपयोगी और महत्वपूर्ण युक्ति है जिसे हम पेश कर सकते हैं। एक शॉर्टकट एक फ़ाइल को दो स्थानों पर एक बार में रहने की अनुमति देता है।

तुम ऐसा क्यों चाहेगो? खैर, आज बाजार पर हर लोकप्रिय ऑपरेटिंग सिस्टम की फाइल और फ़ोल्डर संरचना है श्रेणीबद्ध। इसका मतलब है कि सभी ऑब्जेक्ट्स (फाइलें और फ़ोल्डर्स) हमेशा के भीतर रहते हैं एक मूल फोल्डर। यह एक पेड़ की तरह थोड़ा सा है। एक पेड़ में शाखाएं (फ़ोल्डर्स) और पत्तियां (फाइलें) होती हैं। प्रत्येक पत्ता, और प्रत्येक शाखा, बिल्कुल एक मूल शाखा द्वारा समर्थित है, सभी तरह से पेड़ की जड़ तक (जो संयोगवश, सी है: सी: को सी: ड्राइव के "रूट फ़ोल्डर" कहा जाता है)।

उस हार्ड डिस्क को संरचित किया गया है, इस तरह से स्पष्ट और यहां तक कि जरूरी प्रतीत हो सकता है, लेकिन यह डेटा व्यवस्थित करने का एकमात्र तरीका है। अन्य हैं: रिलेशनल डेटाबेस, उदाहरण के लिए, संरचित डेटा को पूरी तरह से व्यवस्थित करें। पदानुक्रमित फाइलिंग संरचनाओं की मुख्य सीमा यह है कि एक फ़ाइल केवल एक ही समय में - केवल एक फ़ोल्डर में - पेड़ की एक शाखा में हो सकती है। यह समस्या क्यों है? खैर, दो मुख्य कारण हैं कि यह सीमा कंप्यूटर उपयोगकर्ताओं के लिए एक समस्या क्यों है:

1. हमारे संगठनात्मक तर्क के अनुसार, फ़ाइल के लिए "सही" जगह अक्सर बहुत ही होती है असुविधाजनक उस फ़ाइल के लिए जगह स्थित है। सिर्फ इसलिए कि यह सही ढंग से दायर किया गया है इसका मतलब यह नहीं है कि इसे प्राप्त करना आसान है। आपकी फ़ाइल को आपकी उप-फ़ोल्डर संरचना में गहरे छः स्तरों को दफन किया जा सकता है, लेकिन आपको हर दिन इस फ़ाइल में नियमित और तेज़ी से पहुंच की आवश्यकता हो सकती है। आप इसे हमेशा एक सुविधाजनक स्थान पर ले जा सकते हैं, लेकिन इसका मतलब यह होगा कि जब भी आप इस पर काम करना समाप्त करेंगे तो आपको इसे "सही" स्थान पर फिर से दर्ज करना होगा। सबसे असंतोषजनक।
2. आपकी फ़ाइल संरचना में दो या दो से अधिक अलग-अलग स्थानों में एक फ़ाइल बस "संबंधित" हो सकती है। उदाहरण के लिए, कहें कि आप एक एकाउंटेंट हैं और आपने जॉन स्मिथ के लिए 200 9 की कर वापसी पूरी की है। यह फ़ाइल आपको कॉल करने के लिए समझ में आ सकती है 200 टैक्स रिटर्न डॉक और इसे नीचे दर्ज करें ग्राहक जॉन स्मिथ । लेकिन आपके लिए एक ही स्थान पर अपने सभी ग्राहकों से 200 9 कर रिटर्न प्राप्त करना भी महत्वपूर्ण हो सकता है। तो आप कर सकते हैं भी फ़ाइल को कॉल करना चाहते हैं जॉन स्मिथ डॉक और इसे नीचे दर्ज करें कर रिटर्न 200 9 । समस्या पूरी तरह से पदानुक्रमित फाइलिंग सिस्टम में है, आप इसे दोनों जगहों पर नहीं डाल सकते हैं। Grrrrr!

सौभाग्य से, विंडोज़ (और अधिकांश अन्य ऑपरेटिंग सिस्टम) आपको ऐसा करने का एक तरीका प्रदान करते हैं: इसे "शॉर्टकट" कहा जाता है (जिसे मैक्स पर "उपनाम" और यूनिक्स सिस्टम पर "प्रतीकात्मक लिंक" भी कहा जाता है) कहा जाता है। शॉर्टकट्स एक फ़ाइल को एक स्थान पर मौजूद होने की अनुमति देता है, और एक आइकन जो फ़ाइल का प्रतिनिधित्व करता है बनाने के लिए और कहीं भी आप कहीं भी डाल दिया। वास्तव में, आप एक दर्जन ऐसे आइकन बना सकते हैं और उन्हें अपनी हार्ड डिस्क पर स्कैटर कर सकते हैं। इनमें से किसी एक आइकन / शॉर्टकट पर डबल-क्लिक करने से मूल फ़ाइल खुलती है, जैसे कि आपने मूल फ़ाइल पर डबल-क्लिक किया था।

निम्नलिखित दो आइकन पर विचार करें:

बाईं ओर वाला एक वास्तविक शब्द दस्तावेज़ है, जबकि दाईं ओर वाला एक शॉर्टकट है का प्रतिनिधित्व करता है शब्द दस्तावेज़। किसी भी आइकन पर डबल-क्लिक करने से एक ही फाइल खुल जाएगी। आइकन के बीच दो मुख्य दृश्य अंतर हैं:

1. शॉर्टकट में निचले बाएं कोने में एक छोटा तीर होगा (विंडोज़ पर, वैसे भी)
2. शॉर्टकट को ऐसा नाम रखने की अनुमति है जिसमें फ़ाइल एक्सटेंशन (".docx" भाग शामिल नहीं है, इस मामले में)

आप किसी भी वास्तविक डेटा को खोए बिना किसी भी समय शॉर्टकट हटा सकते हैं। मूल अभी भी बरकरार है। आप जो भी खो देते हैं वह उस शॉर्टकट से कहीं भी उस डेटा तक पहुंचने की क्षमता है।

तो शॉर्टकट इतने महान क्यों हैं? क्योंकि वे हमें पदानुक्रमित फाइल सिस्टम की मुख्य सीमा को आसानी से पार करने की अनुमति देते हैं, और एक ही समय में दो (या अधिक) स्थानों में एक फ़ाइल डालते हैं। आप हमेशा ऐसी फाइलें हैं जो आपके संगठनात्मक तर्क के साथ अच्छा नहीं खेलती हैं, और केवल एक ही स्थान पर दायर नहीं की जा सकती हैं। वे दो स्थानों पर मौजूद होने की मांग करते हैं। शॉर्टकट्स इसे अनुमति देते हैं! इसके अलावा, वे आपको सुविधाजनक स्थान के लिए एक स्थान पर अपनी सबसे अधिक खुली फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को एक साथ इकट्ठा करने की अनुमति देते हैं। ठंडा हिस्सा यह है कि मूल फाइलें रहती हैं, जहां वे हैं, अपने पूरी तरह व्यवस्थित स्थान में हमेशा के लिए सुरक्षित हैं।

तो आपके अक्सर खोले गए फाइलों का संग्रह - और चाहिए - का संग्रह बनें शॉर्टकट!

यदि आप अभी भी शॉर्टकट की उपयोगिता से सहमत नहीं हैं, तो एक सामान्य विंडोज कंप्यूटर के निम्नलिखित प्रसिद्ध क्षेत्रों पर विचार करें:

• स्टार्ट मेनू (और इसके भीतर रहने वाले सभी प्रोग्राम)
• क्विक लॉन्च बार (या विंडोज 7 में सुपरबार)
• विंडोज एक्सप्लोरर विंडो के शीर्ष बाएं कोने में "पसंदीदा फ़ोल्डर्स" क्षेत्र (विंडोज विस्टा या विंडोज 7 में)
• आपके इंटरनेट एक्सप्लोरर पसंदीदा या फ़ायरफ़ॉक्स बुकमार्क

इन क्षेत्रों में से प्रत्येक आइटम एक शॉर्टकट है! उनमें से प्रत्येक क्षेत्र केवल एक उद्देश्य के लिए मौजूद है: सुविधा के लिए - आपको उन फ़ाइलों और फ़ोल्डर्स का संग्रह प्रदान करने के लिए जो आप अक्सर एक्सेस करते हैं।

अब तक देखना आसान होना चाहिए कि शॉर्टकट एक ही उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किए गए हैं: अपनी फ़ाइलों को अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए। प्रत्येक बार जब आप शॉर्टकट पर डबल-क्लिक करते हैं, तो आपको फ़ाइल (या फ़ोल्डर, या प्रोग्राम, या ड्राइव, या नियंत्रण कक्ष आइकन) का पता लगाने की परेशानी बचाई जाती है जो यह दर्शाती है।

शॉर्टकट्स हमें फ़ाइल और फ़ोल्डर संगठन के सुनहरे नियम का आविष्कार करने की अनुमति देता है:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file. Use a shortcut instead”

(यह नियम निश्चित रूप से बैकअप उद्देश्यों के लिए बनाई गई प्रतियों पर लागू नहीं होता है!)

कम नियम भी हैं, जैसे कि "अपने कार्य क्षेत्र में फ़ाइल को स्थानांतरित न करें - इसके बजाए वहां एक शॉर्टकट बनाएं", और "जब भी आप फ़ाइल को ढूंढने में कितना समय लेते हैं, इस पर शॉर्टकट बनाएं, उस सुविधाजनक स्थान पर शॉर्टकट रखें।"

तो हम इन बड़े पैमाने पर उपयोगी शॉर्टकट कैसे बना सकते हैं? दो मुख्य तरीके हैं:

1. मूल फ़ाइल या फ़ोल्डर "कॉपी करें" (उस पर क्लिक करें और टाइप करें Ctrl-C, या उस पर राइट-क्लिक करें और चुनें प्रतिलिपि):

   

   फिर गंतव्य फ़ोल्डर के रिक्त क्षेत्र (उस स्थान पर जहां आप शॉर्टकट जाना चाहते हैं) पर राइट-क्लिक करें और चुनें शॉर्टकट चिपकाएँ:

   

2. राइट-ड्रैग (दाएं माउस बटन के साथ खींचें) फ़ाइल फ़ोल्डर से गंतव्य फ़ोल्डर में फ़ाइल। जब आप गंतव्य फ़ोल्डर पर माउस बटन को छोड़ देते हैं, तो मेनू पॉप अप होता है:

   

   चुनते हैं यहां शॉर्टकट बनाएं.

ध्यान दें कि जब शॉर्टकट बनाए जाते हैं, तो उन्हें अक्सर कुछ नाम दिया जाता है बजट Detail.doc के लिए शॉर्टकट (विंडोज एक्सपी) या बजट विवरण - Shortcut.doc (विंडोज 7)। यदि आपको उन अतिरिक्त शब्दों को पसंद नहीं है, तो आप आसानी से शॉर्टकट का नाम बदलकर नाम बदल सकते हैं, या आप विंडोज़ को पहले स्थान पर अतिरिक्त शब्दों को कभी भी सम्मिलित करने के लिए कॉन्फ़िगर नहीं कर सकते हैं (यह देखने के तरीके पर हमारा लेख देखें)।

और निश्चित रूप से, आप फ़ोल्डरों के लिए शॉर्टकट भी बना सकते हैं, सिर्फ फाइलों के लिए नहीं!

जमीनी स्तर:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

युक्ति # 10 । डेटा फ़ाइलों से अलग एप्लिकेशन फ़ाइलें

कोई भी डिजिटल संगठन गुरु इस नियम को आपके अंदर ड्रम करेगा। एप्लिकेशन फ़ाइलें आपके द्वारा इंस्टॉल किए गए सॉफ़्टवेयर के घटक हैं (उदा। माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड, एडोब फोटोशॉप या इंटरनेट एक्सप्लोरर)। डेटा फाइलें वे फ़ाइलें हैं जिन्हें आपने स्वयं सॉफ़्टवेयर (जैसे वर्ड डॉक्यूमेंट्स, डिजिटल फोटो, ईमेल या प्लेलिस्ट) का उपयोग करके बनाया है।

सॉफ्टवेयर स्थापित, अनइंस्टॉल और हर समय अपग्रेड हो जाता है। उम्मीद है कि आपके पास हमेशा मूल स्थापना मीडिया (या डाउनलोड की गई सेट-अप फ़ाइल) कहीं सुरक्षित रखी जाती है, और इस प्रकार किसी भी समय आपके सॉफ़्टवेयर को पुनर्स्थापित कर सकती है। इसका मतलब है कि सॉफ़्टवेयर घटक फ़ाइलें बहुत कम हैं। जबकि आपके द्वारा उस सॉफ़्टवेयर के साथ बनाई गई फ़ाइलें परिभाषा के अनुसार महत्वपूर्ण हैं। महत्वपूर्ण फाइलों से हमेशा महत्वपूर्ण फाइलों को अलग करना एक अच्छा नियम है।

तो जब आपका सॉफ़्टवेयर आपको आपके द्वारा बनाई गई फ़ाइल को सहेजने के लिए संकेत देता है, तो एक पल लें और यह जांचें कि यह कहां है कि आप फ़ाइल को सहेजते हैं। यदि यह सुझाव दे रहा है कि आप फ़ाइल को सॉफ़्टवेयर के समान फ़ोल्डर में सहेजते हैं, तो निश्चित रूप से उस सुझाव का पालन न करें। इसे अपने अंदर फाइल करें अपना फ़ोल्डर! वास्तव में, देखें कि क्या आप प्रोग्राम का कॉन्फ़िगरेशन विकल्प पा सकते हैं जो निर्धारित करता है कि डिफ़ॉल्ट रूप से फ़ाइलें कहां से सहेजी जाती हैं (यदि इसमें कोई है), और इसे बदलें।

युक्ति # 1 1. आधारित फाइलें व्यवस्थित करें उद्देश्य, नहीं फ़ाइल प्रकार पर

यदि आपके पास है, उदाहरण के लिए एक फ़ोल्डर कहा जाता है कार्य Clients जॉनसन, और उस फ़ोल्डर के भीतर आपके पास दो उप-फ़ोल्डर्स हैं, शब्द दस्तावेज़ तथा स्प्रेडशीट्स (दूसरे शब्दों में, आप ".xoc" फ़ाइलों से ".doc" फ़ाइलों को अलग कर रहे हैं), तो संभावना है कि आप बेहतरीन रूप से व्यवस्थित नहीं हैं। यह आपके द्वारा बनाई गई प्रोग्राम के आधार पर आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए बहुत कम समझ में आता है। इसके बजाय, के आधार पर अपने उप-फ़ोल्डर बनाएं उद्देश्य फाइल का उदाहरण के लिए, इसे उप-फ़ोल्डर बनाने के लिए और अधिक समझदारी होगी पत्र - व्यवहार तथा वित्तीय । यह अच्छी तरह से हो सकता है कि दिए गए उप-फ़ोल्डर में सभी फाइलें एक ही फ़ाइल-प्रकार के हैं, लेकिन यह आपके संगठन प्रणाली की एक संयोग और कम डिज़ाइन सुविधा से अधिक होनी चाहिए।

युक्ति # 12. अपने सभी कंप्यूटरों पर समान फ़ोल्डर संरचना बनाए रखें

दूसरे शब्दों में, जो भी संगठनात्मक प्रणाली आप बनाते हैं, उसे हर कंप्यूटर पर लागू करें जो आप कर सकते हैं। इसके लिए कई फायदे हैं:

• याद रखने के लिए कम है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कहाँ हैं, आप हमेशा जानते हैं कि अपनी फाइलों को कहां देखना है
• यदि आप फ़ाइलों को एक कंप्यूटर से दूसरे में कॉपी या सिंक्रनाइज़ करते हैं, तो सिंक्रनाइज़ेशन जॉब सेट करना बहुत आसान हो जाता है
• शॉर्टकट्स को आसानी से एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर पर कॉपी या स्थानांतरित किया जा सकता है (माना जाता है कि मूल फाइलों की प्रतिलिपि बनाई / स्थानांतरित की गई है)। दूसरे कंप्यूटर पर फिर से शॉर्टकट का लक्ष्य खोजने की आवश्यकता नहीं है
• लिंक की गई फ़ाइलों के लिए डिट्टो (जैसे वर्ड दस्तावेज़ जो एक अलग एक्सेल फ़ाइल में डेटा से लिंक होते हैं), प्लेलिस्ट, और कोई भी फ़ाइलें जो अन्य फ़ाइलों के सटीक फ़ाइल स्थानों का संदर्भ देती हैं।

यह उस ड्राइव पर भी लागू होता है जिस पर आपकी फाइलें संग्रहीत की जाती हैं। अगर आपकी फाइलें संग्रहीत हैं सी: एक कंप्यूटर पर, सुनिश्चित करें कि वे संग्रहीत हैं सी: पर सब आपके कंप्यूटर अन्यथा आपके सभी शॉर्टकट, प्लेलिस्ट और लिंक की गई फ़ाइलें काम करना बंद कर देंगी!

युक्ति # 13. एक "इनबॉक्स" फ़ोल्डर बनाएँ

अपने आप को एक फ़ोल्डर बनाएं जहां आप वर्तमान में काम कर रहे सभी फाइलों को स्टोर करते हैं, या जिन्हें आपने अभी तक फाइल करने के लिए नहीं मिला है। आप इस फ़ोल्डर को अपनी "टू-डू" सूची के रूप में सोच सकते हैं। आप इसे "इनबॉक्स" (इसे अपने ईमेल सिस्टम के समान रूपक बना सकते हैं), या "वर्क", या "टू-डू" या "स्क्रैच" कह सकते हैं, या जो भी नाम आपको समझ में आता है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप इसे क्या कहते हैं - बस सुनिश्चित करें कि आपके पास एक है!

एक बार जब आप किसी फ़ाइल पर काम करना समाप्त कर लेते हैं, तो आप इसे "इनबॉक्स" से अपने संगठनात्मक ढांचे के भीतर अपने सही स्थान पर ले जाते हैं।

आप अपने डेस्कटॉप का उपयोग इस "इनबॉक्स" फ़ोल्डर के रूप में करना चाह सकते हैं। सही या गलत, ज्यादातर लोग करते हैं। ऐसी फाइलें रखने के लिए यह एक बुरी जगह नहीं है, लेकिन सावधान रहें: यदि आप करना तय करें कि आपका डेस्कटॉप आपकी "टू-डू" सूची का प्रतिनिधित्व करता है, फिर सुनिश्चित करें कि कोई अन्य फाइल वहां अपना रास्ता नहीं ढूंढती है। दूसरे शब्दों में, सुनिश्चित करें कि आपका "इनबॉक्स", जहां भी हो, डेस्कटॉप या अन्यथा, जंक-स्ट्रै फ़ाइलों से मुक्त रखा जाता है जो वहां से संबंधित नहीं हैं।

तो आपको यह फ़ोल्डर कहां रखना चाहिए, जो लगभग परिभाषा के अनुसार रहता है बाहर आपके बाकी फाइलिंग सिस्टम की संरचना? खैर, सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, यह कहीं और होना चाहिए सुविधाजनक। यह आपके सबसे अधिक देखी जाने वाली फ़ोल्डर्स में से एक होगा, इसलिए सुविधा महत्वपूर्ण है। डेस्कटॉप पर इसे रखना एक अच्छा विकल्प है - खासकर अगर आपके डेस्कटॉप पर कोई अन्य फ़ोल्डर्स नहीं है: तो फ़ोल्डर विंडोज एक्सप्लोरर में खोजने के लिए बेहद आसान हो जाता है:

युक्ति # 14. सुनिश्चित करें कि आपके पास केवल एक "इनबॉक्स" फ़ोल्डर है

एक बार जब आप अपना "इनबॉक्स" फ़ोल्डर बना लेते हैं, तो अपने "टू-डू सूची" के रूप में किसी अन्य फ़ोल्डर स्थान का उपयोग न करें। फेंकना हर एक आने वाली या बनाई गई फ़ाइल इनबॉक्स फ़ोल्डर में जब आप इसे बनाते / प्राप्त करते हैं। यह आपके बाकी कंप्यूटर प्रिस्टिन और यादृच्छिक रूप से बनाए गए या डाउनलोड किए गए जंक से मुक्त रहता है। आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं वह आपके सभी मौजूदा कार्यों और परियोजनाओं को देखने के लिए कई फ़ोल्डरों की जांच कर रही है। उन्हें एक साथ एक फ़ोल्डर में इकट्ठा करें।

यह सुनिश्चित करने में सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं कि आपके पास केवल एक इनबॉक्स है:

• इस फ़ोल्डर में अपने सभी प्रोग्रामों का डिफ़ॉल्ट "सहेजें" स्थान सेट करें।
• अपने ब्राउज़र के लिए इस फ़ोल्डर में डिफ़ॉल्ट "डाउनलोड" स्थान सेट करें।
• अगर यह फ़ोल्डर है नहीं आपका डेस्कटॉप (अनुशंसित) फिर यह भी देखें कि क्या आप अपने डेस्कटॉप पर "टू-डू" फाइल नहीं डालने का एक बिंदु बना सकते हैं। यह आपके डेस्कटॉप को अव्यवस्थित और ज़ेन-जैसा रखता है:

( इनबॉक्स फ़ोल्डर निचले दाएं कोने में है)

युक्ति # 15. अपने "इनबॉक्स" फ़ोल्डर को साफ़ करने के बारे में सतर्क रहें

यह कुंजी में से एक है रह रहे हैं का आयोजन किया। यदि आप अपने "इनबॉक्स" ओवरफ्लो (यानी वहां से 30 से अधिक फाइलें या फ़ोल्डर्स कहने की अनुमति देते हैं), तो शायद आप महसूस कर रहे हैं जैसे आप अभिभूत हैं: आप अपने साथ नहीं रह रहे हैं करने के लिए सूची। एक बार आपका इनबॉक्स एक निश्चित बिंदु से परे हो जाता है (लगभग 30 फाइलें, अध्ययन दिखाए गए हैं), तो आप बस इसे टालना शुरू कर देंगे। आप वहां फाइलें रखना जारी रख सकते हैं, लेकिन आप इसे देखने के लिए डरेंगे, "नियंत्रण से बाहर" महसूस करते हुए महसूस करते हैं कि सभी अतिरंजित, अराजक या केवल सादे असंगठित लोग नियमित रूप से महसूस करते हैं।

तो, यहां आप क्या कर सकते हैं:

• अपने इनबॉक्स / टू-डू फ़ोल्डर पर जाएं नियमित तौर पर (प्रति दिन कम से कम पांच बार)।
• फ़ोल्डर को नियमित रूप से उन फ़ाइलों के लिए स्कैन करें जिन्हें आपने काम पूरा कर लिया है और फाइलिंग के लिए तैयार हैं। उन्हें तुरंत फाइल करें।
• इस फ़ोल्डर में जितनी छोटी हो सके फाइलों की संख्या रखने के लिए इसे गर्व का स्रोत बनाएं। यदि आप दिमाग की शांति मानते हैं, तो इस फ़ोल्डर की खालीता को अपनी उच्चतम (कंप्यूटर) प्राथमिकताओं में से एक बनाएं
• यदि आप जानते हैं कि एक विशेष फ़ाइल फ़ोल्डर में छह सप्ताह से अधिक के लिए है, तो स्वीकार करें कि आप वास्तव में इसे संसाधित करने के लिए नहीं जा रहे हैं, और इसे अपने अंतिम विश्राम स्थान पर ले जाएं।

युक्ति # 16. तुरंत सब कुछ फाइल करें, और प्रयोग करें शॉर्टकट आपके सक्रिय परियोजनाओं के लिए

जैसे ही आप एक नई फ़ाइल बनाते हैं, प्राप्त करते हैं या डाउनलोड करते हैं, इसे अपने "सही" फ़ोल्डर में संग्रहीत करें हाथोंहाथ। फिर, जब भी आपको उस पर काम करने की आवश्यकता हो (संभवतः सीधे), तो अपने "इनबॉक्स" ("टू-डू") फ़ोल्डर या अपने डेस्कटॉप में शॉर्टकट बनाएं। इस तरह, आपकी सभी फाइलें हमेशा अपने "सही" स्थानों में होती हैं, फिर भी आपके पास अभी भी आपकी वर्तमान, सक्रिय फ़ाइलों तक तत्काल, सुविधाजनक पहुंच है। जब आप किसी फ़ाइल पर काम करना समाप्त करते हैं, तो शॉर्टकट को हटा दें।

आदर्श रूप से, आपका "इनबॉक्स" फ़ोल्डर - और आपके डेस्कटॉप - में कोई वास्तविक फ़ाइलें या फ़ोल्डर्स नहीं होना चाहिए। उन्हें बस रखना चाहिए शॉर्टकट.

युक्ति # 17. प्रयोग करें निर्देशिका प्रतीकात्मक लिंक (या जंक्शन) एक एकीकृत फ़ोल्डर संरचना को बनाए रखने के लिए

इस टिप का उपयोग करके, हम अपने संगठनात्मक ढांचे को बनाने के दौरान एक संभावित हिचकी प्राप्त कर सकते हैं - हमारे कंप्यूटर पर एक से अधिक ड्राइव होने का मुद्दा (सी: डी: आदि)। हमारे पास ऐसी फाइलें हो सकती हैं जिन्हें हमें डी: ड्राइव स्पेस कारणों से स्टोर करने की आवश्यकता है, और फिर भी हमारे संगठित फ़ोल्डर संरचना को सी: ड्राइव (या इसके विपरीत) पर आधारित करना चाहते हैं।

आपकी चुनी संगठनात्मक संरचना यह निर्देश दे सकती है कि आपकी सभी फाइलों को एक्सेस किया जाना चाहिए सी: ड्राइव (उदाहरण के लिए, आपकी सभी फ़ाइलों का रूट फ़ोल्डर कुछ ऐसा हो सकता है C: फ़ाइलें)। और फिर भी आप अभी भी एक हो सकता है डी: ड्राइव और सैकड़ों अतिरिक्त गीगाबाइट्स का लाभ उठाने की इच्छा है जो यह प्रदान करता है। क्या आप जानते थे कि वास्तव में डी: ड्राइव पर अपनी फाइलों को स्टोर करना संभव है और फिर भी उन्हें एक्सेस करें जैसे कि वे सी: ड्राइव पर थे? और नहीं, हम यहां शॉर्टकट के बारे में बात नहीं कर रहे हैं (हालांकि अवधारणा बहुत समान है)।

खोल कमांड का उपयोग करके mklink, आप अनिवार्य रूप से एक फ़ोल्डर ले सकते हैं जो रहता है एक ड्राइव और इसके लिए एक उपनाम बनाओ विभिन्न ड्राइव (आप इसके साथ बहुत कुछ कर सकते हैं mklink - इस कार्यक्रम क्षमताओं पर एक पूर्ण छत के लिए, हमारे समर्पित लेख देखें)। इन उपनामों को बुलाया जाता है निर्देशिका प्रतीकात्मक लिंक (और के रूप में जाना जाता था जंक्शनों)। आप उन्हें "वर्चुअल" फ़ोल्डर्स के रूप में सोच सकते हैं। वे नियमित रूप से नियमित फ़ोल्डर की तरह काम करते हैं, सिवाय इसके कि वे भौतिक रूप से कहीं और स्थित हैं।

उदाहरण के लिए, आप तय कर सकते हैं कि आपका पूरा डी: ड्राइव में आपकी पूरी संगठनात्मक फ़ाइल संरचना शामिल है, लेकिन आपको उन सभी फ़ाइलों को संदर्भित करने की आवश्यकता है जैसे कि वे थे सी: ड्राइव, के तहत C: फ़ाइलें । अगर ऐसा होता है तो आप बना सकते हैं C: फ़ाइलें एक निर्देशिका प्रतीकात्मक लिंक के रूप में - एक लिंक डी:, निम्नलिखित नुसार:

mklink /d c:files d:

या हो सकता है कि एकमात्र ऐसी फाइलें जिन्हें आप स्टोर करना चाहते हैं डी: ड्राइव आपके मूवी संग्रह हैं। आप अपनी सभी फिल्म फ़ाइलों को अपनी जड़ में ढूंढ सकते हैं डी: ड्राइव, और फिर इसे लिंक करें C: Files मीडिया सिनेमा, निम्नलिखित नुसार:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(कहने की जरूरत नहीं है, आपको कमांड प्रॉम्प्ट से इन आदेशों को चलाना होगा - स्टार्ट बटन पर क्लिक करें, टाइप करें cmd और दबाएं दर्ज)

युक्ति # 18. अपने फ़ोल्डर आइकन अनुकूलित करें

यह सख्ती से बात नहीं कर रहा है संगठनात्मक टिप, लेकिन प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए अद्वितीय प्रतीक हैं कर देता है आपको अधिक तेज़ी से पहचानने की अनुमति देता है कि कौन सा फ़ोल्डर है, और इस प्रकार आप फ़ाइलों को ढूंढते समय आपको समय बचाते हैं। एक उदाहरण नीचे है (मेरे फ़ोल्डर से जिसमें इंटरनेट से डाउनलोड की गई सभी फाइलें हैं):

युक्ति # 19. अपना स्टार्ट मेनू साफ करें

विंडोज स्टार्ट मेनू आमतौर पर किसी भी विंडोज कंप्यूटर के सबसे गड़बड़ भागों में से एक है। आपके द्वारा इंस्टॉल किए गए प्रत्येक प्रोग्राम को इस मेनू में आइकन रखने के लिए एक पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण अपनाने लगता है। कुछ बस एक प्रोग्राम प्रोग्राम डाल दिया। अन्य सॉफ़्टवेयर के नाम के आधार पर एक फ़ोल्डर बनाते हैं। और अन्य सॉफ्टवेयर निर्माता के नाम पर आधारित एक फ़ोल्डर बनाते हैं। यह अराजकता है, और आप जिस सॉफ्टवेयर को चलाने के लिए चाहते हैं उसे ढूंढना मुश्किल बना सकते हैं।

शुक्र है कि हम त्वरित लॉन्च, सुपरबार या पिन किए गए स्टार्ट मेनू आइटम जैसे उपयोगी ऑपरेटिंग सिस्टम सुविधाओं के साथ इस अराजकता से बच सकते हैं।

फिर भी, यह स्टार्ट मेनू की गड़बड़ी में आने के लिए बहुत समझदारी होगी और इसे एक बार अच्छा लगाएगा। आपको वास्तव में यह तय करने की ज़रूरत है कि आप अपने अनुप्रयोगों को व्यवस्थित करने जा रहे हैं। आवेदन के उद्देश्य के आधार पर एक संरचना एक स्पष्ट उम्मीदवार है। नीचे एक ऐसी संरचना का एक उदाहरण है:

इस संरचना में, उपयोगिताएँ इसका मतलब है सॉफ्टवेयर जिसका काम कंप्यूटर को आसानी से चलाना है (कॉन्फ़िगरेशन टूल्स, बैकअप सॉफ़्टवेयर, ज़िप प्रोग्राम इत्यादि)। अनुप्रयोगों किसी भी उत्पादकता सॉफ़्टवेयर को संदर्भित करता है जो शीर्षकों के नीचे फिट नहीं होता है मल्टीमीडिया, ग्राफिक्स, इंटरनेट, आदि।

यदि आपको पता नहीं है, तो आपके स्टार्ट मेनू में प्रत्येक आइकन एक है शॉर्टकट और किसी भी अन्य शॉर्टकट की तरह छेड़छाड़ की जा सकती है (कॉपी, स्थानांतरित, हटाया गया, आदि)।

विंडोज स्टार्ट मेनू (विंडोज़ के सभी संस्करण) के साथ, माइक्रोसॉफ्ट ने फैसला किया है कि वहां होना चाहिए दो अपने स्टार्ट मेनू शॉर्टकट को स्टोर करने के लिए समांतर फ़ोल्डर संरचनाएं। एक के लिए आप (कंप्यूटर के लॉग-इन उपयोगकर्ता) और एक के लिए सभी उपयोगकर्ताओं कंप्यूटर का दो समांतर संरचनाएं अक्सर अनावश्यक हो सकती हैं: यदि आप कंप्यूटर का एकमात्र उपयोगकर्ता हैं, तो दो समांतर संरचनाएं हैं पूरी तरह से अनावश्यक। यहां तक कि यदि आपके पास कई उपयोगकर्ता हैं जो नियमित रूप से कंप्यूटर में लॉग इन करते हैं, तो आपके अधिकांश इंस्टॉल किए गए सॉफ़्टवेयर को सभी उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध कराया जाना चाहिए, और इस प्रकार स्टार्ट मेनू के "बस आप" संस्करण से बाहर हो जाना चाहिए और "सभी उपयोगकर्ता "क्षेत्र।

अपने स्टार्ट मेनू पर नियंत्रण रखने के लिए, ताकि आप इसे व्यवस्थित करना शुरू कर सकें, आपको यह जानने की आवश्यकता होगी कि स्टार्ट मेनू (इसके दोनों संस्करण) बनाने वाले वास्तविक फ़ोल्डरों और शॉर्टकट फ़ाइलों को कैसे एक्सेस किया जाए। इन फ़ोल्डरों और फ़ाइलों को खोजने के लिए, क्लिक करें शुरु बटन और फिर राइट-क्लिक करें सभी कार्यक्रम पाठ (विंडोज एक्सपी उपयोगकर्ताओं को राइट-क्लिक करना चाहिए शुरु बटन स्वयं):

खुला विकल्प स्टार्ट मेनू के "बस आप" संस्करण को संदर्भित करता है, जबकि सभी उपयोगकर्ता खोलें विकल्प "सभी उपयोगकर्ता" संस्करण को संदर्भित करता है। उस पर क्लिक करें जिसे आप व्यवस्थित करना चाहते हैं।

तब एक विंडोज एक्सप्लोरर विंडो चयनित स्टार्ट मेनू के आपके चुने हुए संस्करण के साथ खुलती है। वहां से यह आसान है। पर डबल-क्लिक करें कार्यक्रम फ़ोल्डर और आप अपने सभी फ़ोल्डर्स और शॉर्टकट देखेंगे। अब जब तक आप इसे चाहते हैं, तब तक आप हटा / नाम बदल सकते हैं।

नोट: जब आप अपने स्टार्ट मेनू को पुनर्गठित कर रहे हों, तो आप चाहें दो एक्सप्लोरर विंडोज़ एक ही समय में खुलती हैं - एक "बस आप" संस्करण दिखा रहा है और एक "सभी उपयोगकर्ता" संस्करण दिखा रहा है। आप खिड़कियों के बीच खींचें और छोड़ सकते हैं।

युक्ति # 20. रखना आपका स्टार्ट मेनू साफ

एक बार जब आप पूरी तरह व्यवस्थित स्टार्ट मेनू प्राप्त कर लें, तो इसे इस तरह रखने के बारे में थोड़ा सतर्क रहने का प्रयास करें। हर बार जब आप सॉफ्टवेयर का एक नया टुकड़ा स्थापित करते हैं, तो बनाए गए आइकन लगभग आपके संगठनात्मक ढांचे का उल्लंघन करेंगे।

तो अपने स्टार्ट मेनू को प्राचीन और संगठित रखने के लिए, सुनिश्चित करें कि जब भी आप सॉफ़्टवेयर का एक नया टुकड़ा इंस्टॉल करते हैं तो आप निम्न कार्य करते हैं:

• जांचें कि सॉफ़्टवेयर स्टार्ट मेनू के "बस आप" क्षेत्र में या "सभी उपयोगकर्ता" क्षेत्र में स्थापित किया गया था, और फिर इसे सही क्षेत्र में ले जाएं।
• सभी अनावश्यक आइकनों को हटाएं (जैसे "मुझे पढ़ें" आइकन, "सहायता" आइकन (आप हमेशा चलने पर सॉफ़्टवेयर के भीतर से ही सहायता खोल सकते हैं), "अनइंस्टॉल करें" आइकन, निर्माता को लिंक (ओं) वेबसाइट, आदि)
• सॉफ़्टवेयर के मुख्य आइकन का नाम कुछ संक्षिप्त करने के लिए करें जो आपको समझ में आता है। उदाहरण के लिए, आप नाम बदलना चाहेंगे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस वर्ड 2010 बस करने के लिए शब्द
• अपने स्टार्ट मेनू संगठनात्मक संरचना के आधार पर आइकन को सही फ़ोल्डर में ले जाएं

और मत भूलना: जब आप स्थापना रद्द करें सॉफ़्टवेयर का एक टुकड़ा, सॉफ़्टवेयर की अनइंस्टॉल रूटीन अब स्टार्ट मेनू से सॉफ़्टवेयर के आइकन को हटाने में सक्षम नहीं होगी (क्योंकि आपने इसे स्थानांतरित किया है और / या इसका नाम बदल दिया है), इसलिए आपको उस आइकन को मैन्युअल रूप से निकालना होगा।

युक्ति # 21. साफ सी:

आपके सी की जड़: ड्राइव (सी:) फाइलों और फ़ोल्डर्स के लिए एक आम डंपिंग ग्राउंड है - दोनों आपके कंप्यूटर के उपयोगकर्ताओं द्वारा और आपके कंप्यूटर पर इंस्टॉल किए गए सॉफ़्टवेयर द्वारा। यह एक गड़बड़ हो सकता है।

इन दिनों लगभग कोई सॉफ्टवेयर नहीं है जिसके लिए खुद को स्थापित करने की आवश्यकता है सी: । 99% समय यह स्थापित और स्थापित किया जाना चाहिए सी: प्रोग्राम फ़ाइलें । और अपनी खुद की फाइलों के लिए, ठीक है, यह स्पष्ट है कि वे कहीं और (और लगभग हमेशा चाहिए) संग्रहीत किया जा सकता है।

एक आदर्श दुनिया में, आपका सी: फ़ोल्डर इस तरह दिखना चाहिए (विंडोज 7 पर):

ध्यान दें कि कुछ सिस्टम फाइलें और फ़ोल्डर्स हैं सी: जो आम तौर पर और जानबूझकर "छुपा" होते हैं (जैसे विंडोज वर्चुअल मेमोरी फ़ाइल pagefile.sys बूट लोडर फ़ाइल bootmgr, और यह सिस्टम वॉल्यूम सूचना फ़ोल्डर)। इन फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को छिपाना एक अच्छा विचार है, क्योंकि उन्हें रहने की आवश्यकता है, जहां वे हैं और उपयोगकर्ता द्वारा खोले जाने या यहां तक कि आपके द्वारा कभी भी देखा जाने की आवश्यकता नहीं है। उन्हें छिपाने से आप उनके साथ गलती से गड़बड़ कर सकते हैं, और जब आप अपने सी: ड्राइव फ़ोल्डर को देखते हैं तो आपके आदेश और कल्याण की भावना को बढ़ाता है।

युक्ति # 22. अपने डेस्कटॉप को साफ करो

डेस्कटॉप शायद विंडोज कंप्यूटर का सबसे दुर्व्यवहार हिस्सा है (संगठन के दृष्टिकोण से)। यह आम तौर पर सभी आने वाली फाइलों के लिए एक डंपिंग ग्राउंड के रूप में कार्य करता है, साथ ही साथ उपयोग किए जाने वाले अनुप्रयोगों के लिए आइकन धारण करता है, साथ ही कुछ नियमित रूप से खुली फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स भी होते हैं। यह अक्सर एक अनियंत्रित गड़बड़ बन जाता है। देखें कि क्या आप इससे बच सकते हैं। यहाँ पर क्यों…

• एप्लिकेशन आइकन (वर्ड, इंटरनेट एक्सप्लोरर, आदि) अक्सर डेस्कटॉप पर पाए जाते हैं, लेकिन यह संभावना नहीं है कि यह उनके लिए इष्टतम स्थान है। "क्विक लॉन्च" बार (या विंडोज 7 में सुपरबार हमेशा दिखाई देता है और इसलिए आपके आइकनों को रखने के लिए एक आदर्श स्थान का प्रतिनिधित्व करता है। जब आप अपने सभी कार्यक्रमों को कम कर देंगे तो आप केवल अपने डेस्कटॉप पर आइकन देख पाएंगे। हो सकता है कि आपके एप्लिकेशन आइकन आपके डेस्कटॉप से प्राप्त करें …
• आपने तय किया होगा कि आपके कंप्यूटर पर इनबॉक्स / टू-डू फ़ोल्डर (ऊपर टिप # 13 देखें) आपका डेस्कटॉप होना चाहिए। यदि ऐसा है, तो पर्याप्त कहा। बस इसे साफ़ करने और इसे जंक फ़ाइलों द्वारा प्रदूषित होने से रोकने के बारे में सतर्क रहें (ऊपर टिप # 15 देखें)। दूसरी तरफ, यदि आपका डेस्कटॉप है नहीं अपने "इनबॉक्स" फ़ोल्डर के रूप में कार्य करते हुए, इसके लिए कोई कारण नहीं है कोई भी डेटा फ़ाइलों या फ़ोल्डर्स बिल्कुल, सिवाय कुछ फाइलों और फ़ोल्डर्स (या तो चालू या वर्तमान परियोजनाओं) के लिए शायद कुछ शॉर्टकट को छोड़कर। बाकी सब कुछ आपके "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में ले जाया जाना चाहिए।

एक आदर्श दुनिया में, यह ऐसा दिखाई दे सकता है:

युक्ति # 23. शीर्ष-बाएं कॉर्नर से दूर अपने डेस्कटॉप पर स्थायी आइटम ले जाएं

जब विंडोज एक्सप्लोरर विंडो में आपके डेस्कटॉप पर फ़ाइलों / फ़ोल्डरों को खींचा जाता है, या जब आपके डेस्कटॉप पर इंटरनेट एक्सप्लोरर से शॉर्टकट बनाए जाते हैं, तो उन आइकनों को हमेशा शीर्ष-बाएं कोने में रखा जाता है - या जितना करीब हो सकता है। यदि आपके पास डेस्कटॉप पर मौजूद अन्य फ़ाइलें, फ़ोल्डर्स या शॉर्टकट हैं स्थायी रूप से, तो इन स्थायी आइकनों को क्षणिक लोगों से अलग करना एक अच्छा विचार है, ताकि आप तुरंत पहचान सकें कि कौन से ट्रांजिस्टर हैं। ऐसा करने का एक आसान तरीका है अपने सभी स्थायी आइकन को स्थानांतरित करना दाहिने हाथ की ओर आपके डेस्कटॉप का उन्हें इनकमिंग वस्तुओं से अलग रखना चाहिए।

युक्ति # 24 । सिंक्रनाइज़ करें

यदि आपके पास एक से अधिक कंप्यूटर हैं, तो आप लगभग निश्चित रूप से उनके बीच फ़ाइलों को साझा करना चाहते हैं। यदि कंप्यूटर स्थायी रूप से उसी स्थानीय नेटवर्क से जुड़े होते हैं, तो किसी भी फ़ाइल या फ़ोल्डर की कई प्रतियों को स्टोर करने की आवश्यकता नहीं होती है - शॉर्टकट पर्याप्त होंगे। हालांकि, अगर कंप्यूटर हैं नहीं हमेशा एक ही नेटवर्क पर, तो आप किसी बिंदु पर उनके बीच फ़ाइलों की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता होगी। उन फ़ाइलों के लिए जिन्हें दोनों कंप्यूटरों पर स्थायी रूप से रहने की आवश्यकता है, ऐसा करने का आदर्श तरीका है सिंक्रनाइज़ फाइलें, बस उन्हें कॉपी करने के विरोध में।

सिंक्रनाइज़ेशन का एक संक्षिप्त सारांश लिखने के लिए हमारे पास केवल कमरा है, पूर्ण लेख नहीं। संक्षेप में, सिंक्रनाइज़ेशन के कई अलग-अलग प्रकार हैं:

1. जहां एक फ़ोल्डर की सामग्री कहीं भी सुलभ होती है, जैसे ड्रॉपबॉक्स के साथ
2. जहां कहीं भी फ़ोल्डरों की सामग्री कहीं भी सुलभ होती है, जैसे कि विंडोज लाइव मेश के साथ
3. कहा पे कोई भी आपके कंप्यूटर पर कहीं से भी फ़ाइलों या फ़ोल्डरों को एक दूसरे कंप्यूटर के साथ सिंक्रनाइज़ किया जाता है, जैसे विंडोज़ "ब्रीफ़केस", माइक्रोसॉफ्ट सिंकटॉय, या (अधिक शक्तिशाली, अभी भी मुफ्त) सिंकबैक 2BrightSparks से। यह केवल तभी काम करता है जब दोनों कंप्यूटर कम से कम अस्थायी रूप से एक ही स्थानीय नेटवर्क पर हों।

सिंक्रनाइज़ेशन समाधान का एक बड़ा फायदा यह है कि एक बार जब आप इसे जिस तरह से कॉन्फ़िगर करते हैं उसे कॉन्फ़िगर कर लेते हैं, तो सिंक प्रक्रिया हर बार स्वचालित रूप से होती है। एक बटन पर क्लिक करें (या इसे स्वचालित रूप से होने के लिए शेड्यूल करें) और आपकी सभी फाइलें स्वचालित रूप से रखी जाती हैं जहां उन्हें होना चाहिए।

यदि आप दोनों कंप्यूटरों पर एक ही फ़ाइल और फ़ोल्डर संरचना बनाए रखते हैं, तो आप फ़ाइलों को सिंक भी कर सकते हैं जो सही स्थान पर निर्भर करते हैं अन्य फ़ाइलें, जैसे शॉर्टकट, प्लेलिस्ट और कार्यालय दस्तावेज़ जो लिंक करते हैं अन्य कार्यालय दस्तावेज, और सिंक्रनाइज़ फाइलें अभी भी दूसरे कंप्यूटर पर काम करती हैं!

युक्ति # 25 । उन फ़ाइलों को छुपाएं जिन्हें आपको कभी देखने की आवश्यकता नहीं है

यदि आपके पास आपकी फाइलें अच्छी तरह से व्यवस्थित हैं, तो आप अक्सर यह बता सकते हैं कि फ़ाइल की सामग्री पर केवल एक फाइल को नज़रअंदाज़ कर दिया गया है (उदाहरण के लिए, यह बहुत स्पष्ट होना चाहिए यदि आप उस फ़ोल्डर में देखते हैं जिसमें सभी शामिल हैं एक संगीत सीडी से एमपी 3 और वहां एक वर्ड दस्तावेज़ देखें)। यह एक अच्छी बात है - यह आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देती है कि त्वरित नज़र के साथ फाइलें हैं या नहीं। फिर भी कभी-कभी फ़ोल्डर में फाइलें होती हैं लगता है जगह से बाहर लेकिन वास्तव में वहां होना चाहिए, जैसे संगीत फ़ोल्डर में "फ़ोल्डर कला" जेपीईजी, और सी: ड्राइव की जड़ में विभिन्न फाइलें। अगर ऐसी फाइलें आपके द्वारा कभी खोले जाने की ज़रूरत नहीं है, तो उन्हें एक अच्छा विचार है कि उन्हें आसानी से छुपाएं। फिर, अगली बार जब आप फ़ोल्डर में नज़र डालते हैं, तो आपको यह याद रखना होगा कि वह फ़ाइल वहां थी या नहीं, क्योंकि आप इसे बिल्कुल नहीं देख पाएंगे!

फ़ाइल को छिपाने के लिए, बस उस पर राइट-क्लिक करें और चुनें गुण:

फिर बस टिकटें छिपा हुआ बॉक्स में सही का निशान लगाएं:

युक्ति # 26. प्रत्येक सेटअप फ़ाइल रखें

इन दिनों इंटरनेट से अधिकांश सॉफ्टवेयर डाउनलोड किया जाता है। जब भी आप सॉफ्टवेयर का एक टुकड़ा डाउनलोड करते हैं, इसे रखें। सॉफ़्टवेयर को पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता होने पर आपको कभी पता नहीं चलेगा।

इसके अलावा, इसे एक इंटरनेट शॉर्टकट रखें जो उस वेबसाइट पर वापस लिंक करता है जहां आपने इसे मूल रूप से डाउनलोड किया था, यदि आपको कभी भी अपडेट की जांच करने की आवश्यकता होती है।

अपनी सेटअप फ़ाइलों को व्यवस्थित करने की उत्कृष्टता के पूर्ण विवरण के लिए नीचे टिप # 33 देखें।

युक्ति # 27 । उन फ़ाइलों की संख्या को कम करने का प्रयास करें जिनमें दोनों फ़ाइलें और उप-फ़ोल्डर्स हैं

आपके संगठनात्मक ढांचे में से कुछ फ़ोल्डर में केवल फाइलें होंगी। अन्य में केवल उप-फ़ोल्डर्स होंगे। और आपके पास कुछ फ़ोल्डर्स भी होंगे जिनमें दोनों फाइलें होंगी तथा उप फ़ोल्डरों। यदि आप इस तीसरे प्रकार के फ़ोल्डर से बचने का प्रयास करते हैं तो आपको फ़ाइल का पता लगाने में कितना समय लगता है, इसमें थोड़ा सा सुधार होगा। यह हमेशा संभव नहीं है, ज़ाहिर है - आपके पास हमेशा होगा कुछ इन फ़ोल्डरों में से, लेकिन देखें कि क्या आप इससे बच सकते हैं।

ऐसा करने का एक तरीका उन सभी बचे हुए फाइलों को लेना है जो उप-फ़ोल्डर में संग्रहीत नहीं होते हैं और उनके लिए एक विशेष "विविध" या "अन्य" फ़ोल्डर बनाते हैं।

युक्ति # 28. अंडरस्कोर के साथ एक फ़ाइल नाम शुरू करना इसे सूची के शीर्ष पर लाता है

पिछली नोक के आगे, यदि आप "विविध" या "अन्य" फ़ोल्डर को इस तरह से नाम देते हैं कि उसका नाम अंडरस्कोर "_" से शुरू होता है, तो यह फ़ाइलों / फ़ोल्डर्स की सूची के शीर्ष पर दिखाई देगा।

नीचे स्क्रीनशॉट इसका एक उदाहरण है। सूची में प्रत्येक फ़ोल्डर में डिजिटल फ़ोटो का एक सेट होता है। सूची के शीर्ष पर फ़ोल्डर, _Misc, यादृच्छिक तस्वीरें शामिल हैं जो उनके समर्पित फ़ोल्डर के लायक नहीं हैं:

युक्ति # 29. उन सीडी-रोम साफ़ करें और (shudder!) फ्लॉपी डिस्क

क्या आपको अपने कार्यालय के शेल्फ पर ढेर सीडी-रोम का ढेर मिला है? पुरानी तस्वीरें, या जिन फ़ाइलों को आपने सीडी-रोम पर संग्रहीत किया है (या इससे भी बदतर, फ्लॉपी डिस्क!) क्योंकि उस समय आपके पास पर्याप्त डिस्क स्थान नहीं था? इस बीच आपने अपने कंप्यूटर को अपग्रेड किया है और अब 500 गीगाबाइट स्पेस है जिसे आप नहीं जानते कि क्या करना है? यदि हां, तो क्या यह समय नहीं है कि आपने डिस्क के ढेर को साफ किया और उन्हें अपनी भव्य नई फ़ोल्डर संरचना में दायर किया?

तो आप किसका इंतज़ार कर रहे हैं? बुलेट को काट लें, उन्हें अपने कंप्यूटर पर वापस कॉपी करें, उन्हें अपने उचित फ़ोल्डर्स में दर्ज करें, और उसके बाद पूरी चमक को एक नए नए 1000Gig बाहरी हार्ड ड्राइव पर वापस लाएं!

बनाने के लिए उपयोगी फ़ोल्डर

यह अगला खंड कुछ उपयोगी फ़ोल्डर्स सुझाता है जिन्हें आप अपने फ़ोल्डर संरचना में बनाना चाहते हैं। मैंने व्यक्तिगत रूप से उन्हें अनिवार्य पाया है।

पहले तीन के बारे में सब कुछ हैं सुविधा - बनाने के लिए आसान फ़ोल्डर्स और फिर कहीं भी रखें कि आप हमेशा तुरंत पहुंच सकते हैं। प्रत्येक के लिए, यह इतना महत्वपूर्ण नहीं है कि वास्तविक फ़ोल्डर कहां स्थित है, लेकिन यह है बहुत महत्वपूर्ण जहां आप डालते हैं शॉर्टकट (रों) फ़ोल्डर में। आप शॉर्टकट का पता लगाना चाहेंगे:

• अपने डेस्कटॉप पर
• अपने "त्वरित लॉन्च" क्षेत्र में (या अपने विंडोज 7 सुपरबार पर पिन किया गया)
• अपने विंडोज एक्सप्लोरर "पसंदीदा लिंक" क्षेत्र में

युक्ति # 30 । एक "इनबॉक्स" ("करने के लिए") फ़ोल्डर बनाएँ

इसका पहले से ही गहराई से उल्लेख किया गया है (टिप # 13 देखें), लेकिन हम यहां अपना महत्व दोहराना चाहते थे। इस फ़ोल्डर में हाल ही में बनाई गई, प्राप्त या डाउनलोड की गई सभी फ़ाइलें शामिल हैं जिन्हें आपने अभी तक ठीक से फ़ाइल करने का मौका नहीं दिया है, और इसमें ऐसी फ़ाइलें भी हो सकती हैं जिन्हें आपने अभी तक संसाधित नहीं किया है। असल में, यह "टू-डू सूची" का एक प्रकार बन जाता है। इसे "इनबॉक्स" नहीं कहा जाना है - आप इसे जो कुछ भी चाहते हैं उसे कॉल कर सकते हैं।

युक्ति # 31 । एक फ़ोल्डर बनाएं जहां आपकी वर्तमान परियोजनाएं एकत्र की जाती हैं

उनके लिए हर समय शिकार करने की बजाय, या अपने डेस्कटॉप पर उन सभी को डंप करने के बजाय, एक विशेष फ़ोल्डर बनाएं जहां आप वर्तमान में काम कर रहे प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए लिंक (या कार्य फ़ोल्डर्स) डालते हैं।

आप इस फ़ोल्डर को अपने "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में, अपने डेस्कटॉप पर या कहीं भी ढूंढ सकते हैं - बस इतना समय है कि इसे जल्दी से प्राप्त करने का एक तरीका है, जैसे कि विंडोज एक्सप्लोरर के "पसंदीदा लिंक" क्षेत्र में एक लिंक डालना:

युक्ति # 32. फ़ाइलों और फ़ोल्डरों के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं जिसे आप नियमित रूप से खोलें

आपके पास हमेशा कुछ फ़ाइलें होती हैं जिन्हें आप नियमित रूप से खोलते हैं, भले ही यह आपके वर्तमान खातों की एक स्प्रेडशीट हो या पसंदीदा प्लेलिस्ट हो। ये जरूरी नहीं कि "वर्तमान परियोजनाएं" हों, बल्कि वे केवल फाइलें हैं जिन्हें आप हमेशा खोलते हैं। आम तौर पर ऐसी फाइलें आपके डेस्कटॉप पर स्थित होंगी (या इससे भी बेहतर, शॉर्टकट उन फ़ाइलों के लिए)। ऐसे सभी शॉर्टकट्स को एक साथ क्यों एकत्र न करें और उन्हें अपने विशेष फ़ोल्डर में क्यों न रखें?

"वर्तमान प्रोजेक्ट्स" फ़ोल्डर (उपरोक्त) के साथ, आप कहीं भी उस फ़ोल्डर को ढूंढना चाहते हैं। नीचे "त्वरित लिंक" नामक फ़ोल्डर का उदाहरण दिया गया है, इसमें लगभग सात फ़ाइलें (शॉर्टकट) हैं, जो विंडोज क्विक लॉन्च बार के माध्यम से सुलभ है:

युक्ति # 33. "सेट-अप" फ़ोल्डर बनाएं

एक ठेठ कंप्यूटर पर दर्जनों अनुप्रयोग स्थापित होते हैं। सॉफ़्टवेयर के प्रत्येक टुकड़े के लिए, ट्रैक रखने के लिए आपको आवश्यक जानकारी के कई अलग-अलग टुकड़े होते हैं, जिनमें निम्न शामिल हैं:

• मूल स्थापना सेटअप फ़ाइल (ओं)। यह एक साधारण 100Kb setup.exe फ़ाइल से कुछ भी हो सकता है जिसे आपने किसी वेबसाइट से डाउनलोड किया है, जिस तरह से आपने खरीदे गए एक डीवीडी-रोम से कॉपी की गई 4 जीआईजी आईएसओ फ़ाइल तक।
• सॉफ़्टवेयर निर्माता का होम पेज (यदि आपको उनके समर्थन पृष्ठों, उनके फ़ोरम या उनकी ऑनलाइन सहायता पर कुछ देखने की आवश्यकता है)
• पृष्ठ में आपकी वास्तविक फ़ाइल के लिए डाउनलोड लिंक है (यदि आपको इसे फिर से डाउनलोड करने या अपग्रेड किए गए संस्करण को डाउनलोड करने की आवश्यकता है)
• धारावाहिक संख्या
• आपका प्रमाण-ऑफ़-खरीद दस्तावेज
• कोई भी अन्य टेम्पलेट फ़ाइलें, प्लग-इन, थीम इत्यादि जिन्हें इंस्टॉल करने की भी आवश्यकता है

सॉफ़्टवेयर के प्रत्येक टुकड़े के लिए, इन सभी फ़ाइलों को एक साथ इकट्ठा करना और उन्हें एक फ़ोल्डर में रखना एक अच्छा विचार है। यह फ़ोल्डर सॉफ़्टवेयर का नाम हो सकता है (साथ ही संभवतः यह एक बहुत ही संक्षिप्त विवरण है कि इसके लिए क्या है - यदि आप याद नहीं कर सकते कि सॉफ़्टवेयर इसके नाम पर आधारित है)। फिर आप इन सभी फ़ोल्डरों को एक साथ एक साथ इकट्ठा करेंगे, और इसे "सॉफ्टवेयर" या "सेटअप" जैसे कुछ कहते हैं।

यदि आपके पास इन फ़ोल्डरों में से पर्याप्त है (मेरे पास 20 से अधिक वर्षों में एकत्रित गीक होने के कारण कई सौ हैं), तो आप उन्हें आगे वर्गीकृत करना चाहेंगे। मेरी खुद की वर्गीकरण संरचना "मंच" (ऑपरेटिंग सिस्टम) पर आधारित है:

पिछले सात फ़ोल्डर्स प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म / ऑपरेटिंग सिस्टम का प्रतिनिधित्व करते हैं, जबकि _ऑपरेटिंग सिस्टम ऑपरेटिंग सिस्टम को स्थापित करने के लिए सेट-अप फ़ाइलें शामिल हैं। _Hardware मेरे पास हार्डवेयर के लिए रोम शामिल हैं, जैसे राउटर।

के अंदर विंडोज फ़ोल्डर (ऊपर), आप पिछले कुछ वर्षों में संकलित सॉफ्टवेयर की विशाल पुस्तकालय की शुरुआत देख सकते हैं:

युक्ति # 34 । एक "सेटिंग्स" फ़ोल्डर है

हम सभी जानते हैं कि हमारे दस्तावेज़ महत्वपूर्ण हैं। तो हमारी तस्वीरें और संगीत फाइलें हैं। हम इन सभी फ़ाइलों को फ़ोल्डर में सहेजते हैं, और फिर उन्हें बाद में ढूंढें और उन्हें खोलने के लिए डबल-क्लिक करें। लेकिन ऐसी कई फाइलें हैं जो हमारे लिए महत्वपूर्ण हैं जिन्हें फ़ोल्डर में सहेजा नहीं जा सकता है, और उसके बाद बाद में खोज और डबल-क्लिक किया जा सकता है। इन फ़ाइलों में निश्चित रूप से महत्वपूर्ण जानकारी होती है जिसे हमें चाहिए, लेकिन प्रायः किसी एप्लिकेशन द्वारा आंतरिक रूप से बनाया जाता है, और जहां भी वह एप्लिकेशन लगता है वहां सहेजा जाता है।

इसका एक अच्छा उदाहरण "पीएसटी" फ़ाइल है जो Outlook हमारे लिए बनाता है और हमारे सभी ईमेल, संपर्क, अपॉइंटमेंट्स और इतने आगे स्टोर करने के लिए उपयोग करता है। एक और उदाहरण उन बुकमार्कों का संग्रह होगा जो आपकी ओर से फ़ायरफ़ॉक्स स्टोर करते हैं।

और फिर भी एक और उदाहरण हमारे सभी सॉफ़्टवेयर की अनुकूलित सेटिंग्स और कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइलें होगी। अनुमोदित, अधिकांश विंडोज प्रोग्राम रजिस्ट्री में अपनी कॉन्फ़िगरेशन संग्रहीत करते हैं, लेकिन अभी भी कई प्रोग्राम हैं जो कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइलों का उपयोग अपनी सेटिंग्स को स्टोर करने के लिए करते हैं।

कल्पना कीजिए कि अगर आप उपरोक्त सभी फाइलों को खो देते हैं! और फिर भी, जब लोग अपने कंप्यूटर का बैक अप ले रहे हैं, तो वे आम तौर पर उन फ़ाइलों को बैक अप लेते हैं जिन्हें वे जानते हैं - जो "मेरे दस्तावेज़" फ़ोल्डर में संग्रहीत हैं, आदि। यदि उनके पास हार्ड डिस्क विफलता थी या उनका कंप्यूटर खो गया था या चोरी हो गया था, उनकी बैकअप फ़ाइलों में उनके स्वामित्व वाली कुछ सबसे महत्वपूर्ण फ़ाइलें शामिल नहीं होंगी। साथ ही, जब किसी नए कंप्यूटर पर माइग्रेट करते हैं, तो यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि ये फ़ाइलें यात्रा करें।

यह आपके सभी "सेटिंग्स" को स्टोर करने के लिए एक फ़ोल्डर बनाने के लिए एक बहुत ही उपयोगी विचार हो सकता है - जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं, लेकिन जिन्हें आप वास्तव में कभी भी नाम से खोजते हैं और उन्हें खोलने के लिए डबल-क्लिक नहीं करते हैं। अन्यथा, अगली बार जब आप इसे एक नया कंप्यूटर स्थापित करने के लिए जाते हैं, तो आपको अपने पिछले कंप्यूटर की कॉन्फ़िगरेशन को दोबारा बनाने की ज़रूरत होगी!

तो हम इस फ़ोल्डर में हमारी महत्वपूर्ण फाइलें कैसे प्राप्त करें? खैर, हमारे पास कुछ विकल्प हैं:

• कुछ प्रोग्राम (जैसे कि Outlook और इसकी पीएसटी फाइलें) आपको जहां चाहें इन फ़ाइलों को रखने की अनुमति देते हैं। यदि आप प्रोग्राम के विकल्पों में पहुंचे हैं, तो आपको कहीं भी एक सेटिंग मिल जाएगी जो महत्वपूर्ण सेटिंग्स फ़ाइलों (या "व्यक्तिगत भंडारण" - पीएसटी - जब Outlook की बात आती है) के स्थान को नियंत्रित करती है।
• कुछ प्रोग्राम आपको ऐसे स्थानों को किसी भी आसान तरीके से बदलने की अनुमति नहीं देते हैं, लेकिन यदि आप रजिस्ट्री में शामिल होते हैं, तो आप कभी-कभी रजिस्ट्री कुंजी ढूंढ सकते हैं जो फ़ाइल के स्थान को संदर्भित करता है। बस फ़ाइल को अपने सेटिंग्स फ़ोल्डर में ले जाएं और नए स्थान के संदर्भ में रजिस्ट्री कुंजी समायोजित करें।
• कुछ कार्यक्रम जिद्दी से इनकार करते हैं कि उनकी सेटिंग्स फ़ाइलों को कहीं और रखा जाए, जहां वे निर्धारित करते हैं। इन कार्यक्रमों का सामना करते समय, आपके पास तीन विकल्प हैं: (1) आप उन फ़ाइलों को अनदेखा कर सकते हैं, (2) आप कर सकते हैं प्रतिलिपि आपके सेटिंग्स फ़ोल्डर में फ़ाइलों (चलिए इसका सामना करते हैं - सेटिंग्स अक्सर बदलती नहीं हैं), या (3) आप अपने कंट्रोल फ़ोल्डर में अपनी सभी फ़ाइलों की सिंक्रनाइज़ प्रतिलिपि बनाने के लिए, विंडोज ब्रीफ़केस जैसे सिंक्रनाइज़ेशन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। आपको बस इतना करना है कि समय-समय पर अपने सिंक सॉफ़्टवेयर को चलाने के लिए याद रखें (शायद आपके बैकअप सॉफ़्टवेयर को चलाने से पहले!)।

ऐसी कुछ अन्य चीजें हैं जिन्हें आप इस नए "सेटिंग्स" फ़ोल्डर के अंदर ढूंढने का निर्णय ले सकते हैं:

• रजिस्ट्री कुंजियों के निर्यात (रजिस्ट्री में उनकी कॉन्फ़िगरेशन संग्रहीत करने वाले कई अनुप्रयोगों से)। यह बैकअप प्रयोजनों के लिए या किसी नए कंप्यूटर पर माइग्रेट करने के लिए उपयोगी है
• आपके द्वारा किए गए सभी विशिष्ट अनुकूलन के बारे में नोट्स जो आपने सॉफ्टवेयर के किसी विशेष भाग में किए हैं (ताकि आप जान सकें कि यह सब फिर से कैसे करें आगामी कंप्यूटर)
• वेबपृष्ठों के शॉर्टकट्स जो आपके ऑपरेटिंग सिस्टम या अनुप्रयोगों के कुछ पहलुओं को ट्विक करने के बारे में विस्तार से बताते हैं, ताकि वे आपको वैसे ही पसंद कर सकें (जैसे नव निर्मित शॉर्टकट की शुरुआत से "शॉर्टकट" शब्द को कैसे निकालें। दूसरे शब्दों में, आप हाउ-टू गीक वेबसाइट पर आधे पृष्ठों पर शॉर्टकट बनाना चाहते हैं!

यहां "सेटिंग्स" फ़ोल्डर का एक उदाहरण दिया गया है:

विंडोज़ विशेषताएं जो संगठन के साथ मदद करती हैं

यह अनुभाग माइक्रोसॉफ्ट विंडोज की कुछ विशेषताओं का विवरण देता है जो कि किसी भी व्यक्ति को बेहतर रूप से व्यवस्थित रहने की आशा रखने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए वरदान हैं।

युक्ति # 35. ओफ्ट-प्रयुक्त फ़ोल्डरों तक पहुंचने के लिए "पसंदीदा लिंक" क्षेत्र का उपयोग करें

एक बार जब आप अपनी शानदार नई फाइलिंग सिस्टम बना लेते हैं, तो यह पता लगाएं कि आप कौन से फ़ोल्डरों को नियमित रूप से एक्सेस करते हैं, या जो आपके फ़ोल्डर संरचना में बाकी फ़ाइलों को ढूंढने के लिए महान प्रारंभिक बिंदुओं के रूप में कार्य करते हैं, और फिर अपने फ़ोल्डर में उन फ़ोल्डर्स को लिंक डाल दें लिंक "विंडोज एक्सप्लोरर विंडो के बाएं हाथ के क्षेत्र (जिसे विंडोज 7 में" पसंदीदा "कहा जाता है):

• आपका "इनबॉक्स" फ़ोल्डर (या जिसे आपने इसे कहा है) - अधिकांश जरूरी!
• आपकी फाइलिंग संरचना का आधार (उदा। C: फ़ाइलें)
• एक फ़ोल्डर जिसमें नेटवर्क के आस-पास के अन्य कंप्यूटरों पर अक्सर एक्सेस किए गए फ़ोल्डर्स के शॉर्टकट होते हैं (जैसा कि ऊपर दिखाया गया है नेटवर्क फ़ोल्डर्स)
• एक फ़ोल्डर जिसमें आपकी वर्तमान परियोजनाओं के लिए शॉर्टकट शामिल हैं (जब तक वह फ़ोल्डर आपके "इनबॉक्स" फ़ोल्डर में न हो)

इस क्षेत्र में फ़ोल्डर्स प्राप्त करना बहुत आसान है - बस उस फ़ोल्डर को ढूंढें जिसमें आप रुचि रखते हैं और उसे वहां खींचें!

युक्ति # 36 । फ़ाइल / ओपन और फ़ाइल / सहेजें बॉक्स में स्थान बार को कस्टमाइज़ करें

नीचे स्क्रीनशॉट पर विचार करें:

नोट: ये फ़ाइल / ओपन तथा फ़ाइल / सहेजें बक्से को नए संस्करणों से हटा दिया गया है जो विंडोज विस्टा / विंडोज 7 "पसंदीदा लिंक" का उपयोग करते हैं, लेकिन पुराने संस्करण (ऊपर दिखाए गए) अभी भी आश्चर्यजनक रूप से बड़ी संख्या में अनुप्रयोगों द्वारा उपयोग किए जाते हैं।

इन आइकनों को कस्टमाइज़ करने का सबसे आसान तरीका समूह नीति संपादक का उपयोग करना है, लेकिन सभी को इस कार्यक्रम तक पहुंच नहीं है। यदि आप करते हैं, तो इसे खोलें और नेविगेट करें:

उपयोगकर्ता कॉन्फ़िगरेशन> व्यवस्थापकीय टेम्पलेट्स> विंडोज घटक> विंडोज एक्सप्लोरर> सामान्य ओपन फ़ाइल संवाद

यदि आपके पास समूह नीति संपादक तक पहुंच नहीं है, तो आपको रजिस्ट्री में प्रवेश करने की आवश्यकता होगी। पर जाए:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Placesbar

वांछित परिवर्तन करना आसान होना चाहिए। परिवर्तनों को प्रभावी होने की अनुमति देने के लिए लॉग ऑफ करें और फिर से लॉग ऑन करें।

युक्ति # 37. एक त्वरित और लॉन्चर बार के रूप में त्वरित लॉन्च बार का उपयोग करें

वह त्वरित लॉन्च बार (स्टार्ट बटन के दाईं ओर) लोगों के लिए क्रेडिट देने से कहीं अधिक उपयोगी है। अधिकांश लोगों में बस आधा दर्जन आइकन होते हैं, और केवल उन कार्यक्रमों को शुरू करने के लिए इसका उपयोग करते हैं। लेकिन इसका उपयोग वास्तव में आपके फाइलिंग सिस्टम में किसी भी चीज़ के बारे में तुरंत पहुंचने के लिए किया जा सकता है:

युक्ति # 38 । अपने त्वरित लॉन्च बार में विंडोज एक्सप्लोरर को शॉर्टकट दें

यह केवल विंडोज विस्टा और विंडोज एक्सपी में जरूरी है। अंततः माइक्रोसॉफ्ट बोफिन बुद्धिमान हो गए और इसे डिफ़ॉल्ट रूप से विंडोज 7 सुपरबार में जोड़ा।

विंडोज एक्सप्लोरर - आपके फाइलों और फ़ोल्डरों के प्रबंधन के लिए प्रयुक्त कार्यक्रम - विंडोज़ में सबसे उपयोगी कार्यक्रमों में से एक है। कोई भी जो संगठित होने के बारे में खुद को गंभीर मानता है, किसी भी समय इस कार्यक्रम की तत्काल पहुंच की आवश्यकता है। इस प्रोग्राम के लिए शॉर्टकट बनाने के लिए एक शानदार जगह विंडोज एक्सपी और विंडोज विस्टा "क्विक लॉन्च" बार में है:

इसे वहां लाने के लिए, इसे अपने स्टार्ट मेनू (आमतौर पर "सहायक उपकरण" के अंतर्गत) में ढूंढें और फिर इसे अपने त्वरित लॉन्च बार में खींचें (और एक बनाएं प्रतिलिपि).

युक्ति # 39 । अपने विंडोज 7 एक्सप्लोरर सुपरबार आइकन के लिए प्रारंभ फ़ोल्डर को कस्टमाइज़ करें

यदि आप विंडोज 7 पर हैं, तो आपके सुपरबार में एक विंडोज एक्सप्लोरर आइकन शामिल होगा। आइकन पर क्लिक करने से विंडोज एक्सप्लोरर (बेशक) लॉन्च होगा, और आपको अपने "पुस्तकालय" फ़ोल्डर में शुरू कर देगा। पुस्तकालय एक शुरुआती बिंदु के रूप में ठीक हो सकते हैं, लेकिन यदि आपने स्वयं को "इनबॉक्स" फ़ोल्डर बनाया है, तो संभवतः जब आप विंडोज एक्सप्लोरर लॉन्च करेंगे तो यह इस फ़ोल्डर में शुरू करने के लिए और अधिक समझदारी होगी।

इस डिफ़ॉल्ट / प्रारंभिक फ़ोल्डर स्थान को बदलने के लिए, पहले सुपरबार में एक्सप्लोरर आइकन पर राइट-क्लिक करें, और उसके बाद राइट-क्लिक करें गुण:

फिर लक्ष्य के क्षेत्र विंडोज एक्सप्लोरर गुण दिखाई देने वाला बॉक्स, टाइप करें % Windir% explorer.exe उस फ़ोल्डर के पथ के बाद जिसे आप शुरू करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए:

% windir% explorer.exe सी: फ़ाइलें

यदि वह फ़ोल्डर डेस्कटॉप पर होता है (और कहा जाता है, "इनबॉक्स"), तो आप निम्न चतुरता का उपयोग करेंगे:

% windir% explorer.exe खोल: डेस्कटॉप इनबॉक्स

तब दबायें ठीक और इसका परीक्षण करें।

युक्ति # 40। Ummmmm …।

बस इतना ही। मैं किसी और के बारे में नहीं सोच सकता। यही वह सुझाव है जिसके साथ मैं आ सकता हूं। मैंने केवल यह बनाया क्योंकि 40 इतना अच्छा दौर संख्या है …

केस स्टडी - एक संगठित पीसी

लेख को समाप्त करने के लिए, मैंने अपने (मुख्य) कंप्यूटर (Vista चलाने) के कुछ स्क्रीनशॉट शामिल किए हैं। यहां लक्ष्य दो गुना है:

1. आपको उपरोक्त, कभी-कभी अमूर्त, युक्तियों को वास्तविक जीवन कंप्यूटर पर लागू करने के तरीके की तरह समझने के लिए, और
2. फ़ोल्डर और संरचना के बारे में कुछ विचार प्रस्तुत करने के लिए जो आप अपने पीसी पर उपयोग करने के लिए चोरी करना चाहते हैं।

चलो शुरू करते हैं सी: खुद ड्राइव बहुत कम मेरी सभी फाइलें निहित हैं C: फ़ाइलें । मैं शेष केस स्टडी को इस फ़ोल्डर में सीमित कर दूंगा:

• निशान: मेरी निजी फाइलें
• कुलपति: मेरा व्यवसाय (वर्चुअल क्रिएशंस, ऑस्ट्रेलिया)
• अन्य लोग दोस्तों और परिवार द्वारा बनाई गई फाइलें हैं
• डेटा दुनिया के बाकी हिस्सों से फाइलें शामिल हैं (जिसे "सार्वजनिक" फाइलों के रूप में माना जा सकता है, आमतौर पर नेट से डाउनलोड किया जाता है)
• सेटिंग्स टिप # 34 में ऊपर वर्णित है

डेटा फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप-फ़ोल्डर शामिल हैं:

• ऑडियो: रेडियो नाटकों, ऑडियो किताबें, पॉडकास्ट, आदि
• विकास: प्रोग्रामर और डेवलपर संसाधन, नमूना स्रोत कोड, आदि (नीचे देखें)
• हास्य: चुटकुले, funnies (वे ईमेल जो हम सभी प्राप्त करते हैं)
• चलचित्र: डाउनलोड और फट फिल्में (सभी कानूनी, ज़ाहिर है!), उनकी स्क्रिप्ट, डीवीडी कवर इत्यादि।
• संगीत: (निचे देखो)
• सेटअप: सॉफ़्टवेयर के लिए स्थापना फ़ाइलें (टिप # 33 में पूर्ण रूप से समझाया गया)
• प्रणाली: (निचे देखो)
• टीवी: डाउनलोड टीवी शो
• लेखन: किताबें, निर्देश मैनुअल, आदि (नीचे देखें)

संगीत फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप-फ़ोल्डर शामिल हैं:

• एल्बम कवर: जेपीईजी स्कैन
• गिटार टैब: गिटार शीट संगीत की पाठ फ़ाइलें
• सूचियाँ: उदा। "हर समय के शीर्ष 1000 गाने"
• बोल: पाठ फाइलें
• मिडी इलेक्ट्रॉनिक संगीत फाइलें
• एमपी 3 (99% का प्रतिनिधित्व करते हैं संगीत फ़ोल्डर): एमपी 3, या तो सीडी से डाउनलोड या डाउनलोड, कलाकार / एल्बम नाम द्वारा क्रमबद्ध
• संगीत वीडियो: वीडियो क्लिप
• पत्रक संगीत आमतौर पर पीडीएफ

Data लेखन फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप-फ़ोल्डर शामिल हैं:

Data विकास फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप-फ़ोल्डर शामिल हैं:

डाटा System फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप-फ़ोल्डर शामिल हैं:

निशान फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप-फ़ोल्डर शामिल हैं:

• दूसरों से: आमतौर पर पत्र जो अन्य लोगों (दोस्तों, परिवार, आदि) ने मुझे लिखा है
• दूसरो के लिए: अन्य लोगों के लिए मैंने जो पत्र और अन्य चीजें बनाई हैं
• ग्रीन बुक: तुमसे मतलब
• प्लेलिस्ट: एम 3 यू फाइलें जिन्हें मैंने अपने पसंदीदा गीतों के संकलित किया है (साथ ही मेरे प्रत्येक एल्बम के लिए एक एम 3 यू प्लेलिस्ट फ़ाइल)
• लिख रहे हैं: मेरी कल्पना, दर्शन और अन्य संगीत
• मार्क डॉक्स शॉर्टकट C: Users मार्क
• सेटिंग्स शॉर्टकट C: Files सेटिंग्स मार्क

अन्य लोग फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप-फ़ोल्डर शामिल हैं:

कुलपति (वर्चुअल क्रिएशंस, मेरा व्यवसाय - मैं वेबसाइट विकसित करता हूं) फ़ोल्डर में निम्नलिखित उप फ़ोल्डर्स होते हैं:

निष्कर्ष

इन युक्तियों ने मेरी स्वच्छता को बचा लिया है और मुझे एक उत्पादक गीक रखने में मदद की है, लेकिन आपके बारे में क्या? आपको अपनी फाइलों को व्यवस्थित रखने के लिए क्या युक्तियां और चालें हैं? कृपया टिप्पणियों में उन्हें हमारे साथ साझा करें। चलो, शर्मिंदा मत बनो …