यह सिर्फ स्पैम के बारे में नहीं है। स्पैम अभी भी मौजूद है, जीवन का एक कष्टप्रद तथ्य है, लेकिन इससे निपटने के तरीके हैं। यह हमें प्राप्त होने वाले अन्य ईमेल की क्रश है - सॉफ़्टवेयर के बारे में अपडेट, घटनाओं के लिए निमंत्रण, मेलिंग सूचियां जिन्हें हमने सदस्यता ली है, लेकिन सदस्यता समाप्त करने के लिए कभी याद नहीं है - जिनमें से सभी को व्यवस्थित करने, क्रमबद्ध करने और संदेशों को उनके उचित स्थान पर फ़ाइल करने का कोई तरीका चाहिए, चाहे वह एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर या कचरा है।
हमने Outlook के बारे में काफी कुछ बात की है, जिसमें ई-मेल मूल बातें जैसे लिखना और भेजना, संलग्नक जोड़ने और प्राप्त करने के तरीके, साथ ही साथ संपर्क आयात करना और पता पुस्तिकाओं को प्रबंधित करना शामिल है। हम इनबॉक्स प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित करके, अब बड़ी तस्वीर पर हमारा ध्यान बदलना चाहते हैं।
अपना आउटलुक इनबॉक्स मास्टरिंग
आपके मेल को अपने उचित स्थानों में फ़िल्टर करने में सहायता के लिए Outlook में सुविधाओं की एक संपत्ति है। शुरू करने के लिए, यदि आप रिबन पर किसी संदेश या माउस पर राइट-क्लिक करते हैं, तो आपको पता चलेगा कि क्विक स्टेप्स नामक एक सुविधा है।
सबसे पहले आप जो करना चाहते हैं वह वह त्वरित चरण चुनें जिसे आप बनाना चाहते हैं। चलिए अपने बिंदु को चित्रित करने के लिए एक सरल काम करते हैं।
इस त्वरित चरण में, हम एक संदेश चुनते हैं जिसे हम विविध मानते हैं और त्वरित चरण पर क्लिक करते हैं, जो संदेश को विविध फ़ोल्डर में ले जायेगा और संदेश को पढ़ने के रूप में चिह्नित करेगा।
उदाहरण के लिए, इस स्क्रीनशॉट में, आप उस चरण को हटा सकते हैं जहां संदेशों को पढ़ने के रूप में चिह्नित किया जाता है, इसलिए सब कुछ विविध फ़ोल्डर में स्थानांतरित हो जाता है लेकिन इसकी स्थिति अपरिवर्तित बनी हुई है।
इस तरह त्वरित कदम काम करते हैं, हम आपको कई तरीकों से दिखा सकते हैं कि उन्हें विभिन्न तरीकों से दिखाया जा सकता है और कार्यान्वित किया जा सकता है, लेकिन हम अंतर को दर्शाने के लिए नियमों पर आगे बढ़ना चाहते हैं।
नियमों के मूल नियम
जैसा कि हमने उल्लेख किया है, त्वरित चरण कुछ ऐसे हैं जो आप कार्य करते हैं, जबकि नियमों के अनुसार नियम स्वचालित रूप से कार्य करते हैं, जो आपके द्वारा निर्दिष्ट मानदंडों के अनुसार होते हैं। जब आप "नियम" बटन पर क्लिक करते हैं, तो आपको ड्रॉप-डाउन सूची से "नियम बनाएं …" चुनना चाहिए।
नियम निर्माण के लिए प्राथमिक स्थितियां बहुत ही बुनियादी हैं और आपको किसी भी उन्नत विकल्प में भी पहुंचने की आवश्यकता नहीं है, इसलिए आगे बढ़ें और उनके कुछ सरल पहलुओं की जांच करें।
निम्न छवि में, आप देखते हैं कि आप कुछ प्रेषकों से मेल भेज सकते हैं, या विषय के आधार पर, या जिसे भेजा गया है। वहां से, आप Outlook को सतर्क और / या ध्वनि के साथ अलर्ट कर सकते हैं। आप संदेश को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में भी ले जा सकते हैं, जो एक त्वरित चरण का उपयोग करने के विपरीत, आपके इनपुट के बिना होगा।
यदि आप "नियम बनाएं" बटन पर क्लिक करते हैं, तो आपको निम्न विज़ार्ड संवाद दिखाई देगा।
अगली स्क्रीन पर, हम "निर्दिष्ट फ़ोल्डर में स्थानांतरित करें" विकल्प चुनते हैं और फिर नीचे दिए गए हम नीचे दिए गए लिंक पर क्लिक करते हैं "इसे निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएं।" फिर हमें विकल्प दिखाए जाते हैं जो हमें मेल को जो कुछ भी रूट करने देते हैं फ़ोल्डर जिसे हम चुनते हैं, जो इस मामले में "विविध" है।
"अगला" पर क्लिक करने पर, आपसे पूछा जाएगा कि क्या इस नए नियम में कोई अपवाद है या नहीं। यदि नहीं हैं, तो आप "अगला" पर क्लिक कर सकते हैं और आप अंतिम स्क्रीन पर प्रगति करेंगे, जहां आपको अपने नए नियम का नाम देने के लिए कहा जाएगा, चाहे आप इसे चालू करना चाहते हैं, इसे खत्म करने पर इसे चलाएं, और अंत में, आप इसकी समीक्षा कर पाएंगे।
यदि आप संदेशों को स्वचालित फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो हम आपको इस आलेख को देखने की सलाह देते हैं।
ईमेल संदेशों को हटाना और अनदेखा करना
आपको बहुत सी ई-मेल मिल जाएगी जो आप नहीं चाहते हैं या जरूरत है, चाहे वह अति उत्साही माता-पिता से आगे हो, या सीधे स्पैम हो, अपने इनबॉक्स को बनाए रखने और अच्छी तरह तैयार होने पर बड़ी चुनौती होगी यदि आप नहीं करते हैं अपने निपटान में उपकरण का उपयोग कैसे करें।
जैसा कि आप रिबन पर प्रमुख रूप से प्रदर्शित देख सकते हैं, वहां एक अनुभाग पूरी तरह से चीजों को हटाने के लिए समर्पित है, सबसे उल्लेखनीय "हटाएं" बटन और इसके विशाल एक्स है। आप बस संदेश या संदेश का समूह चुन सकते हैं और उस बटन पर क्लिक कर सकते हैं या बस अपने कीबोर्ड पर "हटाएं" टैप करें।
अन्य उल्लेखनीय विकल्प क्लीन अप फीचर है। "क्लीन अप" बटन पर क्लिक करने से निम्न विकल्पों के साथ एक ड्रॉप-डाउन मेनू ट्रिगर होगा
स्पैम, स्पैम जाओ चलो !!
स्पैम को एक ही तरह की हेडलाइंस नहीं मिलतीं जो इसे एक बार करती थी क्योंकि अधिकांश भाग के लिए, आधुनिक स्पैम फ़िल्टर इसे बाहर निकालने में बहुत अच्छी नौकरी करते हैं। यदि आप जीमेल या अन्य वेबमेल सेवाओं का उपयोग करते हैं, तो संभवतः आप इसमें बहुत कुछ नहीं देखते हैं, जो यह नहीं कहना है कि यह वहां नहीं है, खासकर अगर आप कंपनी को अपना पता साझा करने के लिए सहमति देने की दुर्भाग्यपूर्ण गलती करते हैं अपने विपणन भागीदारों के साथ, या आप गलत बॉक्स पर क्लिक करते हैं और वितरण सूची पर गलती से साइन अप करते हैं।
मुद्दा यह है कि स्पैम अभी भी होता है, लेकिन आउटलुक आपको जंक फ़िल्टर के साथ बड़े पैमाने पर नियंत्रण में रखने के तरीके देता है। जब आपको एक संदेश मिलता है जो स्पष्ट रूप से जंक या स्पैम है, तो आप उस संदेश का चयन कर सकते हैं और विकल्पों की ड्रॉप-डाउन सूची के लिए "जंक" बटन पर क्लिक कर सकते हैं। अवांछित संदेशों के लिए, आप "ब्लॉक प्रेषक" चुनेंगे, लेकिन बाकी सब कुछ के लिए, आप जंक ई-मेल विकल्प समायोजित करना चाहेंगे।
अपने इनबॉक्स को दुबला रखना और मतलब विस्तार पर समर्पण और ध्यान लेता है। ईमानदार होने के लिए, कुछ अच्छी तरह से डिजाइन किए गए नियम बहुत सारे काम के लिए तैयार हो सकते हैं, लेकिन हमेशा नई चुनौतियां होने जा रही हैं। इन उपकरणों को याद रखें - त्वरित कदम, नियम, अनदेखा, और जंक फ़िल्टर - और आप अपने ई-मेल को टैम करने के अपने तरीके पर अच्छे होंगे।
आइए अब आपसे सुनें। हमें अपने पसंदीदा त्वरित कदम और नियम, या आप स्पैम को कैसे प्रबंधित करते हैं, के बारे में बताएं। हमारा चर्चा मंच खुला है, इसलिए हमें अपनी टिप्पणियां और प्रश्न उधार दें।
