एक फ़ाइल के रूप में एक ईमेल संदेश कैसे बचाओ
सबसे पहले, आइए देखें कि संदेशों को Outlook में फ़ाइलों के रूप में कैसे सहेजना है। यह उपयोगी हो सकता है यदि आप अपने कंप्यूटर पर ईमेल की बैकअप प्रतिलिपि चाहते हैं (या किसी अन्य कंप्यूटर पर प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं), या यदि आप बाद में संदेश के लिए टेम्पलेट के रूप में संदेश का उपयोग करना चाहते हैं।
जिस संदेश को आप सहेजना चाहते हैं उसे खोलकर शुरू करें। ईमेल विंडो में, रिबन पर "फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करें।
- सिर्फ टेक्स्ट: जब आप अपना संदेश केवल टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो आप केवल शब्दों को सहेज रहे हैं, न कि स्वरूपण या छवियों।
- आउटलुक टेम्पलेट: Outlook टेम्पलेट के रूप में अपना संदेश सहेजने का अर्थ है कि आप भविष्य के ईमेल में स्वरूपण लागू कर सकते हैं। जब आप फ़ाइल खोलते हैं, तो Outlook उस फ़ाइल की सामग्री के साथ एक नया संदेश बनाता है जिसे आप संबोधित कर सकते हैं और उसके रास्ते पर भेज सकते हैं।
- एचटीएमएल: एक HTML दस्तावेज़ के रूप में अपना संदेश सहेजने का अर्थ है कि आप वेबपृष्ठ में देखने के लिए अपना ईमेल सहेज रहे हैं। आप किसी भी वेब ब्राउज़र में संदेश खोलने में सक्षम होंगे।
- MHT: एक एमएचटी फ़ाइल एक वेब पेज संग्रह फ़ाइल है। एक HTML फ़ाइल की तरह, यह एक वेब ब्राउज़र में देखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक एमएचटी फ़ाइल के विपरीत, एक HTML फ़ाइल सभी टेक्स्ट, कोड, छवियों और अन्य मीडिया को एक ही फ़ाइल में सहेजती है।
जब आप पूरा कर लें, तो "सहेजें" बटन पर क्लिक करें।
पीडीएफ के रूप में एक ईमेल संदेश कैसे बचाएं
आप Microsoft के Office अंतर्निहित पीडीएफ प्रिंटर का उपयोग कर अपने ईमेल को पीडीएफ के रूप में भी सहेज सकते हैं। एक पीडीएफ के रूप में सहेजना एक संदेश की बैकअप प्रति सहेजने का एक शानदार तरीका है जिसे आप सभी उचित स्वरूपण के साथ पढ़ने में सक्षम होंगे।
संदेश विंडो में, रिबन पर "फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करें।
और ध्यान दें, चूंकि आप सिर्फ एक पीडीएफ रेंडरिंग इंजन पर प्रिंट कर रहे हैं, वही चाल आउटलुक (संपर्क, अपॉइंटमेंट्स, आदि) में किसी भी आइटम को पीडीएफ में सहेजने के लिए बिल्कुल वैसे ही काम करती है।
फ़ाइल के रूप में संपर्क कैसे सहेजें
आप Outlook का उपयोग कर संपर्कों को फ़ाइलों के रूप में भी सहेज सकते हैं। यह संदेशों को सहेजने के लगभग समान काम करता है, और व्यक्तिगत संपर्कों का बैक अप लेने या उन्हें एक नए कंप्यूटर पर ले जाने के लिए उपयोगी हो सकता है। संपर्कों को वीकार्ड फ़ाइलें (सीवीएफ) के रूप में भी सहेजा जाता है - एक प्रारूप जो संपर्कों के साथ काम करने वाले कई अन्य ऐप्स द्वारा उपयोग किया जाता है। इससे संपर्क किसी अन्य ऐप में स्थानांतरित करना आसान हो जाता है, या संपर्क की जानकारी किसी और को भेजना आसान हो जाता है ताकि वे इसे जो भी ऐप उपयोग कर सकें, उसे आयात कर सकें।
संपर्क विंडो से, मुख्य रिबन पर "फ़ाइल" पर क्लिक करें।
- सिर्फ टेक्स्ट: जब आप अपने संपर्क को टेक्स्ट केवल फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो आप केवल शब्दों को सहेज रहे हैं, कोई स्वरूपण या छवि नहीं।
- रिच टेक्स्ट फ़ॉर्मैट: रिच टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में अपने संपर्क को सहेजने का अर्थ है कि आप अपनी फ़ाइल में छवियों के साथ बोल्ड और इटाल्टिक्स जैसी कई अलग-अलग प्रकार की स्वरूपण सहेज सकते हैं। यदि आपके पास अपने संपर्क कार्ड के साथ कोई तस्वीर है तो यह प्रारूप उपयोगी हो सकता है।
- आउटलुक संदेश प्रारूप: जब आप Outlook संदेश स्वरूप में अपना संपर्क सहेजते हैं, तो आप इसे Outlook (यहां तक कि किसी अन्य कंप्यूटर पर) खोल सकते हैं और यह किसी अन्य Outlook संपर्क की तरह काम करेगा। लेकिन फिर, यदि आप इसे डिफ़ॉल्ट वीसीएफ प्रारूप में सहेजते हैं, तो यह वैसे ही व्यवहार करेगा, इसलिए यहां बहुत अधिक लाभ नहीं है।
फ़ाइल के रूप में अपॉइंटमेंट (या आपका पूरा कैलेंडर) कैसे सहेजें
और अन्य Outlook आइटम्स की तरह ही, आप अपनी नियुक्तियों को फ़ाइलों के रूप में भी सहेज सकते हैं।हालांकि यह अलग-अलग नियुक्तियों की सहेजी गई प्रतियों का बैकअप लेने के लिए लगभग उतना उपयोगी नहीं है, आउटलुक vCalendar मानक का समर्थन करता है, जिसका अर्थ है कि आप किसी अपॉइंटमेंट को सहेज सकते हैं, इसे किसी और को भेज सकते हैं, और फिर वे इसे एक अलग समर्थित ऐप में आयात कर सकते हैं।
उस अपॉइंटमेंट को खोलें जिसे आप सहेजना चाहते हैं। अपॉइंटमेंट विंडो में, रिबन पर "फ़ाइल" मेनू पर क्लिक करें।
नेविगेट करें जहां आप अपॉइंटमेंट फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं, और फिर इसे एक नाम दें।
- सिर्फ टेक्स्ट: जब आप अपनी नियुक्ति को टेक्स्ट केवल फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं, तो आप केवल शब्दों को सहेज रहे हैं, कोई प्रारूपण या छवि नहीं।
- आउटलुक टेम्पलेट: Outlook टेम्पलेट के रूप में अपनी नियुक्ति को सहेजने का अर्थ है कि आप भविष्य के कैलेंडर या कैलेंडर अपॉइंटमेंट्स पर स्वरूपण लागू कर सकते हैं।
- आउटलुक संदेश प्रारूप: जब आप Outlook संदेश प्रारूप में अपनी नियुक्ति सहेजते हैं, तो आप इसे किसी अन्य कंप्यूटर पर भी Outlook में फिर से खोल सकते हैं।
- एचटीएमएल: एक HTML दस्तावेज़ के रूप में अपना संदेश सहेजने का अर्थ है कि आप किसी वेबपृष्ठ में देखने के लिए अपनी नियुक्ति सहेज रहे हैं।
- MHT: एक एमएचटी फ़ाइल एक वेब पेज संग्रह फ़ाइल है। एक HTML फ़ाइल की तरह, यह एक वेब ब्राउज़र में देखने के लिए डिज़ाइन किया गया है। एक एमएचटी फ़ाइल के विपरीत, एक HTML फ़ाइल सभी टेक्स्ट, कोड, छवियों और अन्य मीडिया को एक ही फ़ाइल में सहेजती है।
- iCalendar प्रारूप:iCalendar एक और कैलेंडर मानक है जो आपको कैलेंडर जानकारी को विभिन्न कैलेंडर ऐप्स में स्थानांतरित करने देता है।
