ऑटोटेक्स्ट सुविधा लंबे समय से कार्यालय का हिस्सा रही है, लेकिन अब क्विक पार्ट्स का हिस्सा है, जिसे Office 2007 में जोड़ा गया था। ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों के अतिरिक्त, क्विक पार्ट्स सुविधा आपको दस्तावेज़ गुणों को सम्मिलित करने की अनुमति देती है (जैसे शीर्षक और लेखक ) और फ़ील्ड (जैसे दिनांक और पृष्ठ संख्या)। क्विक पार्ट्स और ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों को "बिल्डिंग ब्लॉक" के रूप में भी जाना जाता है और वर्ड कई पूर्वनिर्धारित बिल्डिंग ब्लॉक के साथ आता है। आप जितना चाहें उतने कस्टम बिल्डिंग ब्लॉक भी जोड़ सकते हैं।
नोट: हमने पहले Word में अन्य दस्तावेज़ों से टेक्स्ट का संदर्भ कैसे दिया है, इस बारे में लिखा है ताकि आप पुन: प्रयोज्य सामग्री को अन्य दस्तावेज़ों में सम्मिलित कर सकें जो स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगे। उस आलेख में चर्चा की गई चाल एक ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि का उपयोग करने के समान है। हालांकि, एक बार ऑटोटेक्स्ट एंट्री का उपयोग करके सामग्री डाली जाती है, तो जब आप ऑटोटेक्स्ट एंट्री बदलते हैं तो वह सामग्री स्वचालित रूप से अपडेट नहीं की जाएगी।
वहां अन्य सॉफ़्टवेयर हैं, जैसे विंडोज के लिए फ्री वाक्यांश एक्सप्रेस, जो एक समान कार्य प्रणाली-व्यापी करता है। यह बहुत अच्छा है क्योंकि यह प्रत्येक ऐप में काम करता है, केवल शब्द नहीं, बल्कि ऑटोटेक्स्ट के अपने फायदे हैं- अर्थात्, इसमें वाक्यांशों के मुकाबले अधिक प्रारूपण विकल्प (विशेष रूप से शब्द-विशिष्ट वाले) हैं, और जहां भी शब्द है, यह उपलब्ध है। इसलिए, यदि आपको अपने काम कंप्यूटर पर तीसरे पक्ष के प्रोग्राम स्थापित करने की अनुमति नहीं है, उदाहरण के लिए, आप अभी भी ऑटोटेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं।
आप केवल दस्तावेज़ों में नहीं, टेम्पलेट्स में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियां संग्रहीत कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, Normal.dotm टेम्पलेट में नई ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियां संग्रहीत की जाती हैं। यह आपकी मशीन पर केवल आपकी ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों की उपलब्धता को सीमित करता है, जब तक कि आप अन्य Normal.dotm टेम्पलेट को अन्य मशीनों के साथ साझा न करें। आप कस्टम टेम्पलेट्स में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियां जोड़ सकते हैं, लेकिन इसके साथ सीमाएं हैं कि हम बाद में इस आलेख में चर्चा करेंगे।
एक नया ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि कैसे बनाएं
शुरू करने के लिए, एक नया वर्ड दस्तावेज़ बनाएं और सामग्री (टेक्स्ट, इमेज, टेबल इत्यादि) दर्ज करें जिसे आप ऑटोटेक्स्ट एंट्री के रूप में जोड़ना चाहते हैं। फिर, सामग्री को हाइलाइट करें और "सम्मिलित करें" टैब पर क्लिक करें।
यदि आप अपने ऑटोटेक्स्ट एंट्री टेक्स्ट को एंट्री में सभी अनुच्छेदों के लिए अनुच्छेद स्वरूपण के साथ संग्रहीत करना चाहते हैं, जिसमें अंतिम पैराग्राफ भी शामिल है, तो सुनिश्चित करें कि अंतिम अनुच्छेद के अंत में अनुच्छेद चिह्न आपके चयन में शामिल है। अनुच्छेद चिह्न अनुच्छेद के लिए स्वरूपण संग्रहीत करता है। जब आप अनुच्छेद के अंत में अनुच्छेद चिह्न का चयन नहीं करते हैं, तो जब आप इसे सम्मिलित करते हैं तो अनुच्छेद आसपास के पाठ की अनुच्छेद शैली पर ले जाता है। यदि आपको प्रत्येक अनुच्छेद के अंत में अनुच्छेद चिह्न नहीं दिखाई देता है, तो आप उन्हें विकल्पों में प्रदर्शित करना चुन सकते हैं। आपके ऑटोटेक्स्ट सामग्री पर लागू कोई भी वर्ण स्वरूप स्वचालित रूप से ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि में संग्रहीत होता है।
नोट: आप "क्विक पार्ट्स" मेनू पर सीधे "त्वरित भाग गैलरी में चयन सहेजें" विकल्प देख सकते हैं। यह विकल्प चयनित टेक्स्ट को "क्विक पार्ट्स" प्रविष्टि के रूप में जोड़ता है, न कि "ऑटोटेक्स्ट" प्रविष्टि। "क्विक पार्ट्स" और "ऑटोटेक्स्ट" प्रविष्टियां दोनों बिल्डिंग ब्लॉक हैं। आप उस तरह से एंट्री जोड़ सकते हैं, लेकिन हम इसे ऑटोटेक्स्ट एंट्री के रूप में जोड़ने पर चर्चा करने जा रहे हैं।
हम आपकी ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों के नामों को अलग-अलग बनाने की सलाह देते हैं ताकि आपको दस्तावेज़ में प्रत्येक प्रविष्टि को सम्मिलित करने के लिए केवल नाम के कुछ अक्षर टाइप करना पड़े। यदि एकाधिक ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों के नाम बहुत समान हैं, तो आपको पर्याप्त नाम टाइप करना होगा ताकि Word जानता है कि आप किस प्रविष्टि को सम्मिलित करना चाहते हैं।
"विकल्प" ड्रॉप-डाउन सूची आपको यह निर्दिष्ट करने की अनुमति देती है कि दस्तावेज़ में प्रविष्टि कैसे डाली जाती है। यदि आप एक छोटे से टेक्स्ट को सम्मिलित कर रहे हैं, जैसे कि कंपनी का नाम, "केवल सामग्री डालें" चुनें जो कर्सर पर प्रविष्टि इनलाइन की सामग्री को सम्मिलित करता है। आप सामग्री को अपने अनुच्छेद या अपने स्वयं के पृष्ठ के रूप में भी सम्मिलित कर सकते हैं (मानक कवर पेज बनाने के लिए बिल्कुल सही)।
"सहेजें" ड्रॉप-डाउन सूची के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग स्वीकार करें। यह आपके सामान्य टेम्पलेट में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को सहेज लेगा।
एक बार जब आप अपनी नई ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि सेट अप कर लेंगे, तो "ठीक" पर क्लिक करें।
जब आप अंतिम शब्द दस्तावेज़ को खोलते हैं, तो आप निम्न टेम्पलेट को सामान्य टेम्पलेट को सहेजने के लिए संकेत देने के विकल्प को चालू करते समय पूछ सकते हैं कि क्या आप Normal.dotm टेम्पलेट में किए गए परिवर्तनों को सहेजना चाहते हैं या नहीं। "Normal.dotm" टेम्पलेट में अपनी ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को सहेजने के लिए, "सहेजें" पर क्लिक करें।
दस्तावेज़ में ऑटोटेक्स्ट एंट्री कैसे डालें
अब जब हमने एक नई ऑटोटेक्स्ट एंट्री बनाई है, तो इसे एक दस्तावेज़ में डालें। नया वर्ड दस्तावेज़ बनाएं या मौजूदा एक खोलें। "सम्मिलित करें" टैब पर दोबारा क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू पर अपने माउस को "ऑटोटेक्स्ट" पर ले जाएं। आप देखेंगे कि आपके द्वारा जो ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि जोड़ा गया है वह सीधे "ऑटोटेक्स्ट" उपमेनू पर उपलब्ध है। उस प्रविष्टि में सामग्री डालने के लिए इसे चुनें।
"स्वतः पूर्ण सुझाव दिखाएं" कैसे चालू करें
यदि आप अपना ऑटोटेक्स्ट एंट्री नाम टाइप करते समय ऑटोकंपलेट सुझाव नहीं देख रहे हैं, तो आपको "स्वतः पूर्ण सुझाव दिखाएं" विकल्प चालू करना पड़ सकता है।
"स्वतः पूर्ण सुझाव दिखाएं" चालू करने के लिए, मौजूदा शब्द दस्तावेज़ खोलें या एक नया बनाएं और "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
मौजूदा ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि की सामग्री को कैसे संपादित करें
मान लें कि आप एक नए घर चले गए हैं और आपको अपने ऑटोटेक्स्ट एंट्री में अपना पता बदलना होगा। ऐसा करना आसान है। बस एक नए वर्ड दस्तावेज़ में एंट्री टाइप करें, इसे चुनें, और फिर "ऑटोटेक्स्ट" सबमेनू तक पहुंचें जैसा हमने पहले चर्चा की थी। किसी भी मौजूदा ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों के नीचे उपमेनू पर "ऑटोटेक्स्ट गैलरी में चयन सहेजें" विकल्प का चयन करें।
नोट: याद रखें, एक ऑटोटेक्स्ट एंट्री बदलना उस प्रविष्टि की सामग्री को किसी भी मौजूदा दस्तावेज़ में नहीं बदलता है जहां आपने इसे पहले ही डाला है। ऑटोटेक्स्ट एंट्री की संशोधित सामग्री केवल तभी उपयोग की जाती है जब इसे बदलने के बाद किसी भी समय प्रविष्टि डाली जाती है।
मौजूदा ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि की गुणों को कैसे संपादित करें
ऑटोटेक्स्ट एंट्री की सामग्री को संपादित करने के अलावा, आप एंट्री के गुणों को भी बदल सकते हैं, जैसे टेम्पलेट जिसमें यह संग्रहीत है, श्रेणी, और इसी तरह।
ऐसा करने के लिए, एक नया वर्ड दस्तावेज़ बनाएं या मौजूदा एक खोलें। "सम्मिलित करें" टैब पर क्लिक करें और फिर "टेक्स्ट" अनुभाग में "त्वरित भाग एक्सप्लोर करें" बटन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू पर "बिल्डिंग ब्लॉक ऑर्गनाइज़र" का चयन करें।
"पता" प्रविष्टि चुनने के बाद, "बिल्डिंग ब्लॉक" की सूची के नीचे "गुण संपादित करें" पर क्लिक करें।
ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को कैसे हटाएं
यदि आपको पता चलता है कि आपको अब ऑटोटेक्स्ट एंट्री की आवश्यकता नहीं है, तो आप इसे बिल्डिंग ब्लॉक के संग्रह से हटा सकते हैं। ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि को हटाने के लिए, अंतिम खंड में वर्णित "बिल्डिंग ब्लॉक ऑर्गनाइज़र" संवाद बॉक्स खोलें। उस ऑटोटेक्स्ट एंट्री का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं और "बिल्डिंग ब्लॉक" की सूची के नीचे "हटाएं" पर क्लिक करें।
वर्ड (2003 और इससे पहले) के पुराने संस्करणों ने आपको एक टेम्पलेट से दूसरे टेम्पलेट में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों की प्रतिलिपि बनाने की अनुमति दी। हालांकि, वर्ड 2007 के रूप में, उस कार्यक्षमता को हटा दिया गया था।
