आपकी Outlook डेटा फ़ाइलों (.pst और.ost फ़ाइलों) में आपके सभी ईमेल शामिल हैं (आपके सभी फ़ोल्डरों में, भेजे गए ईमेल सहित), संपर्क, कैलेंडर अपॉइंटमेंट्स, कार्य, और नोट्स, साथ ही साथ उनके संबंधित फ़ाइल अनुलग्नक भी शामिल हैं। जैसे ही आप अधिक ईमेल और अनुलग्नक भेजते हैं और प्राप्त करते हैं, अपने कैलेंडर में और अधिक अपॉइंटमेंट जोड़ें, और अधिक कार्य और नोट्स बनाएं, आपकी Outlook डेटा फ़ाइलें आकार में कई गीगाबाइट्स तक आसानी से बढ़ सकती हैं। मेरा एक गीगाबाइट है, लेकिन यह अभी भी काफी बड़ा है।
यहां तक कि यदि आप हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली करते हैं, या Outlook से बाहर निकलने पर स्वचालित रूप से खाली हो जाते हैं, तो डेटा फ़ाइल में कब्जा कर लिया गया स्थान जारी नहीं किया जाता है। हालांकि, आप उस स्थान को पुनः प्राप्त कर सकते हैं संकुचित आपकी आउटलुक डेटा फ़ाइल। यहां ऐसा करने का तरीका बताया गया है।
चरण एक: अपने खाते की जांच करें और जो आपको आवश्यकता नहीं है उसे हटाएं
कॉम्पैक्टिंग प्रक्रिया से गुजरने से पहले, आप Outlook के माध्यम से जाना चाहेंगे और जिस चीज की आपको आवश्यकता नहीं है उसे हटा दें। हम यह जांचने की सलाह देते हैं कि आपके विभिन्न फ़ोल्डर्स कितने बड़े हैं, इसलिए आप जानते हैं कि कौन सी चीजें अधिकतर जगह खाली कर देगी। याद रखें, आप ईमेल के अलावा कैलेंडर, कार्य और नोट आइटम भी हटा सकते हैं। अपने फ़ोल्डरों के आकारों की जांच करने के लिए, खाते (Outlook डेटा फ़ाइल) में इनबॉक्स (या कोई अन्य फ़ोल्डर) चुनें, जिसे आप कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं, और "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
हमारे हटाए गए आइटम फ़ोल्डर बहुत बड़े नहीं हैं, लेकिन हमें अपनी डेटा फ़ाइल को कॉम्पैक्ट करने से पहले इसे खाली करना चाहिए। "बंद करें" पर क्लिक करें।
चरण दो: हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली करें
जारी रखने से पहले आप कचरा, या "हटाए गए आइटम" फ़ोल्डर को खाली करना भी चाहेंगे। यदि हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में अभी भी आइटम हैं, तो फ़ोल्डर को खाली करने के दो तरीके हैं। एक तरीका यह है कि मेलबॉक्स क्लीनअप संवाद बॉक्स पर "खाली" पर क्लिक करके, यदि यह अभी भी खुला है।
चरण तीन: अपने आउटलुक डेटा फ़ाइल को कॉम्पैक्ट करें
अब जब आप उन आइटम्स को हटा चुके हैं जिन्हें आप नहीं चाहते हैं और हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को खाली कर चुके हैं, तो अब आपके Outlook डेटा फ़ाइल को कॉम्पैक्ट करने का समय है। मुख्य आउटलुक विंडो में, फिर से "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें। फिर, सुनिश्चित करें कि खाता सूचना स्क्रीन सक्रिय है। यदि नहीं, तो बाईं ओर की वस्तुओं की सूची में "जानकारी" पर क्लिक करें। "खाता सेटिंग्स" पर क्लिक करें और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से "खाता सेटिंग्स" का चयन करें।
