किसी को अपने मेलबॉक्स को प्रतिनिधि करने के लिए, फ़ाइल> खाता सेटिंग्स पर क्लिक करें और फिर "प्रतिनिधि पहुंच" आदेश पर क्लिक करें।
उस व्यक्ति का चयन करें जिसके लिए आप प्रतिनिधि हैं और फिर प्रतिनिधि अनुमतियां खोलने के लिए "ठीक" पर क्लिक करें।
- कोई नहीं: प्रतिनिधि के पास कोई पहुंच नहीं है।
- समीक्षक: प्रतिनिधि आइटम पढ़ सकते हैं, लेकिन उन्हें संपादित नहीं कर सकते हैं।
- लेखक: प्रतिनिधि आइटम को पढ़ और बना सकता है, और उनके द्वारा बनाए गए आइटम को बदल और हटा सकता है (जैसे मीटिंग अनुरोध या कार्य)।
- संपादक: प्रतिनिधि ऐसा कर सकता है जो लेखक कर सकता है और आपके द्वारा बनाए गए आइटम को भी बदल और हटा सकता है।
यदि आप बस अपने प्रतिनिधि को अपना कैलेंडर प्रबंधित करना चाहते हैं (और कार्य, जिसे अन्य लोगों को सौंपा जा सकता है), तो डिफ़ॉल्ट अनुमतियां ठीक काम करेंगी। "प्रतिनिधि को मुझे भेजे गए मीटिंग से संबंधित संदेशों की प्रतियां प्राप्त होती हैं" विकल्प चालू है, इसलिए प्रतिनिधि को आपके इनबॉक्स तक पहुंच की आवश्यकता नहीं है। मीटिंग अनुरोध और प्रतिक्रियाएं स्वचालित रूप से उन्हें भेजी जाती हैं जब इसे चालू किया जाता है।
आपके प्रतिनिधि को आपके द्वारा बनाई गई और निजी के रूप में चिह्नित की गई कोई भी मीटिंग या अपॉइंटमेंट नहीं दिखाई देगी; वे देखेंगे कि एक निजी नियुक्ति है। यदि आप चाहते हैं कि वे आपकी निजी नियुक्तियों को देखें (और संपादित करें), "प्रतिनिधि मेरे निजी आइटम देख सकते हैं" विकल्प पर स्विच करें।
अंत में, आमतौर पर "इन अनुमतियों को सारांशित करने के लिए स्वचालित रूप से एक संदेश भेजने के लिए" संदेश को स्विच करना एक अच्छा विचार है, ताकि प्रतिनिधि को पता चले कि उन्हें आपके मेलबॉक्स तक पहुंचने की अनुमति है।
प्रतिनिधि पैनल पर वापस जाने के लिए ठीक क्लिक करें। एक प्रतिनिधि को जोड़ने से पहले नीचे दिए गए तीन विकल्प नीचे भूरे रंग के थे, अब उपलब्ध हैं।
एक बार जब आप "ओके" पर क्लिक करते हैं तो आपका प्रतिनिधि जोड़ा जाता है। अब वे आपके मेलबॉक्स को अपनी आउटलुक प्रोफ़ाइल में जोड़ सकते हैं और जो कुछ भी आपने उन्हें एक्सेस करने दिया है उसे एक्सेस कर सकते हैं।
