माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आज उपलब्ध बहुत लोकप्रिय उत्पादकता सूटों में से एक है। अपने दस्तावेज़ों की एक कम ज्ञात विशेषता यह है कि जब भी आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल या पावरपॉइंट में दस्तावेज़ बनाते हैं, खोलते हैं या सहेजते हैं, तो दस्तावेज़ अतिरिक्त जानकारी संग्रहीत करता है, जिसे जाना जाता है मेटाडाटा आपकी जानकारी के बिना। यह जानकारी विभिन्न कारणों से उपयोग की जानी है - जैसे कार्यालय दस्तावेजों के संपादन, देखने, फाइलिंग और पुनर्प्राप्ति को बढ़ाने।
कार्यालय दस्तावेज़ मेटाडेटा प्रबंधन
यहां मेटाडेटा की एक सूची दी गई है जो आपके दस्तावेज़ों में संग्रहीत की जा सकती है:
- आपका नाम
- आपके प्रथमाक्षर
- आपकी कंपनी या संगठन का नाम
- आपके कंप्यूटर का नाम
- नेटवर्क सर्वर या हार्ड डिस्क का नाम जहां आपने दस्तावेज़ सहेजा था
- दस्तावेज़ संशोधन
- दस्तावेज़ संस्करण
- पिछले दस्तावेज़ लेखकों के नाम
- खाका जानकारी
- छुपा पाठ या कोशिकाएं
- व्यक्तिगत विचार
- अन्य फ़ाइल गुण और सारांश जानकारी
- एम्बेडेड ओएलई वस्तुओं के गैर दृश्यमान भाग
- टिप्पणियाँ
इनमें से अधिकांश मेटाडेटा आसानी से सुलभ है, और आपको केवल इतना करना है कि Office प्रोग्राम खोलें। लेकिन अन्य मेटाडाटा भी है जो केवल तभी पहुंच योग्य होता है जब आप निम्न स्तर, बाइनरी फ़ाइल संपादक में दस्तावेज़ खोलने जैसे विशेष कदम उठाते हैं।
जबकि इस तरह के कार्यालय मेटाडाटा के उपयोग आपके कंप्यूटिंग पर्यावरण में सुरक्षा के स्तर को बढ़ाने के लिए, कानूनी दस्तावेजों में पहचान की रक्षा करते हैं या अन्य कारणों से, आप ऐसे मेटाडेटा को सहेजना नहीं चाहते हैं, या यदि यह सहेजा गया है, तो आप निकालना चाहते हैं यह।
ऐसे मेटाडेटा को मैन्युअल रूप से निकालने के लिए, आपको टूल्स> मेनू और सुरक्षा या उपयोगकर्ता जानकारी विकल्पों पर जाकर ऐसा करना होगा। या आपको फ़ाइल> गुणों पर जाना होगा और सारांश, सांख्यिकी, सामग्री और कस्टम टैब खोलना होगा लेकिन यह बहुत कठिन है।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस दस्तावेज़ इंस्पेक्टर
कार्यालय 2010 और बाद के कार्यक्रमों में ए शामिल हैं दस्तावेज़ निरीक्षक जो उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों के लिए आसानी से मेटाडेटा देखने और उन्हें हटाने की अनुमति देता है। इसने चीजों को आसान बना दिया है। दस्तावेज़ निरीक्षक आपको व्यक्तिगत या संवेदनशील जानकारी, टेक्स्ट वाक्यांश, या अन्य दस्तावेज़ सामग्री के लिए दस्तावेज़ों की जांच करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है। दस्तावेज़ इंस्पेक्टर खोलने के लिए, बैकस्टेज बटन टैब> जानकारी> समस्याओं के लिए जांचें> दस्तावेज़ का निरीक्षण करें पर क्लिक करें।
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मेटाडाटा क्लीनर
दस्तावेज़ मेटाडाटा क्लीनर एक फ्रीवेयर है जो वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट दस्तावेज़ों का विश्लेषण करता है और छुपा और संवेदनशील वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट दस्तावेज़ मेटाडेटा जानकारी को आसानी से और जल्दी से हटा देता है! यह आपको एक समय में एक या एकाधिक दस्तावेज़ों को साफ़ करने देता है।
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Image - मेटाडाटा क्लीनर 1
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Image - मेटाडेटा क्लीनर 2
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Image - मेटाडाटा क्लीनर 3
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Image - मेटाडाटा क्लीनर 4
आप डाउनलोड कर सकते हैं मेटाडाटा क्लीनर यहाँ।
एक और उपकरण कहा जाता है मेटाडाटा निष्कर्षण भीएल जो संरक्षित गतिविधियों से उपयोग के लिए मानक प्रारूप (एक्सएमएल) में मेटाडेटा समर्थित फ़ाइलों और आउटपुट से स्वचालित रूप से निकालने-संबंधित मेटाडेटा निकाल सकता है। लेकिन यह मेटाडेटा को हटा नहीं देता है।
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